Quản lý chấm công nhân viên là một trong số những công việc của một người làm HR (quản lý nhân sự). Và để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bạn cần phải trang bị các kỹ năng cơ bản nhất định. Đó là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé.
Quản lý chấm công là một mắt xích nhỏ không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự tại mỗi doanh nghiệp.
Quản lý chấm công là gì?
Bạn đọc có thể hiểu đơn giản như sau: Quản lý chấm công và ngày phép là công việc của bộ phận nhân sự nhằm thống kê, giám sát, báo cáo, lưu trữ thông tin về số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ, số ngày phép của từng nhân viên.
>>> Xem thêm: Quản lý chấm công là gì? Giải pháp quản lý tối ưu, hiệu quả nhất
Kỹ năng cần có ở một người làm công việc quản lý chấm công
Công việc chấm công, quản lý chấm công không quá khó. Nhưng nó đòi hỏi người làm phải trang bị thêm nhiều kỹ năng ngoài kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ ngành Nhân sự. Cụ thể đó là:
Kỹ năng thích nghi
Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng một phương thức chấm công khác nhau. Mỗi phương thức sẽ có sự thay đổi về cách quản lý. Người quản lý chấm công chuyên nghiệp cần linh hoạt thích nghi với sự thay đổi, nhanh chóng học và tiếp nhận phương pháp mới. Đặc biệt, cần bắt kịp sự phát triển của công nghệ thông tin vì phương thức chấm công sử dụng công nghệ đặc biệt trở nên phổ biến hiện nay.
Kỹ năng xử lý vấn đề
Hoạt động chấm công hàng ngày của nhân viên sẽ gửi trả lại hàng ngàn dữ liệu trong 1 tháng. Chưa kể đến dữ liệu về đơn xin nghỉ phép, phép tồn, đơn xin đi muộn/về sớm. Mỗi kỳ tính lương bạn sẽ phải xử lý tất cả trong 1 đến 2 ngày. Để tránh sai sót cho bước tiếp theo là tính lương, kỹ năng xử lý dữ liệu và xử lý vấn đề là rất quan trọng.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Có một câu nói khá nổi tiếng như thế này: “Hạn chế tranh cãi với người khác. Trong cơn giận người ta rất đáng sợ, sẽ vì mất điều khiển mà nói hoặc làm những điều đáng sợ không kém vô tình làm bạn tổn thương”. Câu này ý nói về sự khéo léo trong giao tiếp. Làm HR cũng vậy. Giải quyết khiếu nại của nhân viên về ngày công, ngày phép là chuyện không còn quá xa lạ.
Mỗi lúc nhân viên gặp rắc rối vì không thể chấm công, không thể gửi đơn bù công, không thể gửi đơn xin nghỉ, hãy nhẹ nhàng, dùng lời lẽ dễ nghe, dễ hiểu và giải thích cho họ để tránh những mâu thuẫn, tranh cãi trong nội bộ.
Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe cũng là một kỹ năng cần thiết ở một người làm công việc quản lý chấm công nhân viên. Lắng nghe giúp bạn hiểu nhân viên đang nghĩ gì, cần gì, mong muốn điều gì. Từ đó có thể nâng cao hiệu quả chấm công, đảm bảo tiền lương tháng chính xác, công khai, minh bạch.
Tuy nhiên nếu công việc của bạn thực sự quá tải, hay xảy ra nhiều vấn đề gây ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động & doanh nghiệp vì phương thức chấm công truyền thống không còn phù hợp nữa thì bạn nên đề xuất với cấp trên để tìm ra cách quản lý chấm công hiệu quả mới, hiện đại, tiết kiệm thời gian, tối ưu về mọi mặt.
Giải pháp chấm công và quản lý chấm công hàng đầu
ACheckin là giải pháp chấm công được phát triển bởi nhà cung cấp Việt Nam, giải pháp là sự kết hợp của Trí tuệ nhân tạo, Dữ liệu lớn (big data) và Điện toán đám mây (cloud).
Sử dụng ACheckin, người dùng chấm công với đa dạng hình thức (nhận diện khuôn mặt, quét QR code, định vị, bắt wifi), phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu chấm công theo thời gian thực.
Đặc biệt, AChekin hỗ trợ quản lý chấm công theo hình thức hiện đại, chuyên nghiệp nhưng vẫn cam kết độ chính xác tuyệt đối, minh bạch cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Nhờ vậy, HR giảm bớt thao tác quản lý chấm công rườm rà, nâng cao hiệu suất làm việc và mang đến trải nghiệm chấm công vui vẻ.
Tính năng của ACheckin
– Quản lý lịch làm việc, giờ làm việc, ca làm việc, xoay ca, quản lý theo dõi ca làm việc,…
– Thiết lập ngày nghỉ: ngày nghỉ lặp, ngày nghỉ lễ, sửa đổi ngày nghỉ,…
– Thiết lập đơn duyệt bù ngày công, quản lý và theo dõi lý do nghỉ, đi muộn, về sớm,…
– Quản lý và theo dõi đơn báo, làm thêm: cài đặt nghỉ bù/làm bù, thiết lập làm thêm, theo dõi danh sách nhân viên nghỉ, tạo đơn xin nghỉ giúp nhân viên.
– Báo cáo và xuất báo cáo chấm công thông minh, chính xác, đầy đủ, chi tiết, nhanh chóng, cho phép nhân sự tùy biến theo đặc điểm của doanh nghiệp.
Chúng tôi tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, ACheckin luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn quan tâm tới giải pháp chấm công ACheckin, vui lòng liên hệ tư vấn qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ bên dưới đây.
