Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là việc triển khai những tính năng trong phần mềm giúp giải quyết những vấn đề liên quan đến nhân sự. Những vấn đề này điển hình như tính lương, chấm công, xếp lịch làm, hỗ trợ tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên hay lên quy trình đào tạo nhân sự,…
Ngày nay, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được chú trọng vì sở hữu nhiều tính năng tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự, đảm bảo độ bảo mật cao hơn cách quản lý nhân sự truyền thống cũng như giảm thiểu đáng kể thời gian thống kê, tính lương,…
Để xây dựng thành công phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần tuân thủ 7 bước: Xác định mục tiêu và nhu cầu quản lý nhân sự; hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty; chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho phần mềm; thiết kế phần mềm quản lý nhân sự; sử dụng phần mềm quản lý nhân sự; theo dõi, đánh giá hiệu quả phần mềm và điều chỉnh (nếu cần).
Có thể thấy, việc xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong tổ chức cơ cấu doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải nắm rõ 7 bước cụ thể mà bài viết sẽ đề cập ngay bên dưới.
1. Vì sao phải xây dựng phần mềm quản lý nhân sự?
Việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự giúp cho nhà quản trị có cái nhìn bao quát hơn về tình hình nhân sự của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những điều chỉnh. Mặt khác, phần mềm cũng giúp tối ưu thời gian, chi phí so với những phương pháp quản lý nhân sự truyền thống. Cụ thể hơn, những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự: Mọi công việc từ chấm công, tính lương, theo dõi hồ sơ nhân viên,… đều do phần mềm đảm nhận nên bộ phận nhân sự không còn phải mất nhiều thời gian.
- Lưu trữ thông tin và dữ liệu một cách chính xác: So với việc lưu trữ những thông tin, dữ liệu dưới dạng giấy tờ có nguy cơ thất lạc cao thì phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu tại một nơi, vừa đảm bảo chính xác vừa yên tâm về độ bảo mật.
- Điều chỉnh thông tin nhân sự nhanh chóng: Mọi thông tin của nhân sự đều được cập nhật lên phần mềm nên nhà quản trị hay bộ phận nhân sự có thể điều chỉnh nhanh chóng.
- Chấm công với nhiều hình thức và độ chính xác cao: Hệ thống cung cấp nhiều hình thức chấm công khác nhau nhưng vẫn đảm bảo tính linh động, chính xác. Điều này giúp cho công tác tính lương được thuận tiện, phù hợp với các nhu cầu đặc thù.
Có thể thấy, phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đem đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Vậy đâu là quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả? Phần tiếp theo sẽ đề cập đến vấn đề này!
2. 7 bước để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Doanh nghiệp muốn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả thì cần tuân thủ quy trình 7 bước dưới đây.
2.1 Xác định mục tiêu và nhu cầu quản lý nhân sự
Trước khi tiến hành xây dựng phần mềm để quản lý nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp đang cần tính năng nào hỗ trợ. Lưu ý rằng, nhu cầu và mục tiêu cần được phân tích một cách kỹ càng dựa trên những vấn đề mà doanh nghiệp cũng như bộ phận HR đang gặp phải.
Mặt khác, mục tiêu phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, ngân sách và chiến lược phát triển trong từng giai đoạn cụ thể. Chẳng hạn như doanh nghiệp trẻ chỉ yêu cầu cơ bản về phần mềm quản lý nhân viên, chủ yếu là công tác chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự.
Trong khi đó, doanh nghiệp đang mở rộng quy mô lại cần xây dựng nguồn lực chất lượng. Vì thế, phần mềm lúc này cần ưu tiên phát triển tính năng đào tạo, đánh giá để nâng cao chất lượng làm việc, trải nghiệm nhân sự. Để hoàn thiện bước này, nhà quản trị cần xem lại các báo cáo về tình hình nhân sự hiện tại, họp và thu thập ý kiến từ các trưởng phòng ban.
2.2 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Đây là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Vì hệ thống vốn được xây dựng và vận hành theo cơ cấu tổ chức của công ty nên doanh nghiệp cần chuẩn hóa mô hình để giảm rủi ro khi triển khai phần mềm. Mặt khác, cơ cấu tổ chức cũng giúp xác định những bộ phận có quyền quản lý phần mềm.
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng sơ đồ phân cấp bậc vì trực quan, dễ theo dõi và dễ điều chỉnh. Đối với doanh nghiệp nhỏ thì có thể lựa chọn loại sơ đồ phẳng. Với sơ đồ này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo cấu trúc phẳng để chia sẻ công việc với nhau.
2.3 Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho phần mềm
Để số hóa dữ liệu của nhân sự, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu đầu vào thông qua việc hoàn thiện những mô tả chi tiết về chức danh, thông tin công việc, cách thức hoạt động,… Công đoạn này nhằm đưa thông tin vào phần mềm chính xác và không bị sót và giúp thống kê lại được những mục tiêu cần đạt được sau khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
2.4 Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ bắt tay vào công việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thông qua việc mã hóa, lập trình dữ liệu ở nền tảng công nghệ. Cụ thể, doanh nghiệp bắt đầu thiết lập các tính năng dựa vào những dữ liệu đã được thêm vào trước đó, đồng thời kiểm tra lại thông tin trước khi đi vào sử dụng chính thức.
Việc triển khai có thể được thực hiện trực tiếp bởi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần đảm bảo lên kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực hợp lý vì đây là một dự án phức tạp. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp đều có xu hướng sử dụng dịch vụ cung cấp phần mềm quản lý nhân viên vì để tiết kiệm chi phí, thời gian và được trải nghiệm những tính năng tiên tiến nhất.
2.5 Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Khi đã hoàn tất công đoạn thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa phần mềm vào quy trình vận hành quản lý nhân sự theo kế hoạch. Đồng thời, nhà quản trị cần mở những buổi đào tạo để hướng dẫn nhân sự cách sử dụng và những quy định khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
2.6 Định kỳ kiểm tra chất lượng, hiệu quả của phần mềm
Sau khi đã đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra chất lượng và hiệu quả của tất cả nhân sự để tìm ra điểm tốt và điểm hạn chế. Điều này cũng giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện và đưa ra giải pháp khắc phục phần mềm (nếu có).
2.7 Điều chỉnh phần mềm (nếu cần)
Trong trường hợp có những điều ở phần mềm chưa đáp ứng được quá trình quản lý nhân sự, ngay lập tức bộ phận nhân sự và người quản lý phần mềm cùng xem xét lại và tìm ra giải pháp để cải thiện.
Sau khi doanh nghiệp đã thành công trong việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thì có thể nâng cao chất lượng quản trị dựa trên những tính năng mà phần mềm cung cấp. Những tính năng này sẽ được đề cập ở phần tiếp theo của bài viết.
3. Phần mềm quản lý nhân sự có những tính năng gì?
Phần mềm quản lý nhân sự đem đến nhiều tính năng nổi bật cho doanh nghiệp, cụ thể:
- Tuyển dụng được nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch đào tạo tối ưu phù hợp với chiến lược, ngân sách của công ty.
- Quản lý tốt cơ cấu của công ty để lên phương án dự phòng nhân lực khi cần thiết.
- Hỗ trợ chấm công và tính lương dễ dàng, chính xác.
- Quản lý, tiếp nhận đơn từ nhân viên như đơn chuyển ca, đơn nghỉ phép,…
- Báo cáo những thống kê dữ liệu liên quan đến tình hình quá khứ và hiện tại của doanh nghiệp, từ đó dễ dàng đưa ra dự đoán trong tương lai.
Mặc dù đem đến những tính năng ấn tượng cho doanh nghiệp nhưng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cũng cần ưu tiên các tiêu chí để phù hợp với văn hóa và nhu cầu tổ chức. Chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ những tiêu chí này ở phần tiếp theo.
4. Tiêu chí để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự thường hướng đến đáp ứng nhu cầu của 3 nhóm đối tượng chính trong một doanh nghiệp gồm quản lý cấp cao, cấp trung và nhân viên. Để thực hiện tốt điều này thì phần mềm cần đáp ứng những tiêu chí:
- Cung cấp đầy đủ những tính năng mà công tác quản lý nhân sự cần có như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ,…
- Giao diện thân thiện, dễ dùng, bất cứ ai cũng sử dụng được.
- Đảm bảo về yếu tố bảo mật rằng thông tin nhân sự cũng như nội bộ doanh nghiệp không bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Tích hợp tính năng báo cáo và phân tích để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đưa ra dự đoán.
- Cho phép điều chỉnh khi cần khắc phục sự cố hay cập nhật phần mềm.
Để đáp ứng những tiêu chí này, doanh nghiệp thường có xu hướng lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân viên thay vì trực tiếp xây dựng. Vậy đâu là địa chỉ cung cấp phần mềm uy tín?
5. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ACheckin
ACheckin hiện đang là đơn vị cung cấp những giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp, trong đó có phần mềm quản lý nhân sự. Lý do bạn nên lựa chọn phần mềm của ACheckin có thể kể đến như:
- Tối ưu chi phí vì ACheckin cung cấp giải pháp với giá cực phải chăng.
- Giải quyết được những vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự mà doanh nghiệp đang gặp phải như quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương.
- Phần mềm quản lý nhân sự của ACheckin không chỉ xử lý các bài toán cơ bản mà doanh nghiệp gặp phải mà còn hướng đến nền tảng HRM chuyên sâu.
- Tích hợp tính năng hỗ trợ xếp ca, tính lương và chấm công tối ưu nhất.
- Giúp tiết kiệm thời gian do quy trình tự động 100% giúp giảm thiểu tối đa việc sai sót.
- Khắc phục được các lỗi thường gặp ở những phần mềm khác như không nhận dấu vân tay, ùn tắc khu vực chấm công, gian lận trong báo cáo chấm công.
- Cung cấp đa dạng hình thức chấm công, cụ thể là 5 hình thức bao gồm: GPS, Wifi, FaceID, Camera AI, QR code.
- Hệ thống đơn báo đa dạng, dễ dàng tùy chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau như xin nghỉ, xin đổi ca, chấm công bù,… Hình thức duyệt đơn cũng được thiết lập đa dạng như: Đơn tự động duyệt, đơn duyệt song song, duyệt nhiều cấp,…
- Hệ thống xếp ca đơn giản, nhanh chóng, hỗ trợ thiết kế ca làm việc dễ dàng, trực quan để nhân viên và nhà quản trị dễ dàng theo dõi. Việc đăng ký ca làm trở nên đơn giản hơn để nhân viên chủ động đăng ký. Ngoài ra, hệ thống còn thông báo lịch làm việc, ca làm việc để nhân viên tránh quên thông tin.
- Chi phí đầu tư thấp nhất thị trường khi chỉ từ 15.000 đ/nhân sự/tháng. Đặc biệt, ACheckinkhuyến mãi 3 tháng sử dụng miễn phí.
Trên đây là những thông tin liên quan đến quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ cung cấp phần mềm quản lý nhân sự tại ACheckin, doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM ACheckin
- Email liên hệ: sale@ACheckin.vn
- Hotline: 0888684366
- Website: https://ACheckin.vn/
