Chấm công là quá trình mà cả doanh nghiệp và người lao động đều cần, giúp doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận lịch trình làm việc của nhân viên, đồng thời giúp người lao động đảm bảo quyền lợi của mình.
Ngày nay, có nhiều phương pháp chấm công khá phổ biến như vân tay, thẻ từ, AI,… Nhờ vào những cách chấm công này mà cả doanh nghiệp và nhân viên đều tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương và thưởng trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, vẫn còn một số nhược điểm về độ bảo mật mà một số cách chấm công chưa thể khắc phục. Trong bài viết này, ACheckin sẽ tiết lộ cho bạn 7 phương pháp chấm công phổ biến hiện nay.
1. 7 cách chấm công được sử dụng nhiều nhất
Hiện nay có 7 cách chấm công phổ biến, hãy cùng ACheckin tìm hiểu về ưu và nhược điểm của từng hình thức trong phần dưới đây.
1.1 Cách chấm công thủ công bằng excel
Chấm công thủ công là hình thức chấm công truyền thống, sử dụng bảng biểu Excel để ghi chép giờ vào và giờ ra của nhân viên.
Dữ liệu chấm công sẽ được lưu lại để dễ dàng kiểm soát và theo dõi. Chấm công thủ công được phân thành 3 loại chính bao gồm: Theo ngày, theo giờ và theo thông tin nghỉ bù.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Thực hiện trên nền tảng không cần trả phí, không cần tải xuống. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
● Thích hợp cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ, với hệ thống quản lý chấm công phù hợp với dưới 30 nhân sự. ● Tạo và tùy chỉnh bảng biểu nhanh chóng và dễ dàng. Sử dụng các biểu mẫu có sẵn để tối ưu hóa quy trình công việc. |
● Sử dụng Excel để quản lý chấm công khiến nhà quản trị nhân sự khó nắm được tình hình đi sớm – về muộn.
● Quản lý trên Excel kém bảo mật do nhiều người có thể truy cập và thao tác dữ liệu. ● Nhà quản trị nhân sự cần thành thạo trong việc sử dụng nhiều hàm Excel để tổng hợp dữ liệu chấm công vào cuối tháng. ● Khi quy mô nhân sự tăng nhanh, quản lý chấm công trên Excel trở nên khó khăn và tốn kém. |
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp dưới 30 nhân viên. Tuy nhiên, cần xem xét các hạn chế của phương pháp này để hạn chế sai sót và gian lận.
- Đối với nhân viên: Chấm công bằng Excel tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên. Tuy nhiên, cần cẩn thận nhập liệu để tránh sai sót.
Để khắc phục những hạn chế của hình thức chấm công bằng bảng Excel, các doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức chấm công bằng máy.
1.2 Chấm công bằng máy chấm công
Chấm công bằng máy chấm công là quy trình ghi lại và lưu trữ thông tin về thời gian làm việc của nhân viên thông qua sử dụng thiết bị máy chấm công. Máy chấm công thường được cài đặt tại vị trí cố định trong nơi làm việc của nhân viên, như văn phòng, nhà máy hoặc các cơ sở khác.
Nhân viên sử dụng phương tiện như thẻ từ hoặc vân tay để chấm công khi đến và rời khỏi nơi làm việc. Thông tin chấm công sau đó được lưu trữ và có thể sử dụng để tính lương và quản lý thời gian làm việc.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Loại bỏ các sai sót thường gặp trong việc ghi nhận thời gian làm việc bằng tay.
● Nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và quản lý. |
● Nếu không được sử dụng đúng cách, có thể xảy ra việc ghi nhận sai sót.
● Đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu để mua và cài đặt máy chấm công. ● Tốn chi phí bảo trì, sửa chữa. |
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô từ trung bình đến lớn.
- Đối với nhân viên: Giúp tiết kiệm thời gian, chính xác.
Ngoài máy chấm công, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức chấm công bằng thẻ từ để xác định danh tính nhân viên.
1.3 Cách chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là hình thức sử dụng thẻ từ để ghi nhận thời gian ra vào của nhân viên.
Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, máy chấm công sẽ tự động ghi nhận dữ liệu chấm công và lưu trữ trên hệ thống.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Chấm công tự động, nhanh chóng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
● Thẻ từ được làm bằng nhựa, có độ bền cao, ít bị hỏng hơn thẻ giấy. ● Máy chấm công thẻ từ kết nối máy tính, tự động lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công, hiệu quả kiểm soát và tính lương cao hơn. ● Lưu trữ thông tin trong bộ nhớ flash, không mất dữ liệu khi mất điện. |
● Khi biến động nhân sự gây thêm chi phí làm thẻ.
● Người lao động phải luôn mang theo thẻ. Nếu thẻ bị mất, nhân sự sẽ không thể chấm công. ● Dữ liệu chấm công có thể bị gian lận do nhân viên nhờ người khác quét thẻ từ. ● Máy quét thẻ từ có tốc độ quét chậm, gây xếp hàng đông đúc, mất thời gian và giảm trải nghiệm nhân viên. |
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên di chuyển bởi tính tiện lợi, độ chính xác cao và chi phí đầu tư thấp.
- Đối với nhân viên: Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi chấm công. Ngoài ra, không bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết hay tình trạng vật lý, như khi chấm công bằng vân tay trong mưa hoặc khi tay bị thương.
Những hình thức chấm công bằng thẻ, giấy đều tồn tại một số hạn chế như dễ bị mất và làm lại sẽ mất thời gian. Để khắc phục những hạn chế trên, các doanh nghiệp nên sử dụng hình thức chấm công vân tay.
1.4 Cách chấm công bằng vân tay
Chấm công vân tay là cách chấm công nhân viên bằng cách sử dụng dấu vân tay để xác định danh tính và thời gian chấm công.
Máy chấm công sẽ tự động quét và lưu trữ dữ liệu chấm công của nhân viên.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Chống gian lận, đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác.
● Giúp người lao động chấm công nhanh chóng, dễ dàng. ● Chấm công vân tay tiết kiệm chi phí, cập nhật dữ liệu dễ dàng. ● Giá thành rẻ hơn so với các hình thức chấm công khác như chấm công khuôn mặt hay mống mắt. ● Chấm công vân tay giúp tiết kiệm thời gian tính lương nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý công – lương.
|
● Vân tay người lao động có thể bị mờ do tác động bên ngoài như đi mưa hoặc bị thương, khiến việc chấm công gặp khó khăn.
● Yêu cầu nhân viên có mặt tại công ty, không phù hợp với phòng kinh doanh. ● Máy chấm công vân tay có thể gặp trục trặc, cần được bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, tránh gây lãng phí thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. ● Chỉ có thể chấm công cho một người, gây mất thời gian tại doanh nghiệp lớn. |
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đặc biệt yêu cầu độ chính xác, bảo mật tốt và tiết kiệm thời gian.
- Đối với nhân viên: Chấm công bằng vân tay đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với đa dạng nhân viên.
Các hình thức chấm công hiện nay như chấm công bằng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt đều đòi hỏi máy chấm công tiên tiến hơn, chi phí lớn hơn. Chính vì những hạn chế này mà chấm công bằng mống mắt đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
1.5 Cách chấm công bằng mống mắt
Chấm công bằng mống mắt là phương pháp sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) để nhận dạng và xác thực người dùng thông qua mống mắt.
Mống mắt là một bộ phận đặc biệt của mắt, có cấu trúc phức tạp và độc nhất, không thay đổi theo thời gian. Do đó, chấm công bằng mống mắt là một phương thức nhận dạng chính xác và an toàn cao.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Sử dụng công nghệ sinh trắc học nhận dạng mống mắt, có độ chính xác cao, không thể bị giả mạo.
● Máy chấm công mống mắt có tốc độ xử lý nhanh và dễ sử dụng. ● Độ bảo mật cao, giúp bảo vệ an ninh và tài sản của doanh nghiệp. |
● Chi phí cao, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi đầu tư.
● Không phù hợp với những phòng ban thường xuyên di chuyển. |
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn.
- Đối với nhân viên: Chấm công bằng mống mắt giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời loại bỏ rủi ro khi quên thẻ hoặc mật khẩu.
Chấm công bằng mống mắt vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chẳng hạn như chi phí đầu tư cao và yêu cầu phải có thiết bị đặc biệt. Để khắc phục những hạn chế này, các nhà sản xuất đã phát triển hình thức chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.
1.6 Cách chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Chấm công nhận diện khuôn mặt là một phương pháp chấm công sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính của nhân viên.
Phương pháp này dựa trên việc so sánh hình ảnh khuôn mặt của nhân viên với dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ trước đó.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt thường được triển khai qua ba hình thức chính: sử dụng camera truyền thống, FaceID và camera AI. Trong số đó, sử dụng camera AI đang trở thành một xu hướng mới. Các phần mềm chấm công tiên tiến như ACheckin, Tanca, Timetrex,… đã tích hợp công nghệ này, giúp quá trình chấm công diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Chấm công bằng camera AI giúp ngăn chặn gian lận chấm công.
● Khắc phục được hạn chế của các hình thức chấm công truyền thống như: Không mang thẻ theo người, bị mờ dấu vân tay, thẻ bị hỏng, … ● Tốc độ nhanh chóng, chỉ mất từ 2-3s. Hệ thống có thể nhận diện nhiều khuôn mặt cùng lúc trong một khung hình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. ● Không yêu cầu sử dụng thẻ hoặc thiết bị chấm công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành như chi phí in ấn, chi phí làm thẻ,… |
● Chi phí đầu tư ban đầu cao. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm có tích hợp chức năng chấm công khuôn mặt, thì chi phí sẽ rẻ hơn nhiều.
|
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và yêu cầu cao về tính chính xác và bảo mật.
- Đối với nhân viên: Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt tiện lợi và an toàn.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chẳng hạn như có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường như ánh sáng, góc chụp,… Để khắc phục những hạn chế này, các nhà sản xuất đã phát triển hình thức chấm công bằng GPS.
1.7 Cách chấm công bằng GPS
Chấm công bằng GPS là một hình thức chấm công hiện đại, sử dụng tín hiệu GPS để xác định vị trí của nhân viên. Hình thức này khắc phục được những hạn chế của các hình thức chấm công truyền thống, chẳng hạn như chấm công bằng thẻ từ, vân tay,…
Chấm công bằng GPS bằng phần mềm có thể được thực hiện mà không cần kết hợp với máy chấm công. Nhân viên chỉ cần cài đặt ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh và bật tính năng định vị. Khi đến công ty, nhân viên mở ứng dụng và chấm công.
Ngoài ra, phần mềm chấm công cũng cung cấp nhiều tính năng chấm công khác như chấm công bằng mã QR, bằng wifi và nhiều tính năng hữu ích khác. Phần mềm chấm công Acheckin là một trong những lựa chọn hữu ích, với nhiều tính năng đa dạng và tiện ích cho việc quản lý chấm công hiệu quả.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ● Chấm công linh hoạt giúp nhân viên kinh doanh chấm công mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đi gặp mặt đối tác hoặc đi công tác.
● Dễ dàng tùy biến theo đặc thù và tính chất công việc từng phòng ban. ● Tăng cường trải nghiệm của nhân viên tại tổ chức, nâng cao chuyên nghiệp hóa tác phong làm việc của cán bộ và nhân viên. |
● Chấm công chỉ có thể thực hiện trên các thiết bị điện tử yêu cầu kết nối Internet.
|
Đánh giá:
- Đối với doanh nghiệp: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhân viên di chuyển thường xuyên hoặc làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau.
- Đối với nhân viên: Hình thức này mang lại tính tiện lợi và linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấm công.
Chấm công là một hoạt động quen thuộc trong doanh nghiệp, giúp quản lý nhân viên và nâng cao hiệu quả công việc. Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều hình thức chấm công hiện đại ra đời, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy thì đâu là cách chấm công phổ biến nhất hiện nay?
2. Cách chấm công nào phổ biến nhất hiện nay?
Hiện nay cách chấm công nhân viên đang phổ biến nhất là chấm công bằng thẻ từ và chấm công bằng vân tay tích hợp với phần mềm quản lý.
- Phương thức sử dụng thẻ từ để chấm công không chỉ phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Đặc biệt, cách chấm công nhân viên bằng thẻ từ có thể tích hợp tốt với các phần mềm chấm công khác, đồng thời cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trong trường hợp có sự cố về điện.
- Phương thức chấm công bằng vân tay mang lại độ chính xác và tin cậy cao. Giúp đảm bảo rằng thông tin chấm công được ghi nhận chính xác và không dễ bị sai sót. Đồng thời, tăng tính bảo mật vì vân tay của mỗi nhân viên là duy nhất và không thể sao chép.
Dù là 2 cách chấm công phổ biến hiện nay, thẻ giấy và thẻ từ vẫn còn một số hạn chế chưa thể khắc phục, chẳng hạn như dễ bị mất hoặc hỏng, gây ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của quá trình chấm công. Chính vì vậy, một số hình thức chấm công tối ưu hơn đã ra đời, như chấm công bằng camera AI.
3. Vì sao cần phải áp dụng chấm công kiểu mới?
Chấm công là một phần quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
3.1 Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, chấm công có vai trò như sau:
- Giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá mức độ chuyên cần và thái độ làm việc của họ.
- Chấm công là cơ sở để tính lương và thưởng phạt nhân viên.
3.2 Đối với người lao động
Không chỉ đối với doanh nghiệp mà với bản thân người lao động, việc chấm công cũng có vai trò vô cùng quan trọng:
- Chấm công là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ chuyên cần, chăm chỉ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc.
- Chấm công giúp người lao động tự theo dõi thời gian làm việc của mình, từ đó có cơ sở để đối chiếu với số liệu lương thưởng. Từ đó, giúp nhân viên đảm bảo quyền lợi của mình.
Vậy thì giải pháp chấm công nào được coi là hiệu quả và chính xác nhất?
4. Giải pháp chấm công kiểu mới hiệu quả và chính xác – Acheckin
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, các hình thức chấm công hiện đại ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Trong đó, chấm công bằng camera AI là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm vượt trội như độ chính xác cao, bảo mật tốt, linh hoạt và tiện lợi.
ACheckin là một phần mềm quản lý nhân sự và chấm công toàn diện, không chỉ xử lý các bài toán cơ bản mà còn hướng đến nền tảng HRM chuyên sâu.
Với ACheckin, doanh nghiệp có thể:
- Chấm công đa hình thức, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Xếp ca tự động, linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Tính lương tự động, công bằng và chính xác.
- Quản lý nhân sự chuyên sâu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhân viên của mình.
ACheckin khắc phục được các lỗi thường gặp trong quản lý nhân sự và chấm công như: không nhận dấu vân tay, ùn tắc khu vực chấm công, gian lận trong báo cáo chấm công. Phần mềm cũng có chi phí đầu tư thấp nhất thị trường, từ 15.000 đ/nhân sự/tháng. ACheckin hỗ trợ 5 hình thức chấm công hiện đại, bao gồm GPS, Wifi, FaceID, CameraAI và QR code.
Với khả năng tích hợp camera AI, Acheckin có thể nhận diện khuôn mặt, với thời gian chấm công chỉ 1s và độ chính xác lên đến 99.35%. Phần mềm có thể nhận diện khuôn mặt từ xa trong khoảng cách 5m, đồng bộ dữ liệu tức thì trên hệ thống realtime và ghi nhận chấm công ngay cả khi không có internet. Nhờ đó, ACheckin giúp hạn chế mọi tình huống chấm công gian lận.
Trên đây là tổng hợp các cách chấm công phổ biến nhất hiện nay. Để tìm ra phần mềm chấm công phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các đặc điểm riêng của mình. Hãy liên hệ với Acheckin để được tư vấn cụ thể.
