[Miễn phí tải] 3 bản kế hoạch dữ án mẫu bằng excel

Kế hoạch dự án mẫu bằng Excel là một công cụ thiết yếu của người quản lý. Mặc dù không thông minh và hiệu quả bằng phần mềm Quản lý dự án, tuy nhiên chúng là giải pháp thay thế tạm thời phù hợp nhất. 

Tuy nhiên, làm thế nào để làm ra được một bảng kế hoạch chỉn chu? Với rất nhiều mẫu kế hoạch dự án có sẵn, làm sao để bạn biết cái nào phù hợp? ACheckin đã xây dựng các bảng kế hoạch công việc tốt nhất bằng Excel. Chúng tôi sẽ giải thích vai trò của từng loại và cho phép bạn tải xuống miễn phí.

Mẫu kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án mẫu có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của bạn. Trong mẫu kế hoạch dự án của chúng tôi, bạn có thể:

• Quản lý các dự án do bạn lãnh đạo tại một nơi;
• Cập nhật trạng thái của dự án và nhiệm vụ (bắt đầu, đang thực hiện, đã hoàn thành, cần chỉnh sửa);
• Thiết lập người thực hiện dự án;
• Quản lý quỹ thời gian của từng công việc;
• Để lại lưu ý, nhắc nhở hay phản hồi lại cho người phụ trách dự án.

Đây là bảng kế hoạch công việc với chế độ quản lý và xem tổng quan nhất. Nếu bạn cần chi tiết hơn, hãy chuyển sang mẫu tiếp theo.

Mẫu kế hoạch quản lý thời gian 

Mẫu kế hoạch quản lý thời gian làm việc được thiết kế để chia nhỏ các mục tiêu dự án lớn của bạn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được. 

Loại mẫu này phác thảo những gì cần phải được thực hiện, bởi ai và khi nào. Bảng cũng bao gồm một dòng thời gian giúp mọi người luôn chủ động phân phối thời gian và nhắc nhớ deadline. 

Mẫu quản lý theo thời gian này được sử dụng cho nhóm lớn; người làm việc trong các dự án lớn; dự án có nhiều nhiệm vụ và hạn hoàn thành.

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án

Một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án liệt kê tất cả các bước phải thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Mẫu bao gồm:

• Thông tin về các nhiệm vụ;
• Người chịu trách nhiệm thực hiện;
• Ngày đến hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái.

Trong khi một kế hoạch triển khai sẽ tập trung vào các mục tiêu, mẫu kế hoạch thời gian thì tập trung vào các giai đoạn của nhiệm vụ. Mẫu kế hoạch triển khai dự án là tốt nhất để sử dụng cho cá nhân hoặc cho các nhóm nhỏ hơn.

Nhấn vào biểu ngữ để tải về miễn phí 3 mẫu kế hoạch dự án trên.

Nhược điểm của kế hoạch dự án mẫu bằng Excel

Nhìn chung, một bảng kế hoạch công việc và dự án đã giúp Doanh nghiệp hoạt động minh bạch hơn. Tuy nhiên, với những tổ chức có quy mô lớn, bảng Excel sẽ khiến nhà Quản lý đau đầu vì:

• Mỗi dự án là một bảng Excel khác nhau, dữ liệu phân tán, khó theo dõi tổng quan lịch trình của bản thân;
• Excel không hỗ trợ thông báo hay nhắc nhở khi nhiệm vụ đến hạn hoặc khi nhân viên có cập nhật mới;
• Mức độ bảo mật thông tin kém, dữ liệu của dự án dễ dàng bị đánh cắp hoặc để lộ ra ngoài;
• Khó giao việc và trao đổi với nhân viên ngay tại nơi quản lý công việc;
• Mất thời gian xây dựng template.

Kế hoạch Dự án là gì?

Kế hoạch dự án được thiết kế để cung cấp dữ liệu dự kiến ​​của dự án; tạo điều kiện giao tiếp giữa các bên liên quan và theo dõi các chỉ số liên quan đến dự án. Lập kế hoạch cho dự án là bước quan trọng nhất trong Quy trình Quản lý dự án.

Cần lưu ý rằng một kế hoạch dự án không chỉ là thời gian thực hiện. Ít nhất, một kế hoạch dự án phải trả lời các câu hỏi sau về một dự án – framework 5W1H:

• Tại sao? (Why): vì sao chúng tôi bắt đầu dự án này? Vấn đề mà dự án này sẽ giải quyết hoặc giải quyết là gì?
• Cái gì? (What): chúng ta cần làm gì? Các sản phẩm và mục tiêu chính là gì?
• Ai? (Who): ai sẽ tham gia vào dự án và trách nhiệm của họ là gì?
• Khi nào? (When): dự án nên bắt đầu và kết thúc khi nào? Các mốc thời gian cụ thể là gì?

Mục đích của Kế hoạch Dự án là gì?

Dưới đây là bốn lợi ích lớn nhất của kế hoạch dự án:

Cải thiện giao tiếp

Bằng cách vạch ra toàn bộ kế hoạch của bạn cho mọi người xem, các bên liên quan có thể cung cấp phản hồi sớm nếu mọi thứ đang đi sai hướng. 

Kế hoạch dự án cũng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tiến độ, hiệu suất làm việc bằng cách cho phép bạn cập nhật các mốc thời gian và tiến trình thực hiện.

Tăng tính minh bạch và cam kết

Với một kế hoạch dự án mẫu, các thành viên trong nhóm sẽ biết chính xác bản thân họ, đồng nghiệp và cấp trên đang làm gì, cần làm gì và đã làm được gì.

Kỳ vọng và tiến trình dự án được xác định rõ ràng, vì vậy mọi người đều có cùng quan điểm về nhiệm vụ và mục tiêu. Khi đã thống nhất được ý kiến của mọi người thông qua bảng kế hoạch công việc, tất cả thành viên sẽ phải cam kết với chúng.

Tăng cường tổ chức, sắp xếp công việc

Nhiều dự án có hàng tá nhiệm vụ và cột mốc quan trọng. Bạn có thể khó theo dõi mọi thứ đang tiến triển như thế nào. 

Một bảng kế hoạch chi tiết sẽ khiến bạn phải suy nghĩ về thời gian của từng hoạt động và cách nó ảnh hưởng đến phần còn lại của dự án. Bạn sẽ biết cần dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ; bao nhiêu việc bạn có thể hoàn thành cùng một lúc.

Công cụ quản lý kế hoạch dự án tốt hơn Excel – ACheckin

Phần mềm Quản lý dự án của ACheckin giúp bạn chuẩn hóa quy trình làm việc của bản thân và toàn doanh nghiệp.

Nằm trong hệ sinh thái giải pháp Quản trị doanh nghiệp, phần mềm Quản lý dự án ACheckin giúp bạn:

• Xây dựng quy trình làm việc, tự động hóa quy trình lặp lại với kho template phong phú;
• Giao việc, tạo task theo frame work 5W1H;
• Quản lý dự án theo phương pháp Kanban (kéo thả để di chuyển task theo quy trình đã xây dựng);
• Đặt thời gian, mức độ ưu tiên, người thực hiện nhiệm vụ;
• Thông báo tới từng thành viên khi có thông tin mới;
• Quản lý lịch họp, thời gian biểu;
• Quản lý tất cả dự án và làm việc nhóm tại 1 nơi duy nhất.

Chi phí hợp lý dẫn đầu thị trường; phần mềm Quản lý dự án ACheckin xứng đáng là công cụ thay thế toàn bộ mẫu kế hoạch dự án bằng Excel nói trên. 

Tìm hiểu tính năng và bảng giá của giải pháp này? Nhấn vào biểu ngữ để biết thêm chi tiết.