Chấm công theo ca là gì? hình thức này có những ưu nhược điểm gì? đâu lầ phần mềm dùng để chấm công làm việc theo ca chính xác và hiệu quả nhất năm 2021? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!
Phần mềm chấm công theo ca là gì?
Phần mềm chấm công theo ca là giải pháp ứng dụng công nghệ và thuật toán thông minh vào quy trình chấm công, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong khâu tổng hợp và xuất báo cáo chấm công cho nhân viên tự động, nhanh chóng.
Tính năng nổi bật của phần mềm này đó là người quản lý, phụ trách có thể thiết lập các ca làm linh hoạt cho mỗi nhân sự theo giờ quy định của doanh nghiệp, ví dụ như: ca xoay, ca gãy, ca cố định,… hoặc nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Hệ thống sẽ tự động update dữ liệu chấm công theo thời gian thực để dễ dàng theo dõi và giúp tính lương chính xác, minh bạch nhất.
Vì sao nên sử dụng phần mềm này?
Không chỉ sở hữu đầy đủ những tính năng cơ bản, hữu ích như các phần mềm chấm công khác trên thị trường mà phần mềm chấm công theo ca còn được nâng cấp và bổ sung thêm nhiều chức năng thông minh khác nữa.
Khi sử dụng hình thức chấm công theo ca tự động, doanh nghiệp sẽ có được rất nhiều lợi ích như:
- Dễ dàng thiết lập ca chấm công linh hoạt, phù hợp với mọi nhân viên làm việc ở các phòng ban, bộ phận hay đặc thù nghiệp vụ khác nhau.
- Hỗ trợ chấm công tăng ca theo giờ, chấm công làm ngày Lễ, Tết,… chính xác. Ngăn ngừa những sai sót rất hay xảy ra khi áp dụng các quy chế làm việc và tăng ca.
- Tăng cường khả năng quản lý, theo dõi giờ vào làm/tan ca, nghỉ phép có lương, nghỉ phép không lương,… của nhân viên.
- Hạn chế bị rò rỉ thông tin hay gian lận khi chấm công.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng kế toán – hành chính khi làm bảng lương cho nhân viên.
- Giúp quy trình tính lương minh bạch, không bị sai sót hay có thể can thiệp thủ công như các hình thức chấm công cũ.
- Nhiều phần mềm chấm công theo ca có thể tải và sử dụng cả trên máy tính, điện thoại và cá nhân hóa việc theo dõi chấm công, giúp nâng cao trải nghiệm nhân sự.
Yêu cầu đối với một phần mềm chấm công theo ca
Tùy theo đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà các yêu cầu khi lựa chọn một phần mềm chấm công theo ca sẽ có sự khác biệt. Khi phân công ca làm cho mỗi nhân viên, người quản lý cũng cần xem xét và dựa vào các yếu tố như đặc thù công việc hay mong muốn, nhu cầu của họ để thiết lập quy trình chấm công hợp lý, hiệu quả nhất.
Trong đó, những yêu cầu chính mà một phần mềm chấm công theo ca cần đáp ứng là:
- Thiết lập và tổng hợp đầy đủ các ca làm việc khác nhau trong từng ngày cụ thể (ca sáng, ca chiều, ca tối, ca đêm, ca gãy,…) và thời gian chi tiết của một ca như thế nào.
- Xác định được một nhân viên đã làm việc vào những ca nào, ngày nào, tháng nào,…
- Nhân viên đó có làm thêm giờ hay không, nếu có thì thời gian là bao nhiêu.
- Tổng số thời gian làm việc chính thức của mỗi nhân viên theo ngày, tháng, năm.
- Tổng số giờ làm thêm, làm tăng ca, làm ngày Lễ, Tết của từng nhân viên được thể hiện chi tiết và rõ ràng.
- Thông tin về thời gian nghỉ phép hoặc nghỉ không phép, nghỉ chế độ được cung cấp đầy đủ để tính lương chính xác.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và quản lý.
Trên đây chỉ là những yêu cầu cơ bản nhất. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề mang tính đặc thù sẽ cần bổ sung thêm những tính năng cần thiết khác.
Bên cạnh đó, khi tìm kiếm một phần mềm chấm công theo ca, chủ doanh nghiệp cũng cần lưu tâm đến độ phù hợp với khả năng kinh tế và ngân sách của mình. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thì chi phí đầu tư cho giải pháp này phải được cân nhắc kỹ lưỡng, bởi đây không phải là khoản đầu tư một lần là xong mà cần chuẩn bị ngân sách về lâu dài mới có thể đem lại hiệu quả cao nhất.
Phần mềm chấm công theo ca tốt nhất năm 2021
Hiện nay có một phần mềm chấm công theo ca không chỉ được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết mà còn có mức chi phí vô cùng tiết kiệm. Đó là ACheckin – giải pháp quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự được hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Với 5 hình thức chấm công linh hoạt ngay trên điện thoại là: QR Code, Camera AI, Vị trí, Wifi và Tích hợp.
Không chỉ vậy, ACheckin cá nhân hóa trải nghiệm nhân sự thông qua việc cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản riêng để tự mình theo dõi và xác thực dữ liệu chấm công theo ca hàng ngày, đem đến quy trình tiện lợi, minh bạch.
Bên cạnh đó, phần mềm ACheckin cũng tích hợp thêm nhiều tính năng khác như: công cụ truyền thông nội bộ gắn kết nhân sự – xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quản lý dễ dàng thông qua việc số hóa lưu trữ hồ sơ nhân viên, GameTeam – team buiding công nghệ hiện đại nhất 2021,… và rất nhiều điều thú vị khác đang chờ bạn khám phá.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về giải pháp này thì hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây nhé!
Link đăng ký tại đây
