Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa hoạt động của nhóm, hãy dừng lại và xem xét phương pháp lập kế hoạch của bạn. Đây là một trong những vấn đề cốt lõi để tạo nên một team xuất sắc.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số phương pháp phổ biến để kế hoạch kết thúc hoàn hảo cũng như giúp bạn tăng năng suất làm việc của cả nhóm.
Khái niệm và lợi ích của việc có phương pháp lập kế hoạch
1. Định nghĩa
Phương pháp lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu, sắp xếp công việc hiệu quả để đạt mục tiêu và thực hiện theo một quy trình khoa học. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm quản lý vì nó gắn liền với tầm nhìn và sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Lợi ích
Bằng cách thiết lập các mục tiêu và lựa chọn một quá trình hành động, phương pháp lập kế hoạch giúp:
- Cải thiện hiệu suất làm việc của cả nhóm trong tương lai;
- Giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các hoạt động với nhau, đồng thời giảm sự chồng chéo cũng như loại bỏ các công việc không hiệu quả;
- Giúp nhà quản trị có định hướng rõ ràng trong tương lai;
- Dự đoán những mối đe dọa cũng như cơ hội;
Chúng ta cần lập kế hoạch bởi vì rất nhiều biến số có thể xảy ra ngoài dự định, không ai có thể lường trước được chính xác 100%. Do đó, kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch là yêu cầu cơ bản để tồn tại, phát triển và thành công của bất kỳ tổ chức nào.
4 phương pháp lập kế hoạch phổ biến
1. Phương pháp lập kế hoạch với 5W1H2C5M
Để kế hoạch kết thúc hoàn hảo, 5W1H2C5M được coi là “chìa khóa” dẫn đến sự thành công. Phương pháp này được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau như lập kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh.
1.1 Xác định 5W ( những yếu tố cơ bản để tạo nên 1 bản kế hoạch)
- Why: Câu hỏi Why để trả lời cho mục tiêu và yêu cầu của công việc. Đây là yếu tố quan trọng đầu tiên trong phương pháp lập kế hoạch này. Lý do vì điều đó sẽ giúp bạn hướng mọi hoạt động tới đích đến và đánh giá chúng sao cho hiệu quả nhất.
- What: Xác định tất cả các hoạt động, nội dung công việc. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, bạn cần phải làm những đầu việc gì? Hãy bẻ nhỏ các công việc để bản kế hoạch được cụ thể hơn. Một phần mềm quản lý dự án sẽ là trợ thủ đắc lực, cho bạn có cái nhìn tổng quan và tránh sai sót trong quá trình triển khai.
- Where: Xác định địa điểm thực hiện công việc (nếu có). Việc xác định càng chi tiết, sẽ càng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn.
- When: Xác định thời gian thực hiện. Timeline cho các công việc đã đề ra là cần thiết, để quản lý cũng như tracking được tiến độ và phân bổ thời gian hợp lý.
- Who: Xác định ai là người thực hiện, ai là người kiểm tra và ai là người chịu trách nhiệm
1.2 Xác định 1H (Cách thức)
- How – Làm thế nào để thực hiện kế hoạch hiệu quả ( cách thức). Ở bước này, bạn có thể xác định những thông tin về tài liệu liên quan để thực hiện kế hoạch; tiêu chuẩn để đánh giá công việc là gì; các công cụ hỗ trợ như các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm quản trị nhân sự (HRM), phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày,…
1.3 Xác định 2C (Quản trị rủi ro)
- Control: Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc để dự án được đi theo đúng hướng, phần nào cần cải thiện và phần nào đã làm tốt. Phương pháp lập kế hoạch không thể thiếu đi bước này, bởi nó sẽ là một trong những yếu tố quyết định thành bại của dự án.
- Check: Kiểm tra các công việc định kỳ theo ngày, tuần; phân loại các công việc cần kiểm tra và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên
1.4 Xác định 5M (Nguồn lực)
- Man: Nguồn lực sẽ tham gia trong bản kế hoạch
- Money: Nguồn tài chính
- Material: Nguyên vật liệu
- Machine: Máy móc, thiết bị
- Method: Phương pháp làm việc
2. Lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT
Phương pháp lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT được viết tắt của Project (or Program) Evaluation and Review Technique. Đây là một phương pháp quản lý dự án trực quan được sử dụng để vạch ra và theo dõi các nhiệm vụ và lịch trình. Phương pháp này cần có 4 yếu tố chính:
- Sự kiện: Là những cột mốc quan trọng hoặc những giai đoạn đánh dấu xuyên suốt quá trình từ khi bắt đầu. Trong biểu đồ PERT, chúng thường được thể hiện đại diện bằng các con số
- Các công việc: Đây là các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần được hoàn thành trước khi nhóm có thể chuyển sang sự kiện hoặc giai đoạn tiếp theo trong dự án
- Thời gian dự trữ: Ước lượng thời gian công việc có thể bị trì hoãn hoặc làm chậm trễ. Bằng cách đó, bạn mới có thể xác định và đảm bảo dự án đúng tiến độ.
- Đường găng (critical path): là đường nối hoạt động, công việc quan trọng và dài nhất từ đầu đến cuối của sơ đồ mạng lưới PERT.
Tài xuống miễn phí: 3 mẫu kế hoạch dự án bằng Excel
3. Lập kế hoạch với phương pháp phân tích SWOT
Bằng cách phân tích chiến lược kinh doanh dựa vào mô hình SWOT để đưa ra được những bản kế hoạch tận dụng lợi thế cạnh tranh của công ty. Phương pháp lập kế hoạch với SWOT là khá phổ biến bới hiểu rõ doanh nghiệp tham gia cạnh tranh thị trường mới. SWOT được viết tắt của:
- Strengths: Điểm mạnh
- Weakness: Điểm yếu
- Opportunities: Cơ hội
- Threats: Thách thức
4. Sử dụng phương pháp SMART để lập kế hoạch
Một phương pháp xác định mục tiêu như SMART sẽ rất hữu ích cho việc lập kế hoạch. Mục tiêu và đích đến càng rõ ràng bao nhiêu, lên kế hoạch càng cụ thể và dễ hiểu bấy nhiêu. Mục tiêu không rõ ràng cũng là một trong những thách thức của nhà quản trị hiện đại. Vậy nên, SMART đại diện cho 5 tiêu chí đơn giản và dễ áp dụng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định hướng sắp tới.
- Specific: cụ thể
- Measurable: có thể đo lường
- Attainable: có thể đạt được
- Realistic: thực tế
- Timely: đúng thời điểm
Kết luận
Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn 4 phương pháp lập kế hoạch phổ biến nhất. Hãy chọn cho mình một vài phương pháp phù hợp với cách quản lý của bản thân và tính chất công việc để có thể lập những bản kế hoạch chặt chẽ, hiệu quả.
ACheckin luôn ở đây để góp sức giúp bạn chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm dựa vào những tri thức hữu ích và công cụ mạnh mẽ. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm khác hỗ trợ tối ưu vận hành doanh nghiệp: