Có nhiều cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày khác nhau tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp. 3 bí quyết này sẽ giúp bạn sắp đơn giản nhất.
1. Những lưu ý khi sắp xếp ca làm việc
Trong các doanh nghiệp, công việc sắpxếp lịch làm việc cho nhân viên do phòng nhân sự HR đảm nhiệm. HR căn cứ vào Luật lao động và nội quy lao động để đưa ra lịch làm việc phù hợp nhất.
Đặc biệt là đối với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất, ngành F&B (Food and Beverage Service), chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi thì sắp xếp lịch làm việc hợp lý, cân bằng về mọi mặt là nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu.
Cụ thể, khi xếp ca, HR bắt buộc phải tuân thủ theo quy định của Luật lao động. Điều 105 Bộ luật lao động 2019 quy định về thời giờ làm việc của lao động như sau:
2. Thời giờ làm việc bình thường
- Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
- Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
- Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm giới hạn thời gian làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại đúng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan.
- Hướng dẫn cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày
Có nhiều cách chia ca làm việc 8 giờ/ngày tương ứng với thời điểm bắt đầu và kết thúc khác nhau. Mục tiêu cuối cùng vẫn là bảo vệ sức khỏe cho người lao động, đảm bảo hiệu suất công việc, duy trì hoạt động sản xuất diễn ra liên tục.
a. Cách 1: Một ca/1 ngày
Cách này được áp dụng với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Đây là những doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất chủ yếu vào ban ngày, hiếm có đơn hàng gấp, khách hàng làm giờ hành chính. Ví dụ như doanh nghiệp công nghệ thông tin, agency marketing, cơ quan hành chính nhà nước.
Kiểu chia ca này sẽ có các loại ca làm việc như sau:
- Ca làm việc bắt đầu vào lúc 7:30 và kết thúc vào lúc 5:00 chiều (nghỉ trưa 30 phút)
- Ca làm việc bắt đầu vào lúc 8:00 và kết thúc vào lúc 5:30 phút chiều (nghỉ trưa 1 tiếng)
- Ca làm việc sẽ bắt đầu vào lúc 8:30 và kết thúc vào lúc 6:00 tối (nghỉ trưa 1 tiếng)
- Ca làm việc sẽ bắt đầu vào lúc 9:00 và kết thúc vào lúc 6:30 giờ tối (nghỉ trưa 1 tiếng)
b. Cách 2: 3 ca 3 kíp
Thêm một cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày dễ hiểu mà bạn có thể áp dụng đó là chia theo 3 ca 3 kíp. Cách này thường áp dụng cho các nhà máy sản xuất, nhà hàng, khách sạn có quy mô vừa/lớn. Nhà quản lý sẽ chia ra làm 3 ca trong một ngày như sau:
- Ca sáng: Từ 6 giờ sáng – 14 giờ chiều
- Ca chiều: Từ 14 giờ chiều – 22 giờ đêm
- Ca đêm: Từ 22 giờ đêm – 06 giờ sáng hôm sau
Xem thêm:
Công thức chia ca làm việc và cách chia ca hợp lý nhất
3. Công cụ hỗ trợ chia ca làm việc hiệu quả nhất
Phòng nhân sự có thể chia ca bằng tay, bằng Excel hoặc các công cụ hỗ trợ khác. Dù có chia như thế nào thì giờ làm việc phải đúng 8 tiếng. Nếu nhiều hơn 8 tiếng sẽ vi phạm quy định, ít hơn 8 tiếng sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Tóm lại, việc chia ca cần công bằng, mang lại lợi ích cho cả 2 bên là người lao động và người sử dụng lao động.
a. Chia ca làm việc bằng Excel/Google sheet
Bước 1: Tạo một danh sách các nhân viên cùng thông tin cá nhân cần thiết như họ tên, mã nhân viên, chức vụ, phòng ban
Bước 2: Sắp xếp ca làm việc căn cứ vào quy định trực, số lượng nhân viên trong ca, số ca trong 1 ngày
Bước 3: Sử dụng các hàm tính của Excel để xếp lịch cho từng nhân sự; cân đối ca làm, đảm bảo các ca không bị trùng lặp nhau
Chính bởi Excel vốn dĩ không phải là phần mềm được tạo ra dành riêng cho việc sắp xếp lịch trực nên việc sử dụng sẽ tốn thời gian và công sức. Nhất là đối với doanh nghiệp lớn thì việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như hiệu quả công việc.
b. Chia ca làm việc bằng phần mềm
Bên cạnh Excel, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm chia ca làm việc thông minh. Phần mềm này có ưu điểm là:
– Tiết kiệm tối đa thời gian
– Theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả
– Đảm bảo quyền & lợi ích của nhân viên
– Xây dựng ca làm việc dễ dàng, logic, khoa học, không bị trùng lặp
ACheckin được đánh giá là một giải pháp tự động tạo, chia ca làm việc, đăng ký và thay đổi ca đơn giản, thông minh, nhanh chóng.
Với phần mềm Chấm công ACheckin, nhà quản lý có thể:
- Tạo ca làm việc;
- Thêm lịch nghỉ, lịch làm việc;
- Xếp ca cho nhân viên trong nhóm lịch làm việc;
- Tạo sẵn các ca cố định để nhân viên đăng ký;
- Xoay ca linh hoạt và tự động
Một giải pháp duy nhất, ACheckin thay thế toàn bộ hệ thống file excel, email, tin nhắn,… mà doanh nghiệp đang sử dụng. Với chi phí siêu tiết kiệm, ACheckin giúp nhà quản lý tiết kiệm được hàng ngàn giờ 1 tháng.
ACheckin tự hào đã được tin dùng bởi hơn 3500 doanh nghiệp như Phê La, Vua Nệm, Jollibee, Nhiệt điện Quảng Ninh. Khách hàng chủ yếu là F&B, Bán lẻ, Sản xuất và Kinh doanh start-up.
Dẫn đầu về chi phí và chất lượng trong thị trường phần mềm HRM, ACheckin là lựa chọn đáng cân nhắc. Tìm hiểu thêm về tính năng, báo giá hoặc dùng thử, click vào banner để đăng ký ngay.
