Quản lý hợp đồng bằng Excel là kỹ năng đặc biệt cơ bản của mọi chuyên viên Nhân sự. Tuy nhiên, liệu phương pháp này có đủ đảm bảo quy định của pháp luật và dễ dàng quản lý hay không? Cùng thảo luận trong bài viết dưới đây.
1. Áp dụng Excel vào các biểu mẫu quản lý nhân sự
Khối lượng dữ liệu và thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp rất lớn. Vì vậy, biểu mẫu thông tin cũng rất phức tạp, đòi hỏi tính chính xác và giá trị lưu trữ cao.
Để nhà quản trị có thể quan sát tổng quan, đầy đủ và chính xác thông tin về nhân sự, doanh nghiệp sẽ cần sở hữu hệ thống các biểu mẫu Excel quản lý như sau:
a. Quản lý hợp đồng bằng Excel
Biểu mẫu Excel này đóng nhiệm vụ lưu trữ và theo dõi chuyên sâu các hợp đồng mà doanh nghiệp ký kết với nhân sự.
b. Danh sách nhân sự tổng quan
Hệ thống Excel này sẽ tổng hợp các thông tin tổng quan về các nhân sự hiện đang làm việc tại doanh nghiệp/trong thời hạn hợp đồng.
c. Hồ sơ cá nhân
File này sẽ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ các thông tin chi tiết về nhân sự giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và khai thác. Các trường thông tin trong biểu mẫu bao gồm: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan đến tài chính (lương thưởng, trợ cấp, phụ cấp,…) và các giấy tờ liên quan đến pháp luật.
d. Theo dõi nhân sự mới
Nhà quản trị sẽ cần sử dụng biểu mẫu này để có thể phân tách cụ thể thông tin của nhân sự đã làm việc tại công ty và nhân sự mới làm việc. Bên cạnh các trường thông tin cơ bản của biểu mẫu danh sách nhân sự và thông tin cá nhân thì file này còn cung cấp cho HR những ghi nhận quan trọng của nhân sự trong quá trình onboarding.
>>> Xem thêm: Các mẫu quản lý thông tin nhân viên bằng Excel dành cho HR
e. Theo dõi nhân sự nghỉ việc
Đối với nhân sự nghỉ việc, người làm quản trị sẽ cần quan tâm đến các thông tin bị thay đổi và hủy sau khi nhân viên nghỉ việc. Biểu mẫu này giúp HR có thể theo dõi chính xác và đầy đủ những thông tin và hồ sơ cần thiết để hoàn thành thủ tục chấm dứt hợp đồng.
f. Biến động tiền lương
Biểu mẫu này có nhiệm vụ tổng hợp và ghi lại những biến động tiền lương của nhân sự bao gồm tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level, luân chuyển vị trí công việc/chuyển công tác,… Các thông tin biến động cần đi kèm với thời gian hiệu lực cụ thể.
2. File quản lý hợp đồng nhân sự bằng Excel bao gồm gì?
Nằm trong hoạt động quản trị nhân sự tổng thể, quản lý hợp đồng nhân sự bằng Excel đóng nhiệm vụ lưu trữ và theo dõi chuyên sâu các hợp đồng mà doanh nghiệp ký kết với người lao động.
Các thông tin mà nhà quản trị cần nắm:
- Hợp đồng thử việc
- Các loại HĐLĐ: HĐLĐ thời vụ/công việc nhất định có thời gian dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn
Trong hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo quản lý đủ 3 thông tin sau đây: mã hợp đồng; ngày hợp đồng hiệu lực; ngày hợp đồng kết thúc. Với hợp đồng đang có hiệu lực thì nhà quản trị phải đảm bảo toàn bộ hoạt động kết giao giữa người lao động và doanh nghiệp phải được ký kết thành công.
Với nhóm hợp động xác định thời gian, số lần ký kết tối đa giữa cá nhân và doanh nghiệp là 2 lần. Sau đó, nếu nhân viên tiếp tục làm việc thì doanh nghiệp sẽ phải kí HĐLĐ không xác định thời hạn.
3. Nhược điểm của phương pháp quản lý bằng Excel
Excel từ lâu đã trở thành công cụ quen thuộc với những công việc với đặc thù về thống kê dữ liệu và số liệu. Với đặc điểm dễ sử dụng, triển khai nhanh chóng và theo dõi trực quan, Excel trở nên phổ biến với bộ phận HR.
Tuy vậy, đây vẫn chưa phải là phương pháp tối ưu nhất. Bản chất của Excel vẫn còn nhiều hạn chế và mang tính thủ công cao. Vì vậy, nhà quản trị sẽ cần một công cụ tối ưu hơn để loại bỏ được những nhược điểm sau:
- Dữ liệu phân tán và khó hệ thống: khi sử dụng Excel để quản lý, doanh nghiệp sẽ thấy rõ mỗi biểu mẫu thông tin sẽ được lưu ở một file khác nhau. Điều này khiến cho việc tổng hợp và hệ thống thông tin trở nên rắc rối và cồng kềnh. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xử lý thông tin và đưa quyết định trong doanh nghiệp.
- Tính bảo mật thấp: những thông tin về nhân sự thuộc nhóm tối bảo mật tại doanh nghiệp. Tuy vậy trên thực tế, sử dụng Excel để quản lý hồ sơ thì yếu tố bảo mật thông tin lại không còn được đảm bảo. Người dùng sẽ không thể phân quyền truy cập và khai thác dữ liệu tới đối tượng cụ thể, dễ dẫn đến tình trạng sai lệch hoặc rò rỉ thông tin.
- Khó đồng bộ khi chuyển giao tài liệu: bởi phần lớn tác vụ trên Excel được thực hiện một cách thủ công nên từng cá nhân sẽ có một cách trình bày nội dung khác nhau. Đây cũng là điểm yếu của Excel khi thiếu sự “chuẩn hóa” hoặc quy tắc chung để mọi người bám theo. Điều này gây khó khăn trong việc bàn giao cho nhân sự khác.
- Rủi ro sai lệch thông tin trong quá trình nhập liệu: khác với các công cụ với tính năng tự động hóa; Excel vẫn yêu cầu người dùng thực hiện phần lớn thao tác thủ công từ nhập liệu, tạo hàm tính. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro dẫn đến kết quả sai lệch; khó truy dò và sửa lỗi một cách nhanh chóng.
4. Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu nhất hiện nay
ACheckin HRM – với bộ công cụ quản lý nhân sự thông minh – sẽ là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của HR. Chuyên viên Nhân sự sẽ dễ dàng lưu trữ toàn bộ thông tin hồ sơ nhân sự của toàn công ty; bao gồm các mẫu hợp đồng ký kết giữa nhân sự và doanh nghiệp trên một hệ thống đồng bộ.
Bên cạnh đó, ACheckin HRM còn sở hữu những tính năng chuyên biệt khác giúp tự động hóa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp:
- Quản lý tiền lương: Dễ dàng quản lý và theo dõi tiền lương của từng nhân sự bộ phận, phòng ban. Thiết lập cấu hình lương theo nhu cầu của doanh nghiệp. Xuất và tra cứu phiếu lương trực tiếp trên app.
- Chấm công thông minh: Chấm công bằng nhiều hình thức khác nhau, đảm bảo thông tin minh bạch, chính xác (checkin bằng mã QR, checkin bằng GPS, checkin bằng hệ thống wifi, checkin bằng nhận diện khuôn mặt).
- Quản lý ca phép: Quản lý ca làm việc, đăng ký, xoay ca đổi ca dễ dàng trên ứng dụng. Cập nhật chính xác dữ liệu ca, tùy chỉnh và xuất báo cáo chấm công theo thời gian thực.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về chất lượng thực sự của sản phẩm? Đăng ký nhận demo giải pháp với đội ngũ tư vấn ACheckin ngay tại đây.
