Phần mềm quản lý nhân sự đang dần thay thế phương thức quản lý nhân sự truyền thống. Chúng không chỉ mang lại hiệu quả mà còn mang lại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch. Việc chuyển đổi này góp phần giảm bớt công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhân viên quản lý nhân sự. Các phần mềm tính lương còn tự động hoá, hạn chế sai sót trong quy trình chấm công, tính lương và quản lý thông tin nhân viên. Hơn nữa còn cho phép quản lý truy cứu thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và linh hoạt. Để tìm hiểu chi tiết về chức năng của phần mềm quản lý nhân sự, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây.
1. Vai trò của phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.Vai trò quan trọng mà phần mềm quản lý nhân sự đóng góp cho doanh nghiệp:
- Tự động hóa nhiều quy trình hành chính như chấm công, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất.
- Hỗ trợ theo dõi, báo cáo thời gian làm việc thực tế và kế hoạch phát triển của nhân viên
- Tiết kiệm chi phí
- Dễ dàng quản lý, theo dõi hồ sơ, lý lịch nhân viên một cách nhanh chóng dù số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn
- Tiết kiệm thời gian quản lý, điều hành nhân viên. Từ đó, nhà quản trị nhân sự nắm bắt được kết quả làm việc của nhân viên để điều chỉnh nhằm gia tăng hiệu suất lao động.
- Phần mềm quản lý nhân sự còn tích hợp nhiều tính năng tính lương, thưởng, quyết đoán thuế… nhanh chóng, tiện lợi hơn.
- Dễ dàng kết nối với nhiều phần mềm khác như phần mềm kế toán.
2. 7 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự
2.1 Chức năng quản lý tuyển dụng
Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng linh hoạt và thông minh. Chúng tự động hóa nhiều công việc thủ công như nhập hồ sơ bằng tay, tìm kiếm tổng hợp thông … đồng thời tương tác linh hoạt với ứng viên, giúp tăng cường hiệu quả trong việc tìm kiếm nhân sự tốt. Các chức năng cơ bản thường được cài đặt trong phần mềm quản lý tuyển dụng bao gồm:
- Phần mềm giúp doanh nghiệp tạo ra các đợt tuyển dụng dựa trên nhu cầu cụ thể của tổ chức.
- Tích hợp hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên giúp lưu trữ thông tin chi tiết về ứng viên và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Kết nối với các trang web tuyển dụng phổ biến để thu hút ứng viên chất lượng.
- Tự động sàng lọc và duyệt ứng viên dựa trên các tiêu chí xác định, giúp tối ưu hóa quá trình lọc lựa.
- Hỗ trợ tạo lịch trình và quản lý cuộc phỏng vấn với ứng viên một cách hiệu quả.
- Tự động gửi các thông báo đến ứng viên về kết quả, cuộc phỏng vấn, hoặc lời cảm ơn, giúp duy trì giao tiếp hiệu quả.
- Cung cấp các báo cáo và số liệu để đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng, từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược tìm kiếm nhân sự.
- Hỗ trợ quy trình chuyển đổi hồ sơ ứng viên thành nhân viên chính thức, giúp giảm thiểu thủ tục và giữ gìn thông tin đầy đủ và chính xác.
Những tính năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt công sức và tăng cường chất lượng tìm kiếm và thu hút nhân sự, làm cho quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn.
2.2 Chức năng quản lý chấm công
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô nhân sự không ngừng tăng và các ca làm việc ngày càng phức tạp.
Quản lý chấm công là một trong những chức năng không thể thiếu trong các phần mềm quản lý nhân sự. Nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm, quy trình quản lý chấm công trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn:
- Phần mềm tự động nhận dữ liệu từ các máy chấm công và chuẩn hóa thông tin theo các thiết lập nội quy của doanh nghiệp.
- Quản lý có thể linh hoạt tùy chỉnh các ca làm việc khác nhau về giờ ra, giờ vào, đi muộn, về sớm, giờ giải lao…
- Phần mềm không giới hạn trong việc cài đặt số lượng ca làm việc, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô và yêu cầu đa dạng.
- Quản lý có thể xây dựng các ca làm việc theo từng bộ phận, phòng ban hoặc nhân viên cụ thể.
- Phần mềm tạo ra bảng chấm công chuẩn xác và tiện lợi, giúp quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
- Nhân viên có thể giải trình công việc một cách kịp thời và hiệu quả thông qua phần mềm.
- Phần mềm cho phép xuất bảng chấm công theo mẫu của doanh nghiệp.
2.3 Chức năng quản lý lương thưởng
Dựa trên dữ liệu chấm công chuẩn, phần mềm quản lý nhân sự có khả năng tự động tính toán lương của nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng. Chức năng quản lý lương thưởng có khả năng:
- Tự động tính toán lương dựa trên thông tin từ bảng chấm công, đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc thanh toán lương.
- Hỗ trợ tính toán các khoản phạt và thưởng về tính chuyên cần theo chính sách của công ty, giúp động viên nhân viên và duy trì hiệu suất làm việc.
- Giúp quản lý nhân sự tính toán các khoản thuế và bảo hiểm liên quan đến lương, đồng thời đảm bảo quy trình này tuân thủ theo quy định của pháp luật.
- Theo dõi và quản lý các kỳ tạm ứng lương của nhân viên, đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Xuất bảng lương theo định dạng mẫu của doanh nghiệp.
- Thiết lập các công thức tính lương linh hoạt, phản ánh đúng các chính sách và quy định lương của doanh nghiệp.
2.4 Chức năng quản lý đào tạo
Đào tạo nhân sự là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp nâng cao trình độ và chuyên môn nội tại của nhân viên mà còn là cách hiệu quả để giữ chân nhân tài trong tổ chức.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong quá trình đào tạo mang lại nhiều lợi ích như:
- Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo theo nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức.
- Tự động hoá quy trình ghi chép thông tin về những người tham gia các khóa đào tạo. Đồng thời theo dõi quá trình học và tiến độ của họ.
- Tạo ra một thư viện tài liệu đào tạo trực tuyến, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và học tập theo nhu cầu cá nhân.
- Phần mềm cho phép theo dõi tiến độ học tập của nhân viên, đảm bảo rằng họ hoàn thành các khóa học theo đúng kế hoạch.
- Xây dựng bài kiểm tra hoặc đánh giá sau quá trình đào tạo.
- Tự động thu thập phản hồi từ học viên sau mỗi khóa đào tạo, cung cấp thông tin giá trị để cải thiện hiệu suất chất lượng các khóa học tương lai.
- Giúp quản lý dễ dàng tra cứu thông tin về các học viên, bao gồm tiến độ học tập, kết quả bài kiểm tra và lịch sử đào tạo.
2.5 Chức năng quản lý hồ sơ và thông tin
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân viên một cách hiệu quả hơn. Không chỉ cung cấp các khóa bảo mật an toàn, mà phần mềm còn giúp tiết kiệm thời gian cho các bộ phận hành chính nhân sự thông qua các tính năng như:
- Ghi chép lịch sử công lương, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc và các thông tin liên quan khác.
- Dữ liệu về thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏevà sơ yếu lý lịch được tự động lưu trữ và dễ dàng truy cập.
- Theo dõi các chi tiết như số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh trong các vấn đề liên quan đến bảo hiểm và thuế.
- Ghi chép và lưu trữ thông tin về các quyết định khen thưởng và bổ nhiệm khi nhân viên đạt được thành tựu hoặc chuyển đổi vị trí trong tổ chức.
- Lưu trữ các thông tin về kinh nghiệm làm việc trước đây của nhân viên.
2.6 Chức năng theo dõi và đánh giá hiệu suất
Phần mềm quản lý nhân sự theo dõi và lưu trữ kết quả đánh giá hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc cuối kỳ của nhân viên. Điều này giúp quản lý hiểu rõ về hiệu suất làm việc và tiến triển của nhân viên trong thời gian để đưa ra chính sách khen thưởng, kỷ luật hợp lý. Chức năng theo dõi và đánh giá hiệu suất của phần mềm bao gồm các công việc như sau:
- Tự động theo dõi và quản lý hồ sơ khen thưởng – kỷ luật.
- Hỗ trợ việc tính toán hoa hồng dựa trên các hình thức kinh doanh và marketing công bằng và chính xác.
- Thiết lập và cập nhật các chế độ khen thưởng/kỷ luật tài chính cho nhân viên trong phần tính lương.
2.7 Chức năng thiết lập cơ cấu tổ chức
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức theo từng phòng ban. Bên cạnh đó, chức năng này cũng tạo ra mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí:
- Phần mềm giúp tự động hóa việc xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức.
- Phần mềm cho phép tạo mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, và các kỹ năng cần thiết để đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ về công việc của mình.
- Tự động phân loại và quản lý nhân viên dựa trên ngạch bậc và trình độ chuyên môn.
- Phần mềm cho phép thiết lập và quản lý các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng cấp trong doanh nghiệp.
- Hỗ trợ so sánh và đối chiếu cấu trúc kinh doanh với cấu trúc doanh nghiệp hiện tại.
3. ACheckin – Phần mềm quản lý nhân sự đa chức năng
ACheckin là phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu đưa đến các giải pháp tối ưu trong việc quản lý nhân sự. Với các chức năng và lợi ích mà phần mềm xây dựng được, ACheckin giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối thiểu hóa sai sót với quy trình tự động. Đây không chỉ là một phần mềm quản lý chấm công, mà còn là một trợ thủ đáng tin cậy trong việc xử lý các vấn đề phức tạp của quản lý nhân sự.
Một vài ưu điểm đặc biệt nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự đa năng ACheckin:
- ACheckin không chỉ giúp xếp ca làm việc dễ dàng, mà còn tự động tính lương và chấm công một cách hiệu quả nhất, giảm bớt gánh nặng của nhà quản lý.
- Phần mềm giúp giải quyết các vấn đề thường gặp như không nhận dấu vân tay và ngăn chặn gian lận trong báo cáo chấm công.
- ACheckin hỗ trợ nhiều hình thức chấm công như GPS, Wifi, FaceID, CameraAI, và QR code, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
- Phần mềm cho phép thiết lập các loại đơn báo như xin nghỉ, xin đổi ca, chấm công bù, và hỗ trợ đa dạng hình thức duyệt đơn từ tự động đến duyệt theo nhiều cấp độ.
- ACheckin không chỉ mang lại các tính năng hàng đầu mà còn với mức chi phí đầu tư thấp nhất trên thị trường, chỉ từ 15.000 đồng/người/tháng. Hơn nữa, chương trình khuyến mãi 3 tháng sử dụng miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu.
Ở bài viết trên đây, ACheckin giúp bạn hiểu rõ cụ thể các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự. Việc tích hợp nhiều chức năng độc đáo, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp bạn dễ dàng quản lý lịch làm việc và chấm công mà còn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo. Bằng cách sử dụng các công nghệ tiên tiến, phần mềm quản lý nhân sự hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực tài chính.
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM ACHECKIN
- Email liên hệ: sale@acheckin.vn
- Hotline: 0888684366
- Website: https://acheckin.vn/