Xoay ca là hình thức làm việc phổ biến được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay, đặc biệt là trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, dịch vụ F&B. Nếu bạn mới bắt đầu vào nghề thì hãy tìm hiểu ngay các kiến thức cơ bản liên quan đến chủ đề này dưới đây nhé!
Xoay ca là gì?
Làm việc xoay ca (rotating shifts) là hình thức mà nhân viên được thay đổi thời gian làm việc luân phiên theo lịch ca ngày, ca đêm hay bất kỳ ca nào do quản lý sắp xếp, lên lịch để phù hợp với mô hình kinh doanh và nhu cầu cá nhân của mình.
“Ngược lại” với ca xoay là ca cố định. Với hình thức này, một nhóm nhân viên sẽ làm việc ca ngày, một nhóm khác sẽ làm ca đêm. Lịch trình cố định không thay đổi, vì vậy nhân viên sẽ luôn làm việc vào các giờ đó trừ trường hợp quản lý chuyển họ sang một ca khác.
Để hiểu rõ hơn về xoay ca, hãy thử xem một ví dụ minh họa ngắn gọn như sau: Giả sử bạn điều hành một nhà hàng hoạt động từ 8 giờ sáng đến 12 giờ sáng. Nhà hàng có thể không mở cửa trong cả 16 giờ, nhưng chắc chắn rằng nhân viên vẫn phải chuẩn bị và dọn dẹp giữa những khoảng thời gian đó. Cách đơn giản nhất để lên lịch làm cho nhân viên là chia 16 giờ thành hai ca 8 giờ. Ca đầu tiên sẽ chạy từ 8 giờ sáng – 4 giờ chiều. Ca thứ hai sẽ chạy từ 4 giờ chiều – 12 giờ sáng.
Trong đó, nhân viên có thể đăng ký làm ca đầu hoặc ca hai và xoay ca linh hoạt tùy theo nhu cầu cá nhân. Trước mỗi tháng hoặc mỗi tuần, quản lý sẽ chia lại ca làm cho tuần, tháng sau.
Ca làm là khoảng thời gian làm việc của người lao động, được tính từ khi bắt đầu nhận việc cho đến khi bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên khác. Bao gồm cả số giờ làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ.
Ưu và nhược điểm khi làm việc xoay ca
Ưu điểm
Làm việc xoay ca mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ doanh nghiệp và người lao động, đặc biệt là ngành kinh doanh dịch vụ F&B. Do yêu cầu đặc thù nên với một số công việc, thời gian làm việc sẽ không chỉ gói gọn trong giờ hành chính mà có thể lên tới 24 giờ/ngày và cả 7 ngày 1 tuần.
Để đảm bảo chất lượng công việc, quản lý cần phân chia thời gian thành các ca khác nhau. Bên cạnh đó, không phải ca làm nào cũng có thu nhập tương đương nhau mà nhân viên còn được trả hoa hồng theo doanh thu, thế nên làm việc xoay ca là rất cần thiết.
- Lịch làm việc luân phiên giúp mọi người có cơ hội được hưởng mức lương như nhau.
- Giúp nhân viên gắn bó với công việc và học cách san sẻ trong những ca bận rộn hơn.
- Tất cả nhân viên có cơ hội trải nghiệm và làm việc trong giờ cao điểm.
- Đảm bảo sức khỏe của nhân viên cũng như tiến độ công việc.
- Tiết kiệm chi phí nhân sự bởi quản lý có thể dựa vào tình hình cung cấp dịch vụ để điều phối nhân sự phù hợp.
- Bên cạnh đó, nhân sự có thể là sinh viên, phụ nữ có con nhỏ nên xoay ca linh hoạt giúp họ có thể cân bằng thời gian giữa công việc, học tập và cuộc sống.
Nhược điểm
Nhược điểm chính khi sắp xếp ca xoay là một số nhân viên thích lịch làm việc nhất quán hơn (ví dụ làm sáng cả hoặc làm tối cả), bởi điều đó giúp họ dễ dàng thực hiện các kế hoạch riêng của mình. Tuy nhiên, số lượng nhân viên còn lại không thể đáp ứng được tất cả các ca trống, dẫn đến tình trạng thiếu người trong một số ca làm và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Bất lợi thứ hai là những tác động tiềm ẩn đối với cơ thể của nhân viên. Cơ thể của mỗi chúng ta thông thường đều hoạt động theo chu kỳ 24 giờ (nhịp sinh học), làm việc vào ban ngày và nghỉ ngơi vào ban đêm là điều hoàn toàn tự nhiên. Khiến nhịp sinh học thay đổi liên tục do làm việc ca đêm có thể gây mất ngủ, rối loạn tiêu hóa và rối loạn tim mạch. Không phải ai cũng có thể thích nghi nhanh chóng trong 2 hoặc 3 ngày, thậm chí có những người nhịp sinh học không có khả năng tự điều chỉnh. Điều đó không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe của nhân viên mà còn đến chất lượng công việc.
Mẹo sắp xếp nhân viên làm xoay ca hiệu quả
Một cách để giúp nhân viên thích nghi và điều chỉnh dễ dàng hơn khi làm việc xoay ca là kéo dài thời gian luân phiên ca làm lên đến 2 hoặc 3 tuần thay vì thay đổi mỗi tuần. Sau đó, tiếp tục lặp lại chu kỳ như vậy để nhân viên dễ nắm bắt. Điều quan trọng là hãy lắng nghe ý kiến, phản hồi từ nhân viên để mang đến quy trình làm việc tốt nhất cho họ.
Bên cạnh đó, làm việc xoay ca cũng đặt ra cho doanh nghiệp bài toán là làm thế nào để tối ưu hóa quy trình chấm công và tính lương hiệu quả nhất. Một giải pháp mà chủ doanh nghiệp, quản lý có thể áp dụng đó là các phần mềm chấm công thông minh, giúp thiết lập ca làm linh hoạt cho mỗi nhân viên và theo dõi thời gian vào làm/tan ca chính xác theo thời gian thực.
Phần mềm chấm công theo ca hiệu quả, tiết kiệm
Nếu bạn cũng đang gặp phải vấn đề này thì hãy tham khảo ngay ACheckin – ứng dụng chấm công, quản lý nhân sự tiện lợi ngay trên điện thoại tiết kiệm nhất hiện nay.
Với ACheckin, quản lý, leader có thể dễ dàng tạo các ca làm việc khác nhau mỗi ngày, mỗi tuần cho từng nhân viên cụ thể. Mọi dữ liệu chấm công được phần mềm cập nhật tức thì trên hệ thống và xuất bảng công tổng chính xác nhất, nhằm phục vụ tính lương minh bạch, nhanh chóng.
Cách thức sử dụng rất đơn giản! Nhân viên chỉ cần tải app chấm công theo ca miễn phí ngay trên smartphone. Với 5 hình thức chấm công đa dạng, tiện lợi: Camera AI, QR Code, Wifi, Vị trí và Tích hợp, tùy theo setup của quản lý. Bên cạnh đó, nhân viên có thể theo dõi ngày công và giờ làm việc của mình trực tiếp ngay trên điện thoại cá nhân, đem đến trải nghiệm thú vị, tiện lợi nhất hiện nay!
Đặc biệt, ACheckin đang có chương trình hỗ trợ doanh nghiệp trong dịch Covid: miễn phí 7 ngày trải nghiệm với quy mô 50 nhân sự và miễn phí training 1:1
Hi vọng bài viết trên giúp bạn hiểu hơn về xoay ca.
