Để quản trị mục tiêu hiệu quả, ngày nay có rất nhiều phương pháp được áp dụng thành công như: KPIs, OKRs, Feedback 360,… Trong đó, quản lý theo mục tiêu (MBO) là một cách tiếp cận chiến lược khá phổ biến để tăng hiệu suất của công ty bằng cách thiết lập các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích quy trình MBO sẽ hoạt động như thế nào và một số ưu và nhược điểm của việc sử dụng mô hình MBO.
1. MBO là gì?
MBO là viết tắt của Management by Objectives hay được coi là phương pháp để tổ chức và từng cá nhân cải thiện hiệu suất bằng cách tiếp cận công việc qua từng mục tiêu cụ thể. Việc có tiếng nói trong khi thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động sẽ khuyến khích sự tham gia và cam kết giữa các nhân viên cũng như giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung.
Với phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO này, những kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp có thể được thực hiện hóa hay quy trình vận hành cũng trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn. Thực tế hiện nay, có 4 yếu tố cơ bản trong MBO (Quản trị mục tiêu):
- Thành viên trong ban quản trị cần phải có sự cam kết áp dụng hệ thống MBO
- Nhân viên từ trên xuống dưới trong toàn bộ tổ chức đều có đích đến là một mục tiêu chung
- Tinh thần tự giác, tình nguyện và có trách nhiệm cao của nhân viên trong việc thực hiện kế hoạch chung của tổ chức.
- Kiểm soát và đánh giá định kỳ công việc và kế hoạch của từng cá nhân và từng bộ phận.
2. Lợi ích khi áp dụng quản trị mục tiêu MBO
2.1. Nâng cao tinh thần đoàn kết, đồng lòng
Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, mỗi cá nhân phải biết rõ trách nhiệm và công việc của mình đóng góp gì cho doanh nghiệp. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO giúp doanh nghiệp điều hướng từ mục tiêu cá nhân sang mục tiêu của tổ chức sao cho phù hợp. Sau khi tất cả nhân viên cùng biết rõ nhiệm vụ của mình, các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân có thể dễ dàng kết hợp với nhau tạo ra tinh thần làm việc nhóm với mục đích thúc đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
2.2. Tạo động lực và sự gắn kết cho nhân sự
Việc tham gia và nỗ lực của từng cá nhân rất quan trọng với doanh nghiệp trong việc đạt được mục tiêu chung. MBO không chỉ giúp tổ chức thiết lập cách thức quản trị mục tiêu mà còn có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên qua những bộ chỉ số cụ thể. Khi kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, quy trình vận hành sẽ được chuẩn hóa và nhân viên sẽ biết họ cần phải làm gì. Từng cá nhân đạt được mục tiêu của mình sẽ giúp họ có động lực làm việc và cảm thấy bản thân có giá trị cũng như góp phần công sức vào sự phát triển của công ty.
2.3. Lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng
Quản trị mục tiêu theo mô hình MBO yêu cầu lãnh đạo phải có định hướng, kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, MBO thúc đẩy họ tập trung vào kết quả và mục tiêu công việc thay vì cách thức thực hiện chúng.
2.4. Thúc đẩy quá trình tự học, phát triển nhân sự
Mô hình MBO nâng cao khả năng tự học và phát triển cho từng cá nhân từ quản lý đến nhân viên. Để thích nghi và có thể áp dụng được phương pháp này, tất cả mọi người cần đổi mới tư duy và không ngừng học hỏi những điều mới cũng như tích lũy kinh nghiệm. Từ đó, bộ kỹ năng mềm và kiến thức chuyên môn cũng sẽ được nâng cao một cách đáng kể.
2.5. Đánh giá công bằng hiệu suất làm việc của nhân viên
Dựa vào định hướng kết quả công việc, quản lý mục tiêu MBO giúp người lãnh đạo có thể đánh giá công bằng hiệu suất và vai trò của mỗi cá nhân trong bộ máy tổ chức. Với những kết quả thực tế và mục tiêu rõ ràng, việc kiểm định và đánh giá trở nên chính xác và khách quan hơn bao giờ hết. Từ đó, doanh nghiệp xác định được những điểm còn thiếu sót và cần khắc phục để đưa ra phương án cải thiện tối ưu.
Đọc thêm:
3. Quy trình 6 bước xây dựng và quản trị mục tiêu MBO
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của tổ chức
Là một người lãnh đạo, quản lý, một trong những công việc quan trọng là thiết lập các mục tiêu chung của tổ chức và truyền đạt cho nhân viên một cách dễ hiểu. Dựa vào tầm nhìn dài hạn, sứ mệnh hay chiến lược phát triển để có từng mục tiêu và bước đi cụ thể cho mỗi phòng ban và cá nhân.
Bước 2: Xác định mục tiêu cá nhân của nhân viên
Để cá nhân có thể tiếp cận được đến mục tiêu chung của tổ chức, quản lý cần phải bắt đầu cùng nhân viên xây dựng và chuyển hóa chúng thành mục tiêu cá nhân cho từng người. Những buổi trò chuyện và chia sẻ này không những giúp mọi người hiểu hơn về mục tiêu chung của công ty mà còn xác định được rõ công việc mình cần làm sẽ đóng góp như thế nào trong sự phát triển của tổ chức. Với những nguồn lực hiện có, quản lý cần phân bổ công việc sao cho phù hợp. Đồng thời, các cá nhân cũng có thể đóng góp ý kiến của mình để mục tiêu trở nên khả thi hơn.
Bước 3: Kiểm tra và theo dõi tiến độ
Khi tất cả mọi người đều rõ về mục tiêu và công việc của mình cần làm là gì, người quản lý phải có những cách thức để kiểm tra và theo dõi tiến độ của nhân viên. Với mỗi mục tiêu cá nhân, bạn có thể áp dụng mô hình SMART Goals để đảm bảo những mục tiêu đó có thể đo lường được.
Doanh nghiệp có thể tham khảo một số phần mềm quản lý công việc để giám sát tiến độ cũng như hiệu suất của nhân viên một cách thường xuyên. Việc này cũng sẽ giúp quản lý có thể đưa ra những giải pháp kịp thời nếu mọi người đang vận hành không đúng như kế hoạch đã đề ra.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả thực tế
Với phương pháp quản trị mục tiêu MBO, đánh giá kết quả công việc thực tế sẽ được diễn ra thường xuyên, liên tục để xác định ưu nhược điểm của cá nhân cũng như khó khăn trong khi triển khai công việc. Từ đó, mọi người có thể cùng nhau đưa ra những phương án giải quyết hợp lý.
Bước 5: Đưa ra phản hồi thường xuyên, kịp thời
Để nâng cao năng suất làm việc của từng cá nhân cũng như cả team, việc đưa ra những phản hồi kịp thời và thường xuyên là rất quan trọng. Từ đó, các cá nhân và phòng ban có thể có những điều chỉnh trong việc triển khai công việc một cách hiệu quả hơn. Bước này thể hiện quá trình giao tiếp nội bộ, giữa quản lý với nhân viên có hiệu quả hay không.
Bước 6: Ghi nhận kết quả, thành tích và khen thưởng
Bước cuối cùng trong quá trình áp dụng phương pháp MBO là ghi nhận và khen thưởng. Nhà quản lý nên có những chính sách để khích lệ và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân.
4. Ưu và nhược điểm của MBO
Ưu điểm
- Thúc đẩy năng suất làm việc nhóm
- Cải thiện giao tiếp nội bộ, tương tác giữa các bộ phận để làm việc nhóm tốt hơn
- Cá nhân hóa mục tiêu cá nhân của từng thành viên
Nhược điểm
- Phương pháp MBO chỉ tập trung vào mục tiêu nên có thể bỏ qua các yếu tố quan trọng khác như: văn hóa ứng xử, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.
- Nhân viên có thể bị cảm thấy quá áp lực trước những yêu cầu và đòi hỏi quá cao của tổ chức
- Cạnh tranh không lành mạnh giữa các thành viên trong nhóm
5. Ứng dụng thực tiễn MBO trong doanh nghiệp
Một số ví dụ minh họa thực tiễn về MBO trong doanh nghiệp như sau:
- MBO cho doanh nghiệp
- Doanh thu mỗi tháng là 500.000.000 VND
- Trong 2 năm đầu tiên, doanh nghiệp có thể hòa vốn
- Tăng 80% tỷ lệ chuyển đổi
- MBO cho phòng Sales
- Tăng 30% tỷ lệ ký hợp đồng
- Sales cycle giảm xuống còn 1 tháng
- Đạt giao dịch mỗi hợp đồng trung bình 10.000.000 VND
- MBO cho phòng Marketing
- Đạt mục tiêu 500 MQLs/tháng
- Tăng 40.000 organic traffic vào website
- Tỷ lệ chuyển đổi từ leads sang MQLs tăng 30%
- MBO cho phòng nhân sự
- Mức độ tương tác của nhân viên với các sự kiện của công ty đạt 80%
- Tổ chức thành công 2 chương trình đào tạo thành công
- Sàng lọc được 50 CV chất lượng/tháng
Bài viết trên đây ACheckin đã cung cấp những kiến thức thức cơ bản về MBO mà bất cứ doanh nghiệp nào đã, đang và có ý định áp dụng nên tham khảo. Phương pháp quản lý nào cũng sẽ có ưu và nhược điểm nhất định, vì thế người dẫn dắt cần phải nhìn nhận được đúng vấn đề để khắc phục được những hạn chế đó và nâng cao hiệu suất làm việc của mọi người.