6 quy trình quản lý chấm công phổ biến nhất 2023

Công việc quản lý chấm công là một phần của nghề nhân sự. Tuy nhiên, những kiến thức về quy trình quản lý chấm công thì không phải ai cũng nắm rõ. Đặc biệt là với công ty nhỏ hoặc một HR mới bước chân vào nghề.

Chấm công và quản lý nhân sự đóng vai trò giúp tổ chức vận hành theo đúng quỹ đạo.

Có rất nhiều phương thức chấm công. Điểm danh, thẻ giấy, máy chấm công vân tay thường thấy ở những tổ chức truyền thống. Bên cạnh đó là camera AI, app chấm công đối với những doanh nghiệp hiện đại.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý chấm công và sử dụng dữ liệu này để cải thiện chất lượng lao động? Trước mắt, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý chấm công chuẩn.

Quản lý chấm công là công việc thống kê, giám sát, báo cáo, lưu trữ thông tin về số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ, số ngày phép của từng nhân viên.

Quy trình quản lý chấm công là gì?

Có thể hiểu đây là quy trình được xây dựng với các bước thực hiện cụ thể và rõ ràng; đồng thời phải cam kết độ chính xác, khách quan, minh bạch nhằm tối ưu hiệu quả quản lý chấm công trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, quy trình chấm công và quản lý chấm công hiện nay còn yêu cầu tính khoa học và chuyên nghiệp. Nó góp phần rất lớn vào quy trình quản lý nguồn nhân lực chung trong bối cảnh mới.

Ai làm công việc quản lý chấm công?

Phụ trách làm công việc này thường là người của phòng Nhân sự (HR), đôi khi cũng có thể là kế toán hay chính những người quản lý am hiểu về nghiệp vụ chấm công & quản lý chấm công.

>>> Tham khảo thêm: Công việc quản lý chấm công nhân viên cần những kỹ năng gì?

Như thế nào là một quy trình chuẩn? 

Một quy trình được xem là chuẩn khi:

• Tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý chấm ngày công làm việc
• Tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự
• Hạn chế tối đa những sai sót, hiểu nhầm
• Tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực
• Là tiền đề cho quy trình tính tiền lương
• Hỗ trợ đắc lực cho các nghiệp vụ về nhân sự khác

Quy trình quản lý chấm công gồm những gì?

Trước khi thực hiện quy trình, bạn nên vạch ra một vài quy định nhằm đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

Cụ thể là những quy định về:

– Hình thức chấm công (QR code, AI, Wifi, vị trí…)
– Thời gian chấm công (check in, check out) mỗi ngày
– Xin nghỉ, chấm công bù, xin bù công
– Đến muộn, về sớm
– Nguyên tắc xin đến muộn, nghỉ phép
– Thưởng, phạt chuyên cần

Sau khi đưa ra nguyên tắc nhất định, bạn tiến hành xây dựng quy trình quản lý điểm danh chấm công cơ bản theo đặc điểm của doanh nghiệp.

– Cập nhật & lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin chấm công hằng ngày trên hệ thống chấm công (sổ sách hoặc phần mềm) của công ty.
– Tiếp nhận, phê duyệt, từ chối yêu cầu đến muộn/nghỉ phép của nhân viên.
– Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc thời gian làm việc tăng ca của nhân viên trên hệ thống chấm công.
– Tổng kết số ngày công thực tế hàng tuần, hàng tháng.
– Xuất file báo cáo chấm công đầy đủ và chi tiết.
– Giải quyết, xử lý khiếu nại về quản lý chấm công, ngày nghỉ của nhân viên.

Có thể bạn quan tâm: App chấm công đa hình thức kèm quản lý chấm công tốt nhất.

Ưu điểm:

Sở hữu quy trình quản lý hoạt động chấm công hiệu quả mang lại những lợi ích:

• Tối ưu hiệu quả chấm công & tính lương trong doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ công tác tính lương thưởng, phúc lợi và một số nghiệp vụ khác.
• Xây dựng quy trình chuẩn, hiện đại, chuyên nghiệp, tối ưu chi phí – nhân lực.
• Khắc phục những hạn chế, sai sót của quy trình quản lý truyền thống.
• Xây dựng văn hóa nội bộ, gắn kết từng cá nhân với tập thể.

Ngoài ra, vận hành theo quy trình chuyên nghiệp còn giúp nâng cao thương hiệu tuyển dụng và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

ACheckin là một giải pháp chấm công thông minh nhất hiện nay tại Việt Nam. Không dừng lại ở chấm công điểm danh hằng ngày; phần mềm hỗ trợ Nhà quản lý trong việc quản lý chấm công hiệu quả bằng công nghệ điện toán đám mây kết hợp trí tuệ nhân tạo.

Với ACheckin, HR và doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý hoạt động chấm công đồng thời tối ưu mọi nguồn chi phí để tập trung vào phát triển tài nguyên con người.

LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay: