Quản trị dự án là gì và 4 những câu hỏi thường gặp 2023

Các câu hỏi như “Quản trị dự án là gì?”,”Giám đốc dự án là gì?”, “Action plan quan trọng như thế nào?” và rất nhiều câu hỏi tương tự xoay quanh chủ đề trên sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. Cùng ACheckin khám phá và nâng cao kiến thức quản trị chỉ trong 5 phút.

1. Quản trị dự án là gì?

Trước khi có thể định hình được khái niệm cho quản trị dự án, chúng ta sẽ cần tách nhỏ thông tin để giải nghĩa từng phần. Trước tiên, dự án là gì?

Dự án là hệ thống các công việc được xác định rõ ràng, có tính liên kết với nhau nhằm đạt mục tiêu cụ thể trong điều kiện giới hạn về thời gian và chi phí. Kế hoạch và phương án thực thi hiệu quả chính là đặc trưng và cũng là yêu cầu bắt buộc tạo nên sự thành công của dự án.

Mỗi dự án sẽ cần có đẩy đủ các yếu tố cơ bản sau:

• Thời điểm: Yếu tố này có tác động không nhỏ đến tính khả thi và tiến độ của dự án. Mỗi dự án sẽ đều có quỹ thời gian cần được đầu tư riêng, thời điểm điểm bắt đầu và kết thúc đều cần được xác định rõ ràng và được tính toán cụ thể.
• Ngân sách: Quỹ đầu tư tương xứng với dự án sẽ đảm bảo được kết quả thành công. Ngân sách sẽ được chi tiêu phục vụ cho hoạt động trong quá trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo các công việc sẽ được hoàn thành một cách trơn tru.
• Nguồn nhân lực: Từng cá nhân trong dự án sẽ đảm nhận một vai trò và công việc nhất định. Bất kỳ hành động nào của cá nhân sẽ đều tạo tác động lên dự án.
• Ban điều hành: Dự án sẽ cần có ít nhất một người đóng thực hiện nhiệm vụ điều hành, phân bổ công việc và phương án thực hiện tối ưu cho từng giai đoạn.
• Mô tả kết quả: Đây sẽ là thông tin hữu ích mà tất cả thành viên tham gia dự án mong muốn và yêu cầu phải nắm rõ. Qua đây từng cá nhân có thể có cái nhìn bao quát về công việc và vai trò của bản thân.

Có thể coi bất cứ hoạt động nào trong cuộc sống hàng ngày của chúng là ví dụ về dự án. Bởi lẽ chúng đều có thời gian cụ thể để hoàn thành, chi phí cần thiết để thực hiện, có kết quả, kế hoạch hành động rõ ràng.

Như vậy, những hoạt động kết hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ hỗ trợ và kỹ thuật nhằm đảm bảo các yêu cầu về thời gian, tiến độ, chi phí và nguồn lực chính là quản lý dự án.

2. Yếu tố nào hình thành nên quản lý dự án?

Định nghĩa bên trên về quản trí dự án là chưa đủ. Để có thể hiểu đầy đủ và chính xác bản chất của hoạt động này, bạn đọc sẽ cần nắm chắc về các yếu tố hình thành nên nó:

• Cơ cấu dự án: là sự phân chia và triển khai công việc cho từng thành viên trong dự án. Dựa trên năng lực và trình độ của từng bản thân mà nhiệm vụ của từng cá nhân sẽ khác nhau.
• Quy trình dự án: khối lượng công việc của một dự án là vô cùng lớn. Chính vì vậy một quy trình giải quyết công việc dựa trên mức độ ưu tiên và tác động với kết quả chung sẽ cần được xây dựng. Một quy trình quản lý dự án chuẩn sẽ bao gồm 5 bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, triển khai dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án.
• Đặc tính dự án: 3 đặc tính cơ bản của một dự án bao gồm chi phí, nhân lực, hiệu quả. Các đặc tính thể hiện được mục tiêu của dự án và có tính rằng buộc với nhau.
• Mục tiêu dự án: các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng dự án cần đạt được trong phạm vi chi phí, thời gian và ngân sách đầu tư.

3. Ai là người thực hiện công việc trên?

Giám đốc dự án sẽ là người đảm nhận toàn bộ công việc trên. Vậy “Giám đốc dự án là gì?”, “Chức năng của giám đốc dự án là gì?”, “Giám đốc dự án có vai trò gì đối với doanh nghiệp không?”,… Tất cả nhưng câu hỏi trên sẽ được ACheckin giải đáp ngay sau đây.

Định nghĩa về giám đốc dự án

Giám đốc dự án là người có trách nhiệm thực hiện hoạt động quản trị dự án. Giám đốc sẽ cần quản lý được thông tin dự án. Trong đó có bao gồm một bản kế hoạch quản lý dự án dưới sự đồng thuận và tin tưởng của toàn bộ cá nhân tham gia.

Chức năng của giám đốc dự án

Xác định phạm vi và lập kế hoạch

Giám đốc dự án sẽ đóng vai trò là người đưa ra định hướng phát triển, vạch trước những công việc cần thực hiện và hoàn thành xuyên suốt thời gian dự án diễn ra.

“Kế hoạch hành động hay action plan quan trọng như thế nào trong công việc của nhà quản trị?”. Một bản kế hoạch toàn diện sẽ cần thể hiện được những nội dung sau đây để có thể phát huy tối đa giá trị trong công tác quản lý:

• Mục tiêu và phương án triển khai
• Các mốc thời gian tương ứng với từng mục tiêu, công việc
• Tiến độ thực hiện tương ứng với mốc thời gian
• Phân chia công việc và sắp xếp nhân sự tham gia dự án
• Quản lý rủi ro dự án
• Phương thức đánh giá và đo lường hiệu quả khi kết thúc dự án

Triển khai và quản lý dự án

Đây sẽ là đáp án cho câu trả lời “Sau plan là gì?” mà nhà quản trị thường tự hỏi. Trong thời gian làm dự án, Giám đốc sẽ cần phải liên tục bám sát và theo dõi hiệu suất công việc của nhân sự để nhanh chóng phát hiện những vấn đề phát sinh cần xử lý.

Trong trường hợp dự án có thay đổi do yêu cầu từ Ban Lãnh đạo hoặc Đối tác, Giám đốc sẽ là người chịu trách nhiệm truyền tải thông tin mới cho nhân viên, xây dựng lại mốc thời gian cụ thể để đảm bảo kết quả tốt nhất.

Dẫn dắt và phát triển đội nhóm

Không chỉ thực hiện nhiệm vụ định hướng phát triển cho dự án, Giám đốc quản lý còn là người truyền động lực và tinh thần cho đội ngũ cấp dưới. Ghi nhận công sức, đánh giá công bằng cùng khen thưởng xứng đáng từ người dẫn dắt đóng vai trò vô cùng lớn trong trải nghiệm của nhân sự.

Để phục vụ cho mục tiêu đem lại kết quả tốt nhất cho dự án, Giám đốc cũng cần phải biến bản thân thành nguồn thông tin kiến thức giá trị của nhân sự. Mọi giải đáp của quản lý với nhân sự đều góp phần tạo nên sự thành công của dự án.

Bàn giao lại công việc khi kết thúc dự án

Nhiệm vụ của Giám đốc quản lý sẽ gắn liền với vòng đời của dự án. Các công việc như tổng kết đánh giá quá trình thực hiện dự án, nghiệm thu, thanh toán, quyết toàn và bàn giao hạng mục theo giai đoạn tương ứng sẽ cần Giám đốc thực hiện khi dự án kết thúc.

Kỹ năng cần có của giám đốc

Đặc thù của công việc quản sẽ yêu cầu người làm vị trí Giám đốc dự án cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Bên cạnh đấy, bộ kỹ năng sau đây cũng sẽ là yêu cầu bắt buộc bất cứ Giám đốc dự án nào cần có.

Đọc thêm: Thách thức của nhà quản trị hiện đại trong quản lý quy trình làm việc

Lập kế hoạch

Đây là một trong các kỹ năng cơ bản, đồng thời cũng là thước đó phản ánh năng lực của Giám đốc dự án một cách trực quan nhất. Bản kế hoạch chi tiết và thực tiễn sẽ mang giá trị quan trọng cho sự phát triển của dự án.

Không chỉ có vậy, bộ phận thực thi cũng dễ dàng hơn trong việc theo dõi và nắm bắt được tiến độ và các hoạt động đang diễn ra trong dự án. Từ đó mà Ban lãnh đạo có thể đánh giá chính xác được năng lực và tiềm năng của cả cá nhân lẫn tập thể.

Kỹ năng đám phán, thuyết phục

Một dự án khi triển khai chắc chắn sẽ có sự tham gia của các nhóm đối tượng, trong đó bao gồm các đối tác bên ngoài. Một quản lý với kỹ năng thỏa hiệp tốt sẽ đảm bảo được sự cân bằng trong quyền lợi giữa doanh nghiệp và đối tác. Từ đây mà mối quan hệ cùng thắng sẽ được hình thành giữa các bên tham gia, đảm bảo hoạt động suôn sẻ của dự án.

Kiểm soát chi phí

Khả năng kiểm soát và tính toán chi phí là một trong các kỹ năng đặc biệt cần thiết của người đảm nhận nhiệm vụ quản lý. Chi phí sẽ trở thành vấn đề nhạy cảm tại các dự án có sự tham gia của các đối tác khi điều này gắn liền với câu chuyện cân bằng quyền lợi của các bên. Bản kế hoạch chi tiêu chi tiết sẽ là cơ sở giúp nhà quản trị hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt ngân sách cho dự án.

Bài viết trên đã phần đã giải đáp Quản trị dự án là gì và những câu hỏi thường gặp. ACheckin News mong muốn rằng đây cũng sẽ là tư liệu quan trọng giúp các nhà quản trị trẻ tham khảo trong quá trình làm việc.

Quản lý dự án là nhiệm vụ mà bất cứ Giám đốc quản lý đảm nhận. Việc trau dồi kiến thức và kinh nghiệm sẽ là hoạt động mà bất cứ người thực hiện vai trò lãnh đạo cần thực hiện. Hãy đăng kí blog ACheckin để có thể nhanh chóng nhận được những thông tin và tài liệu mới nhất.

First name or full name