Bất kỳ doanh nghiệp nào, từ quy mô nhỏ đến lớn cũng cần quản lý hồ sơ nhân sự, bởi đây là quy trình quan trọng giúp tổ chức nắm bắt được đầy đủ thông tin và giải quyết những vấn đề trong quá trình hoạt động. Hiện nay, có hai cách sử quản lý nhân sự phổ biến thường được dùng, đó là quản lý bằng Excel và sử dụng phần mềm chuyên dụng.
Sử dụng Excel để quản lý nhân sự thường áp dụng cho những doanh nghiệp nhỏ, cung cấp giao diện đơn giản, linh hoạt, cho phép nhà quản lý dễ dàng tạo và điều chỉnh bảng tính theo nhu cầu. Tuy nhiên, công cụ này vẫn có một số hạn chế như tính bảo mật chưa cao, không hỗ trợ cho nhiều người dùng, tạo báo cáo phức tạp khá khó khăn và giới hạn về kích thước dữ liệu, do đó sẽ không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn.
Một số mẫu quản lý thường được sử dụng trong Excel là mẫu quản lý nhân sự tổng hợp, mẫu quản lý hợp đồng nhân sự, mẫu quản lý hồ sơ nhân sự, mẫu quản lý đơn xin phép nhân sự, mẫu quản lý chế độ lương thưởng của nhân viên và mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mới. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng ACheckin tìm hiểu cụ thể những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trong Excel này.
1. Những thành phần quan trọng trong file Excel quản lý nhân sự
Dưới đây là những thành phần quan trọng cần có trong file Excel quản lý nhân sự:
- Sheet chứa thông tin nhân sự của công ty:
- Mã nhân viên: Mã duy nhất để xác định và phân biệt các loại hồ sơ
- Họ tên đầy đủ của nhân viên
- Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại liên lạc
- Chức vụ, vị trí công việc mà nhân viên đang làm
- Phòng ban, bộ phận nhân viên đang làm
- Ngày vào làm chính thức
- Mức lương, bảo hiểm được chi trả
- Thông tin khác như trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc…
- Sheet tổng hợp nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
- Sheet chứa thông tin về chế độ khen thưởng và kỷ luật
- Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương thưởng
- Sheet thông tin liên quan đến hợp đồng
- Sheet chứa mẫu cam kết hợp đồng lao động
- Sheet chứa thông tin về quyết định tăng lương
2. 7 mẫu Excel quản lý nhân sự không thể bỏ qua
Dưới đây là những mẫu quản lý nhân sự trên Excel phổ biến nhất được các doanh nghiệp sử dụng:
2.1 Mẫu quản lý nhân sự tổng hợp
Mẫu này sẽ tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết của nhân sự như thông tin cơ bản, hồ sơ đào tạo, hồ sơ công việc và lịch sử công tác trong tổ chức. Biểu mẫu giúp HR có cái nhìn tổng quát hơn về hồ sơ nhân viên, dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
Link tải:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ooz1Ct9vA4ZdckfMloovqhQmJ5nV5N4yat1thteeCxo/edit#gid=0
2.2 Mẫu quản lý hợp đồng nhân sự
Đây là mẫu quản lý các thông tin liên quan đến hợp đồng lao động của nhân viên, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, loại hợp đồng và điều khoản liên quan… Mẫu này giúp kiểm soát và theo dõi được các thông tin quan trọng.
Link tải:
2.3 Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự
Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự giúp các HR theo dõi được thông tin cơ bản của nhân viên như tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại liên lạc và email. Mẫu này giúp quản lý nhân sự dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết.
Link tải:
2.4 Mẫu quản lý đơn xin phép nhân sự
File này sẽ quản lý các thông tin liên quan đến quá trình nghỉ việc, bao gồm ngày nghỉ việc, lý do nghỉ và những tài liệu liên quan. Từ đó, đưa ra một bản ghi chính xác về các nhân sự đã nghỉ việc, hỗ trợ bộ phận HR quản lý các thủ tục có liên quan.
Link tải:
2.5 Mẫu quản lý lương thưởng của nhân viên
Mẫu quản lý lương thưởng của nhân viên giúp công ty theo dõi được các biến động liên quan đến lương thưởng theo thời gian. Bao gồm những thông tin về mức lương, tiền phụ cấp, khoản thưởng nhằm đánh giá nhân sự, theo dõi các thay đổi về chế độ lương thưởng một cách chính xác.
Link tải:
2.6 Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mới
Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mới bao gồm những thông tin về tên, vị trí công việc của nhân sự, ngày tham gia làm việc. Mẫu này hỗ trợ HR trong việc theo dõi quá trình tuyển dụng, đảm bảo các thông tin về nhân viên mới là chính xác và đầy đủ.
Link tải:
2.7 Mẫu quản lý chấm công nhân viên
Đây là bảng biểu cơ bản được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhằm theo dõi số ngày công thực tế của nhân viên, bao gồm cả những người đang làm việc, đã nghỉ làm hoặc nghỉ để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội. Mẫu quản lý chấm công nhân viên là cơ sở để cơ quan và doanh nghiệp trả lương công bằng, minh bạch.
3. Lợi ích khi quản lý nhân sự bằng Excel
- Là một phần mềm của Microsoft Office nên Excel cho phép bạn dùng hoàn toàn miễn phí mà không cần phải trả bất cứ một khoản chi phí nào.
- File Excel giúp lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chi tiết, chính xác hơn rất nhiều so với cách thức truyền thống trên giấy tờ. Hơn nữa, trên đây còn có rất nhiều biểu mẫu về nhân sự cho bạn lựa chọn.
- Thông qua các file quản lý trên Excel, nhân viên có thể theo dõi, đối chiếu, so sánh kết quả, thông tin, dữ liệu báo cáo…..
- Excel cũng là một phần mềm văn phòng phổ biến nên sử dụng không quá phức tạp nhưng vẫn cần phải học đầy đủ các kỹ năng sử dụng Excel cơ bản để sử dụng thành thạo.
- Ngoài ưu điểm tiết kiệm chi phí, quản lý nhân sự bằng Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian, sức lực nhiều hơn so với cách thức thủ công truyền thống.
4. Hạn chế khi dùng Excel để quản lý nhân sự trong công ty
Tuy rằng quản lý nhân sự bằng Excel có rất nhiều ưu điểm nổi bật nhưng không thể phủ nhận rằng: Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đã tạo ra rất nhiều phát hiện mới, nhu cầu của con người ngày tăng cao theo biến động của xã hội. Chính vì thế mà biểu mẫu Excel ngày càng bộc lộ rõ nhược điểm của mình.
Dữ liệu phân tán, khó rà soát tổng thể
Chắc các doanh nghiệp đã biết dữ liệu trên Excel được phân tán thành nhiều file khác nhau chứ không tập trung vào một file nhất định. Việc này gây bất tiện cho việc tổng hợp dữ liệu để làm báo cáo toàn diện và ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng của ban lãnh đạo.
Không bảo mật, tiềm ẩn mối nguy hại
Rõ ràng Excel chưa thực sự bảo mật, nó không có mục nào được phân quyền dành riêng cho người quản lý. Mặc dù bạn có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn không chắc chắn bảo mật dữ liệu 100%. Trong trường hợp đã đặt mật khẩu, nếu quên sẽ rất khó lấy lại.
Thử tưởng tượng xem, nếu thông tin cá nhân, mức lương thưởng, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH… của nhân viên bị rò rỉ ra bên ngoài thì sẽ như thế nào? Hậu quả khó mà lường hết được.
Khả năng tích hợp kém
Vì là phần mềm lâu đời nên Excel không thể tích hợp các công cụ hỗ trợ khác: phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý hệ thống….. trong khi phần mềm – ứng dụng quản lý nhân sự hiện đại hoàn toàn làm được điều này.
Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch biểu, Gmail thì Excel cũng không thể kết nối được.
Dễ gây ra sai sót bởi thao tác của con người
Đối với việc quản lý nhân sự trên Excel, con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định tất cả từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, sao chép, chỉnh sửa, rà soát….Mọi thứ đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công.
Và bởi con người làm bằng tay nên rất dễ gây ra sai sót. Chưa kể nếu nhiều người cùng thao tác, cùng truy cập, cùng chỉnh sửa trên một file Excel thì sẽ thế nào? Sự cố là việc khó tránh khỏi.
Không thể mở rộng khi tăng quy mô
Doanh nghiệp phải ngày càng lớn mạnh, số lượng nhân viên ngày càng lớn, luồng dữ liệu khổng lồ….. cho nên quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là rất khó.
5. Dùng phần mềm ACheckin để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự
ACheckin là giải pháp SaaS giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển tổ chức dựa trên nền tảng công nghệ. ACheckin sở hữu những tính năng nổi bật như:
– Chấm công thông minh
– Quản lý nhân sự
– Tính ương
– Quản lý hồ sơ nhân viên
– Truyền thông nội bộ
Chúng tôi tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp Việt trên hành trình quản trị trong thời đại 4.0. Với sự cải tiến không ngừng, ACheckin luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp quản trị nhân sự sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Hãy để ACheckin đồng hành cùng quý Doanh nghiệp trên hành trình số hóa doanh nghiệp & quản trị nhân sự 4.0
LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay.
