Làm việc từ xa telework là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cùng tìm hiểu 4 quy tắc cơ bản giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả hình thức này nhé!
Làm việc từ xa teleworking là gì?
Teleworking hay Telecommuting là thuật ngữ chỉ hình thức làm việc từ xa, khi nhân viên có thể thực hiện công việc của mình bên ngoài vị trí văn phòng công ty.
Một ví dụ điển hình của Teleworking chính là Work from home (làm việc tại nhà). Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong mùa dịch, bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm chi phí và các nguồn tài nguyên khác.
Để hoạt động hiệu quả, một người làm việc từ xa cần có các thiết bị, phần mềm cơ bản như: máy tính, tài khoản email, điện thoại thông minh, phần mềm họp trực tuyến,…
Đối với doanh nghiệp, các công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự từ xa là rất quan trọng. Ví dụ một số giải pháp chuyển đổi số mà doanh nghiệp có thể sử dụng như ACheckin, Base HRM, FastWork,… với các tính năng chính như chấm công online, quản lý dự án, truyền thông nội bộ, tính lương tự động,… Bên cạnh đó, để triển khai hình thức làm việc từ xa telework hiệu quả, có 4 quy tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Quy tắc làm việc từ xa work from home hiệu quả
Cụ thể hóa task công việc
Không nắm được lịch trình, không biết nhân viên đang làm gì, có những task công việc như thế nào là vấn đề thường xuyên xảy ra khi áp dụng hình thức làm việc từ xa tại nhà. Điều đó có thể gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và làm chậm tiến độ dự án. Vì thế, việc cụ thể hóa task công việc cho mỗi nhân viên là rất quan trọng. Điều đó giúp leader dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và giải quyết khi có những vấn đề phát sinh.
Việc không thể gặp mặt đồng nghiệp, leader thường xuyên cũng dẫn đến các vấn đề về giao tiếp. Vì thế, nên thống nhất một số điểm như khi nào có phản hồi, khi nào có thể gọi điện, khi nào là thời gian họp,…
Đồng bộ hóa công cụ
Bên cạnh các công cụ liên lạc cơ bản như điện thoại, email,… thì làm việc từ xa cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị các công cụ khác như quản lý task, chấm công, tính lương,… Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc cũng làm phát sinh một số vấn đề phức tạp khác. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm đến những giải pháp chuyển đổi số. Như đã đề cập phía trên, hiện nay có khá nhiều phần mềm hữu ích hỗ trợ quản trị nhân sự từ xa hiệu quả mà doanh nghiệp có thể sử dụng với mức chi phí vô cùng tiết kiệm.
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin
Quản lý nguy cơ rò rỉ thông tin mật có lẽ là lĩnh vực nhạy cảm nhất. Vì thế, chủ doanh nghiệp, quản lý cần cẩn trọng trong việc trao quyền sử dụng thông tin khách hàng và những thông tin có tính bảo mật cao cho nhân viên. Cần phải xem xét rằng những thông tin đó khi mang ra ngoài ở mức độ nào sẽ không phát sinh vấn đề gì. Phần lớn các doanh nghiệp đều giới hạn khu vực sử dụng dữ liệu có tính bảo mật cao là trong văn phòng.
Duy trì và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Những giới hạn về khoảng cách, giao tiếp có thể khiến các nhân viên làm việc từ xa tại nhà dễ bị chán nản, thiếu nhiệt huyết với công việc hơn là những nhân viên làm việc tại văn phòng. Vì thế, việc gắn kết nhân sự, thúc đẩy tinh thần để nâng cao năng suất làm việc của họ là yếu tố mà quản lý, leader không thể nào bỏ qua! Đó là lý do vì sao các hoạt động truyền thông nội bộ, team building,… là cực kỳ quan trọng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách đãi ngộ, lương thưởng dành cho nhân viên làm việc từ xa giống như mọi nhân viên khác để giữ chân họ gắn két lâu dài với công ty.
Mong rằng những thông tin trên sẽ góp phần giúp doanh nghiệp của bạn làm việc từ xa telework hiệu quả trong mùa dịch này nhé!
Mời bạn xem thêm:
Giải pháp chấm công không tiếp xúc cho doanh nghiệp thời Covid
