[3 cách] chia ca làm việc hiệu quả nhất 2023

Do đặc thù kinh doanh của ngành khách sạn nên các hoạt động của bộ phận lễ tân thường diễn ra liên tục trong suốt 24/24 giờ và 7 ngày/tuần. Vì vậy, làm cách nào để chia ca làm việc tối ưu mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc, sức khỏe nhân viên là điều mà rất nhiều quản lý quan tâm.

Công việc của nhân viên lễ tân khách sạn là gì?

Trước khi trả lời câu hỏi: “Chia ca làm việc cho nhân viên như thế nào?”, người quản lý cần hiểu và nắm rõ được khối lượng, đặc thù công việc của nhân viên. Từ đó, sắp xếp phù hợp với tình hình kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo nguyện vọng và mong muốn của họ.

Nhân viên lễ tân khách sạn thường có một số đầu việc chính như sau:

• Làm thủ tục nhận phòng (check-in): Dựa vào danh sách đặt phòng hàng ngày và liên hệ với bộ phận buồng phòng để đảm bảo phòng đã sẵn sàng cho khách; Thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, chào khách;  Sắp xếp CMT/hộ chiếu và khai báo thông tin tạm trú, hoàn tất hồ sơ khách hàng.
• Giới thiệu, bán dịch vụ: Tư vấn khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn và các đơn vị liên kết như ẩm thực, spa, gym, karaoke, cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan,…
• Phục vụ, hỗ trợ khách trong thời gian lưu trú: Cung cấp cho khách các thông tin cần thiết, giải đáp thắc mắc của họ; Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách hàng; Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
• Thực hiện quy trình trả phòng (check-out): Liên lạc với các bộ phận phòng khách sạn để ghi nhận thông tin thanh toán; Xác nhận lại những dịch vụ khác hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú; Thanh toán và in hóa đơn.
• Công việc cuối ca: ghi lại các thông tin quan trọng xảy ra trong ca và bàn giao công việc cho ca tiếp theo.
• …

Với các công việc như trên, có 3 cách chia ca làm việc cho nhân viên lễ tân khách sạn phổ biến và hiệu quả nhất thường được áp dụng hiện nay: 2 ca/ngày, 3 ca/ngày và 4 ca/ngày.

Chia ca làm việc cho nhân viên lễ tân khách sạn hiệu quả

Chia thành 2 ca trong ngày

Cách chia ca này thường áp dụng cho những khách sạn có quy mô nhỏ và số lượng nhân viên lễ tân hạn chế. Nhằm đảm bảo tính ổn định về giờ giấc và sức khỏe nhân viên, quản lý thường phân công mỗi nhân viên với một ca cố định trong tuần và luân phiên thay đổi.

• Ca sáng: từ 6 – 14 giờ
• Ca chiều: từ 14 – 22 giờ

Chia thành 3 ca trong ngày

Cách chia này thường áp dụng cho những khách sạn quy mô vừa và lớn, với bộ phận lễ tân có nhiều nhân viên hơn. Quản lý vẫn có thể phân công lễ tân làm việc cố định 1 ca mỗi ngày như cách trên, bên cạnh đó bố trí thêm nhân viên làm việc ca 3 theo quy định. Ca 3 thường là ca đêm nên không cần nhiều nhân viên như ca sáng và ca chiều. Số lượng ca 3 tùy thuộc vào tình hình kinh doanh thực tế của khách sạn.

• Ca sáng: từ 6 giờ – 14 giờ
• Ca chiều: 14 giờ – 22 giờ
• Ca đêm: 22 giờ – 06 giờ sáng hôm sau

Chia thành 4 ca trong ngày

Cách chia này thường áp dụng với những khách sạn quy mô lớn hay các khu nghỉ dưỡng, resort với nhiều loại dịch vụ lưu trú đa dạng. Vì thế, ca bổ sung được bố trí thêm vào những giờ cao điểm, đặc biệt là thời điểm đông khách nhận và trả phòng. Nhân viên lễ tân làm việc ca bổ sung sẽ hỗ trợ cho nhân viên ca chính làm thủ tục check-out, check-in và phối hợp giải quyết các công việc liên quan đến quy trình phục vụ khách.

• Ca sáng: từ 07 giờ – 15 giờ
• Ca chiều: từ 15 giờ – 23 giờ
• Ca đêm: từ 23 giờ – 07 giờ
• Ca bổ sung: từ 11 giờ – 19 giờ (tùy vào hoạt động cụ thể của khách sạn)

Nhìn chung, tùy vào số lượng nhân viên lễ tân, quy mô khách sạn và tình hình kinh doanh mà các nhà quản lý có thể lựa chọn áp dụng một trong 3 hình thức chia ca làm việc trên để đem lại kết quả tốt nhất.

ACheckin – Giải pháp chia ca làm việc đơn giản, chính xác nhất

Để theo dõi ca làm hiệu quả và xuất bảng chấm công nhanh chóng, quản lý khách sạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác như app chia ca làm việc, app chấm công theo ca,…

Một trong số những app chia ca làm việc mà bạn có thể dùng thử miễn phí hiện nay là ACheckin, với hình thức quản lý ca linh hoạt, tiện lợi, dễ sử dụng. Cụ thể:

• Tạo ca làm việc cho nhân viên: 2 ca, 3 ca, 4 ca….
• Nhân viên có thể đăng ký ca, xin phép đổi ca hoặc xoay ca nhanh chóng trên app
• Quản lý yêu cầu duyệt đơn đổi ca, xoay ca trong 1 giây
• Tùy chỉnh thiết lập và xuất báo cáo chấm công theo nhu cầu

Khi sử dụng ACheckin bạn không cần phải làm gì mà ứng dụng sẽ tự động chia ca làm việc phù hợp, linh hoạt theo từng vị trí, công việc, đặc điểm của tổ chức đó và đảm bảo minh bạch, chính xác tuyệt đối 100%. Hơn nữa, chi phí sử dụng mỗi tháng lại rất tiết kiệm, tối ưu về mọi mặt.

Ngoài ra ACheckin giúp tiết kiệm chi phí hơn khi hỗ trợ 5 hình thức chấm công tiện lợi cho nhân viên ngay trên điện thoại cá nhân. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về giải pháp này thì hãy đăng ký dùng thử ngay tại đây nhé!

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ về những cách chia ca cho nhân viên lễ tân khách sạn hiệu quả để bạn đọc có thể tham khảo. Nếu còn thắc mắc điều gì, hãy comment bên dưới bài viết nha.

• Mời bạn xem thêm: Quản lý ca làm việc bằng ứng dụng hiện đại và hiệu quả