Phần mềm chấm công định vị GPS là gì? Ưu và nhược điểm

Chấm công định vị được xem như là hình thức ghi nhận chấm công tự động qua việc sử dụng quyền truy cập vị trí trên mạng internet từ thiết bị điện thoại. Chỉ cần có kết nội mạng là nhà quản lý doanh nghiệp sẽ biết được giờ giấc đi làm của nhân viên, họ đang ngồi ở đâu và thay đổi vị trí làm việc khi nào.

Hình thức chấm công bằng định vị GPS ngày càng được ưa chuộng vì nó giúp quá trình chấm công diễn ra dễ dàng, đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. Phần mềm chấm công định vị được ứng dụng phổ biến trong môi trường làm việc tại doanh nghiệp.

Đối với công ty có nhân viên sale, nhân viên thị trường, nhân viên chăm sóc khách hàng vì họ thường xuyên ra ngoài gặp gỡ đối tác, khách hàng. Cách sử dụng phần mềm chấm công khá đơn giản, nhân viên chỉ cần đến chỗ làm việc của công ty, mở điện thoại và nhấn vào nút chấm công. Sau đó phần mềm sẽ tự động ghi lại giờ vào làm và tan ca.

1. Phần mềm chấm công định vị là gì?

Phần mềm chấm công định vị GPS (GPS được viết tắt Global Positioning System) là phần mềm cho phép ghi nhận thời gian, địa điểm, hình ảnh làm việc của nhân viên thông qua định vị, với điều kiện phải có kết nối mạng internet.

Hiểu đơn giản hơn, chấm công định vị là hình thức ghi nhận chấm công tự động qua sử dụng quyền truy cập vị trí của thiết bị. Nhân viên đến đúng vị trí của doanh nghiệp/chi nhánh, mở điện thoại và click Chấm công. Sau đó app sẽ tự động ghi lại giờ vào ca, ra ca.

Cũng là một trong số những hình thức chấm công hiện đại kiểu mới (QR code, Wifi, Camera AI, vị trí,…) nhưng chấm công bằng định vị có điểm khác biệt rõ rệt:

• Kết hợp với định vị GPS
• Có thể theo dõi lịch trình di chuyển và làm việc của nhân viên ở bất cứ nơi đâu

Chính vì vậy, phần mềm này rất phù hợp với những công ty có nhân viên thị trường, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên sale thường xuyên phải ra ngoài gặp gỡ khách hàng.

Để sử dụng phần mềm chấm công GPS không khó. Doanh nghiệp chỉ cần cấp cho nhân viên một ứng dụng chấm công định vị. Trong app có đủ các thông tin của nhân viên như: Họ tên, mã nhân viên, bộ phận/phòng ban, mã chấm công, chi nhánh làm việc. Tiếp theo, nhân viên sẽ đăng nhập vào app và thực hiện việc chấm công bình thường. Dữ liệu được cập nhật chính xác, đều đặn để người quản lý có thể biết được nhân viên của mình đang ở đâu.

2. Phần mềm chấm công bằng định vị có ưu và nhược điểm gì?

2.1 Ưu điểm

Chấm công linh hoạt, quản lý dễ dàng, tiết kiệm chi phí là những ưu điểm nổi bật của phần mềm.

Chấm công linh hoạt:

Sử dụng GPS để chấm công là hình thức linh hoạt vì:

• Không cần tập hợp trước máy chấm công để quét vân tay
• Khi làm việc từ xa, không cần quay trở lại văn phòng để chấm công, có thể đặt định vị chấm công tại địa điểm làm việc từ xa
• Không yêu cầu nhiều thiết bị phức tạp ngoài chính di động cá nhân của nhân viên

Quản lý chấm công dễ dàng:

Dữ liệu chấm công được cập nhật tức thời (real-time). Điều này phục vụ tốt cho việc quản lý từ xa về thời gian và địa điểm làm việc của HR/Quản lý. Lợi ích này của hình thức chấm công GPS đặc biệt có ích với doanh nghiệp bán lẻ với nhiều chi nhánh.

Thêm vào đó, với những ứng dụng chấm công thông minh, hệ thống sẽ hỗ trợ xuất báo cáo chấm công theo yêu cầu. Thông qua báo cáo, nhà quản lý sẽ nắm được thực trạng thời gian làm việc của toàn bộ nhân sự. Từ đó, Quản lý và HR cùng phối hợp đưa ra giải pháp để nâng cao chất lượng và ý thức của nhân viên.

Tiết kiệm thời gian và chi phí:

Không những quản lý nhân sự hiệu quả mà sử dụng phần mềm chấm công định vị còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và một khoản chi phí không hề nhỏ.

2.2 Hạn chế

Bên cạnh việc giúp cho quá trình chấm công diễn ra đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp thì phần mềm chấm công bằng định vị còn tồn tại một số hạn chế nhất định như:

Bắt buộc người dùng phải có điện thoại thông minh

Phần mềm chấm công định vị chạy trên nền tảng ứng dụng di động. Chính vì thế nên việc chấm công bằng định vị GPS bắt buộc người dùng cần phải sử dụng điện thoại có kết nối mạng internet mới tiến hành chấm công được.

Trường hợp nếu điện thoại của nhân viên bị đánh cắp, hư hỏng hoặc không có kết nối internet thì sẽ không thể tiến hành chấm công làm việc được. Nhân viên khi ra ngoài làm việc cần phải sử dụng mạng 3G/4G/5G khá bất tiện.

Vị trí làm việc và hình ảnh chấm công có thể bị giả mạo

Dù phần mềm chấm công bằng định vị GPS phát triển khá toàn diện nhưng quá trình chấm công vẫn có thể bị làm giả hình ảnh và vị trí làm việc. Nếu nhân viên nào am hiểu sâu các kiến thức về công nghệ GPS muốn gian lận thời gian làm việc thì hoàn toàn có thể thực hiện hành vi này thông qua lỗ hổng của phần mềm định vị toàn cầu.

Tuy nhiên, điều này sẽ không ảnh hưởng quá lớn đến hiệu quả của phương pháp chấm công bằng GPS. Bởi lẽ không có công cụ nào có thể đảm bảo độ chính xác tuyệt đối đến 100%.

3. Phần mềm chấm công bằng GPS nào tốt?

Phần mềm chấm công định vị bằng GPS ACheckin là ứng dụng chấm công tự động thông minh, kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, đảm bảo chấm công chính xác, minh bạch. Ngoài ra, phần mềm còn được tích hợp tính năng sao chép dữ liệu ngày công, ngày nghỉ phép và liên kết tính lương tự động nhanh chóng.

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm chấm công bằng định vị GPS ACheckin:

Dữ liệu chấm công chính xác

Dữ liệu GPS có thể bị làm giả, ACheckin kết hợp nhiều điều kiện chấm công để giảm thiểu rủi ro nhân viên gian lận dữ liệu GPS.

GPS + Wifi: nhân viên tới công ty, truy cập wifi. Hệ thống xác nhận vào đúng wifi, ở đúng công ty mới được xác nhận chấm công

GPS + FaceID: loại bỏ chấm công hộ

GPS + QR code: chấm công phải quét mã tại công ty, ngăn chặn tình trạng chấm công từ xa, Fake GPS

Tiết kiệm chi phí

Giờ đây, bộ phận nhân sự không cần phải in giấy tờ chấm công truyền thống đưa cho nhân viên ký như trước nữa. Khi bạn mua gói Starter thì giá mua phần mềm chấm công bằng định vị GPS ACheckin sẽ rẻ hơn cả máy chấm công truyền thống.

Các công ty có nhiều chi nhánh

Phần mềm chấm công bằng GPS cài đặt nhanh chóng, không cần set-up phần cứng. Bên cạnh đó, chấm công bằng định vị GPS còn có các tính năng bổ sung như: xếp ca, chấm công, gửi đơn xin nghỉ, đổi ca, thống kê theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý nhân sự hiệu quả, chính xác hơn.

Hệ thống đơn từ đầy đủ, dễ dàng tùy biến

Phần mềm sẽ tùy chỉnh quy trình phê duyệt để phù hợp với từng phòng ban trong doanh nghiệp. Cụ thể duyệt từng cấp, duyệt song song, duyệt tự động, duyệt đơn kèm điều kiện hoặc giới hạn thời gian gửi đơn,… Đơn báo sẽ tự động gửi trực tiếp thông báo đến điện thoại của quản lý cấp trên. Phần mềm chấm công phê duyệt chỉ với 1 Click.

Kiểm soát nhân sự từ xa

Phần mềm ACkeckin sẽ xem xét thời gian làm việc, giờ ra và giờ về của nhân viên mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực. Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu ngay trên điện thoại của quản lý.

Thống kê báo cáo chấm công tự động

Phần mềm sẽ thống kê xuất ra mẫu bảng tổng hợp dữ liệu chấm công phù hợp với từng phòng ban trong doanh nghiệp theo dạng biểu đồ. Người quản lý có thể tra cứu và chỉnh sửa báo cáo chấm công linh hoạt.

• Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công của nhân viên vào hệ thống trong vòng 1s.
• Tự động xử lý, tổng hợp, rà soát đơn tăng ca, bù công hay đơn nghỉ phép trên điện thoại chỉ trong 1 Click.
• Tự động báo cáo chấm công nhanh gọn, chính xác, đối chiếu 2 chiều để người quản lý nắm được tình hình làm việc của nhân sự.

Chúng tôi tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp Việt trên hành trình quản trị trong thời đại 4.0. Với sự cải tiến không ngừng, ACheckin luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp quản trị nhân sự sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí.

ACheckin phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Hãy để ACheckin đồng hành cùng quý Doanh nghiệp trên hành trình số hóa doanh nghiệp & quản trị nhân sự 4.0

Thông tin doanh nghiệp:

• CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM ACHECKIN
• Email liên hệ: sale@acheckin.vn
• Hotline: 0888684366
• Website: https://acheckin.vn/