Cách lưu hồ sơ nhân sự như thế nào đảm bảo an toàn, bảo mật, khoa học, dễ tìm kiếm sắp xếp là vấn đề luôn được đặt lên hàng đầu của bộ phận hành chính HR trong các doanh nghiệp hiện nay.
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ cùng với bạn đọc tìm hiểu lý do tại sao cần phải lưu hồ sơ nhân sự và cách lưu trữ hồ sơ nhân viên tốt nhất năm 2022 nhé.
Tại sao phải lưu trữ hồ sơ nhân sự?
Con người – nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất, đứng vị trí số 1, là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Muốn sử dụng tốt nguồn lực con người, doanh nghiệp cần phải biết cách quản lý, phát triển và khai thác đúng đắn, có chiến lược lâu dài. Một trong số đó phải kể đến hoạt động lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự là công việc bắt buộc đối với mọi tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. Bộ phận hành chính nhân sự trực tiếp lưu lại thông tin của người lao động kể từ khi vào làm việc cho đến khi thôi việc.
Hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp biết được họ số lượng, chất lượng nguồn nhân lực ra sao để từ đó đưa ra phương án, chiến lược, định hướng phát triển cụ thể.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp, những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra giữa họ với người lao động.
Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ thông tin cá nhân của nhân viên giúp cho bộ phận HR dễ dàng quản lý, đánh giá chất lượng, làm căn cứ thưởng phạt, dễ dàng lập kế hoạch tuyển dụng hoặc bổ sung nhân sự cho từng phòng ban theo thời điểm khác nhau.
Ngoài ra, một tổ chức có khả năng lưu trữ hồ sơ nhân sự tốt phần nào sẽ tạo ấn tượng tốt với nhân viên, khách hàng và dễ dàng thu hút sự chú ý của các ứng viên tiềm năng.
Hướng dẫn cách lưu hồ sơ nhân sự khoa học
Các cách lưu hồ sơ nhân sự
Tính đến thời điểm này thì cách lưu hồ sơ nhân sự bằng bản cứng (tại văn phòng hoặc kho hồ sơ) và bản mềm trên máy tính vẫn phổ biến nhất. Cùng với đó còn có thêm hình thức lưu trữ bằng phần mềm ứng dụng hiện đại.
Ưu điểm của lưu bằng bản cứng và phần mềm là quen thuộc, lưu trữ đơn giản nên ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên dữ liệu bị phân tán, khó thu thập tìm kiếm và có thể bị lộ thông tin ra bên ngoài là những mặt hạn chế của 2 hình thức này.
>>> Mời bạn đọc tìm hiểu thêm chi tiết trong bài viết: Vai trò và phương pháp quản lý thông tin nhân sự hiện nay
Trái lại, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ tiết kiệm được nhân lực, thời gian, chi phí (vì tất cả đều do công nghệ thực hiện) mà còn giúp người quản lý tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng, luôn đảm bảo an toàn và tính bảo mật cao. Chính vì thế mà không ít tổ chức đang chuyển sang dùng phần mềm như một giải pháp công nghệ mới nhằm tối ưu các nguồn lực đồng thời giảm khối lượng công việc cho phòng HR.
- Lưu trữ bằng hồ sơ giấy
- Lưu trữ bằng máy tính
- Lưu trữ trên phần mềm ứng dụng hiện đại
Có thể bạn sẽ quan tâm:
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên
Chúng tôi xin bật mí quy trình lưu hồ sơ nhân sự khoa học nhất nếu bạn áp dụng hình thức lưu bản cứng & bản mềm trên máy tính:
Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ
Phân loại hồ sơ giúp bạn công việc lưu trữ của bạn trở nên dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào số lượng và tính chất để lựa chọn hình thức phân loại phù hợp. Bạn có thể phân thành các nhóm như hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm….. hoặc phân theo thời gian hoặc theo chữ cái, địa lý…
Bước 2: Tìm kiếm nơi lưu giữ
Chắc chắn nơi cất trữ hồ sơ luôn thoáng mát, không bị ấm ướt, không bị côn trùng xâm nhập… Nếu lưu trên máy tính bằng file Excel phải đảm bảo tính an toàn.
Bước 3: Tiến hành lưu trữ
Sau khi phân loại, lựa chọn nơi lưu trữ thì bạn hãy bắt tay vào lưu hồ sơ nhân viên bản mềm hoặc đặt vào kho lưu trữ, trong các ngăn kệ (thùng hồ sơ) đã được chia nhỏ sẵn với các hồ sơ dạng bản cứng.
Bước 4: Kiểm tra, cập nhật, bổ sung thường xuyên
Nếu không muốn hồ sơ bị hư hỏng, ẩm mốc, mất mát, thất lạc thì bạn nên kiểm tra, bổ sung và cập nhật thường xuyên để có thể xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
ACheckin – Giải pháp Số hóa hồ sơ nhân viên
ACheckin là giải pháp tự động quản lý nhân viên với 2 tính năng nổi bật là Số hóa hồ sơ nhân viên và Quản lý trạng thái nhân viên ngay trên app.
Với tính năng Quản lý nhân sự của ACheckin, doanh nghiệp có thể:
- Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”
- Bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối
- Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:
Bài viết trên đây Blog News.achckin đã thông tin đến bạn đọc vì sao phải lưu trữ hồ sơ nhân sự, cách lưu và quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự đảm bảo nhất hiện nay. Hi vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý nhân sự.
