Sự thành công của một dự án sẽ được quyết định bởi 2 yếu tố chính: con người và thời điểm. Con người với cái nhìn bao quát và tư duy quản lý rủi ro dự án có thể hoàn toàn kiểm soát được sự thành bại. Bởi vậy kỹ năng quản lý rủi ro chính là cốt lõi mà bất cứ Project Manager nào cần thành thạo.
Bài viết dưới đây sẽ là tài liệu tham khảo vô cùng hữu ích cho bất cứ ai đang đặt mục tiêu trở thành nhà quản lý có thể xử lý được mọi rủi ro trong quản lý dự án.
Quản lý rủi ro dự án là gì?
Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ “rủi ro” là gì?
Giải thích khái niệm
Không ít nhà quản trị mới sẽ nhầm lẫn giữa “vấn đề” và “rủi ro”. Bởi lẽ họ hiểu rằng chúng đều nói đến những khó khăn mà dự án gặp phải và hướng giải quyết. Thực chất 2 khái niệm này lại có sự đối lập rõ ràng. Nhà quản trị sẽ cần có một góc nhìn bao quát để có thể lập kế hoạch dự án toàn diện.
“Vấn đề” là tập hợp những điểm nóng đang xảy ra trong nội bộ ảnh hướng đến tiến độ của dự án; có thể nhận biết bằng trực quan.
“Rủi ro” là những sự kiện mang tính bất ngờ và ngoài tầm kiểm soát. Điều này có thể tạo ra cả tác động tích cực (cơ hội) lẫn tiêu cực (nguy cơ), ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án.
Bởi vậy, quản lý rủi ro dự án sẽ giúp cho nhà quản trị cũng như dự án không rơi vào trạng thái bị động hay hứng chịu tác động tiêu cực.
Để có thể thực hiện điều này, nhà quản trị sẽ cần xác định rõ được 6 yếu tố cơ bản:
- Sự kiện rủi ro
- Khung thời gian rủi ro xảy ra
- Khả năng xảy ra
- Tần suất xảy ra
- Tác động tiêu cực/tích cực
- Nhân tố ảnh hưởng
Tóm lại, làm quản trị rủi ro là xác định, đánh giá các phản ứng tiêu cực/tích cực có thể có thể xảy ra; lập kế hoạch đối phó trong với chúng.
Ví dụ thực tiễn
Ví dụ về quản trị rủi ro trong kinh doanh sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn về thuật ngữ trên.
Là một đơn vị lữ hành và du lịch lớn tại Việt Nam, Vietravel đã có những phương án đối phó với rủi ro như sau:
- Rủi ro đến từ khách hàng: khách hàng không tuân theo các quy định về hàng không, vi phạm pháp luật, phát sinh vấn đề liên quan đến an toàn hoặc trốn lại ở quốc gia khác. Để giải quyết các trường hợp này, Vietravel có phương án làm việc thông qua các chi nhánh tại khu vực hoặc đối tác để cùng giải quyết vấn đề.
- Rủi ro đến từ nhân sự: nhân viên tư vấn cho khách hàng không theo đúng quy trình, Vietravel tổ chức các buổi tập huấn định kỳ cho nhân viên về các vấn đề xoay quanh kiến thức kinh doanh, pháp luật và kỹ năng khác.
- Rủi ro trong quy trình quản lý: hệ thống chi nhánh của Vietravel được phát triển khắp khu vực trên lãnh thổ Việt Nam cũng như nước ngoài. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc đồng bộ quy trình vận hành doanh nghiệp tổng thể. Để đối phó với rủi ro này, Vietravel đã thực hiện số hóa quy trình vận hành để đảm bảo các đầu việc và nhiệm vụ không bị bỏ sót, dễ dàng theo dõi và tái kiểm tra tại bất cứ giai đoạn nào.
Tại sao phải quản lý rủi ro dự án?
Quản lý rủi ro dự án sẽ giúp cho nhà quản trị và nhân viên luôn ở trạng thái chủ động với những sự kiện và phát sinh trong quá trình làm việc.
Những lợi ích rõ ràng mà doanh nghiệp có thể nhận được khi quản trị rủi ro tốt:
- Tối ưu hóa cơ hội và giảm thiểu nguy cơ: khi đã biết trước về tình huống và khả năng phát sinh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng có được ngay phương án để thích nghi, tận dụng, thậm chí biến rủi ro thành cơ hội.
- Tiết kiệm cho doanh nghiệp: có ngay phương án back up sẽ giúp cho dự án đảm bảo được tiến độ dự kiến; giảm thiểu lãng phí tối đa quỹ thời gian và tài chính của doanh nghiệp.
- Tăng tính khả thi của kế hoạch: việc đánh giá chi tiết và đề ra phương án ứng phó với các giả định sẽ giúp giảm thiểu những khó khăn thường gặp khi lập kế hoạch thực tiễn.
- Tăng khả năng thành công của dự án: áp dụng quản trị rủi ro vào các phương diện có liên quan sẽ giúp nhà quản trị đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội và nguy cơ. Dựa theo đó để xây dựng đối sách phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa yếu tố tích cực; hạn chế yếu tố tiêu cực. Sự thành công ở bất cứ phương diện nào đều góp phần tạo cơ hội thành công cho toàn dự án.
- Gia tăng giá trị của dự án và doanh nghiệp: dự án phát triển tích cực sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao các giá trị về thương hiệu, tài chính cũng như tăng sự thỏa mãn của khách hàng.
Dự đoán, đánh giá và chuẩn bị sẵn phương án đối phó với rủi ro cũng là một bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Bởi vậy, tuyệt đối không nên xem nhẹ kỹ năng này.
Những rủi ro trong quản trị dự án thường gặp
Các rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai dự án có thể được phân loại thành các nhóm chính bao gồm:
- Rủi ro bên ngoài: Các vấn đề quy định, luật hiện hành, môi trường, chính phủ, sự chuyển dịch thị trường, điều kiện kinh tế và địa điểm thực hiện dự án.
- Rủi ro nội bộ: Thay đổi ảnh hưởng đến tiến độ, ngân sách và phạm vi thực hiện (nhân sự, các vấn đề về con người, vật tư thiết bị,…).
- Rủi ro kỹ thuật: Các thay đổi về công nghệ và quy trình kỹ thuật, tính khả thi của công nghệ thực hiện dự án, chi phí và tiến độ kế hoạch không đáp ứng được yêu cầu.
- Rủi ro thương mại: Sự ổn định của khách hàng (hành vi, thị hiếu, nhu cầu), các điều kiện trong hợp đồng với các bên liên quan (nhà cung cấp, đối tác).
- Rủi ro không thể lường trước: có 10% rủi ro không thể lường trước được, trong đó có bao gồm rủi ro của sự mất mát (trộm cắp, hỏa hoạn hoặc thương tích cá nhân).
Bởi vậy số lượng nguyên nhân dẫn đến rủi ro có thể lên tới 300, bao gồm các nguồn gốc phổ biến đến từ:
- Khách hàng, người dùng cuối
- Nhà cung cấp
- Sự đa dạng và thay đổi của văn hóa
- Khả năng ứng phó với sự thay đổi của doanh nghiệp
- Quản trị dự án lỏng lẻo
- Thiếu sót kiến thức của nhà quản trị và các bên liên quan
Trong đó, 2 nguyên nhân là quản trị dự án lỏng lẻo và thiếu sót kiến thức hoàn toàn có thể được kiểm soát. Giải pháp là chủ động nâng cao kiến thức của Manager và sử dụng công cụ hỗ trợ. – phần mềm quản lý dự án.
Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro dự án
Một bản kế hoạch quản lý rủi ro mang tính thực tiễn cao đóng vai trò vô cùng thiết yếu tại bất cứ dự án nào. Bởi vậy, quá trình xác định và đánh giá từng rủi ro sẽ cần được thực hiện chỉn chu và khoa học để đảm bảo tính toàn diện của kế hoạch.
Quy trình đánh giá rủi ro của dự án:
- Bước 1: Xác định rủi ro, cơ hội tiềm ẩn của dự án
- Bước 2: Xác định khả năng xảy ra của rủi ro
- Bước 3: Xác định tác động của rủi ro với dự án
- Bước 4: Xác định chiến lược quản lý dự án (chuyển dịch rủi ro, chấp nhận rủi ro, giảm thiểu rủi ro, loại bỏ rủi ro,…)
Sau khi đã thu thập được đầy đủ và chính xác những trường thông tin trên, nhà quản trị có thể bắt đầu xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro cho dự án.
Trường thông tin cần có trong bảng kế hoạch:
Đây là những thành phần không thể thiếu trong bản kế hoạch của dự án, tồn tại song song với dự án qua từng giai đoạn.
- Chiến lược: cách doanh nghiệp đối mặt và nhìn nhận rủi ro trong suốt vòng đời của dự án.
- Phương pháp luận: cách doanh nghiệp tiếp cận rủi ro, nguồn dữ liệu và công cụ dùng để giải quyết rủi ro.
- Vai trò và trách nhiệm: mối liên hệ và vai trò của cá nhân/tập thể với rủi ro, phân chia công việc cùng trách nhiệm của cá nhân/tập thể. Các bên liên quan tới dự án cũng có thể đóng vai trò liên quan đến quản lý rủi ro.
- Chi phí: ngân sách của dự án sẽ cần phải có cả quỹ dự phòng cho tình huống phát sinh.
- Thời gian: từ tần suất xảy ra rủi ro, nhà quản trị có thể tính toán được thời gian cần thiết phải bỏ ra để giải quyết vấn đề. Dữ liệu trên sẽ giúp cho lãnh đạo có được đánh giá chính xác về mức độ hiệu quả của phương án giải quyết.
- Ngưỡng rủi ro an toàn: nắm rõ và hiểu chính xác về ngưỡng rủi ro mà dự án cũng như các bên liên quan có thể chấp nhận được. Việc đảm bảo được rủi ro có thể lường trước được sẽ nâng cao tỷ lệ thành công của dự án cũng như quyền lợi của đối tác. Không chỉ vậy, ngưỡng rủi ro an toàn cũng góp phần xác định được mức độ ưu tiên giải quyết cho từng vấn đề, tiết kiệm thời gian và ngân sách chi tiêu cho hoạt động quản lý.
- Ma trận khả năng và tác động: đây là hệ thống giúp trực quan hóa sự liên kết giữa khả năng xảy ra và tác động của rủi ro tới mục tiêu dưới dạng lưới. Điểm khả năng và tác động được tính bằng công thức giá trị Probability x giá trị Impact. Điểm này sẽ hỗ trợ đánh giá mức độ ưu tiên của từng rủi ro.
Giám sát rủi ro là phần việc quan trọng xuyên suốt quá trình bản kế hoạch quản lý có hiệu lực. Không chỉ đóng vai trò đảm bảo và đánh giá các rủi ro đã xác định mà hoạt động này còn giúp nhanh chóng phát hiện và phân tích các rủi ro mới. Nhà quản trị sẽ cần liên tục theo dõi đối với các rủi ro mới để có thể đảm bảo các đối tượng liên quan có thể nhận thức được chính xác mức độ rủi ro hiện tại.
Đánh giá kết quả
Cuối cùng là tổng hợp các dữ liệu và đưa ra đánh giá ngay cả trong quá trình diễn ra và tổng kết dự án. Nhà quản trị sẽ cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Các biện pháp ứng phó rủi ro đã được triển khai hiệu quả chưa?
- Mức độ rủi ro của dự án có sự thay đổi tích cực/tiêu cực không?
- Các rủi ro mới phát sinh được giải quyết như nào?
- Các giả định trong kế hoạch quản lý rủi ro còn có hiệu lực không?
- Có sự thay đổi trong ngân sách dự phòng dành cho hoạt động quản lý rủi ro không?
- Phương pháp quản lý rủi ro này đã thực sự được tối ưu hay chưa?
- Chiến lược dự án còn có hiệu lực không?
Kết luận
Bài viết trên đã phần nào cho nhà quản lý thấy được tầm quan trọng của quản lý dự án hiệu quả và toàn diện. ACheckin News mong muốn rằng đây cũng sẽ là tư liệu quan trọng giúp các nhà quản trị trẻ tham khảo trong quá trình làm việc.
Quản lý rủi ro dự án là một kỹ năng thiết yếu của Manager tại bất cứ lĩnh vực nào. Việc trau dồi kiến thức và kinh nghiệm sẽ là hoạt động mà bất cứ người thực hiện vai trò lãnh đạo cần thực hiện. Hãy đăng kí blog ACheckin để có thể nhanh chóng nhận được những thông tin và tài liệu mới nhất.