Sử dụng ứng dụng quản lý phòng họp là phương án hữu ích giúp công ty tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Sau đây là top 3 app để quản lý phòng họp hiệu quả nhất.
Ngày nay với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và ứng dụng di động. Các công việc và các thao tác phức tạp cần được tối giản hoá giai đoạn. Và việc sắp xếp công việc cũng không phải là một ngoại lệ. Thay vì vẫn áp dụng phương pháp sắp xếp phòng họp, làm việc truyền thống tốn nhiều thời gian, bị trùng giờ họp thì các phần mềm quản lý phòng họp đã ra đời.
Ứng dụng quản lý phòng họp là gì?
Để nói một cách dễ hiểu, ứng dụng quản lý phòng họp sẽ trình bày thông tin lịch họp của từng phòng trong công ty (đối với công ty có nhiều phòng họp) giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt thông tin, tình trạng để book lịch họp theo thời gian thực. Nhờ có những phần mềm quản lý booking phòng họp nội bộ, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian và thực hiện các thao tác đặt phòng hoàn toàn trên máy tính hoặc điện thoại.
Ưu điểm của việc dùng ứng dụng để quản lý phòng họp
Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
Thay vì việc thường xuyên phải kiểm tra với bộ phận kĩ thuật về tình hình lịch trống của phòng họp thì giờ đây thông qua việc sử dụng phần mềm/ứng dụng quản lý phòng mọi thông tin sẽ hiển thị ngay trên điện thoại/máy tính mà không cần mất nhiều thời gian trao đổi với các bộ phận khác. Nhân viên hoàn toàn có thể thực hiện thao tác booking phòng trên điện thoại hay máy tính bảng của mình.
Thông tin đầy đủ, chính xác
Với các phần mềm quản lý phòng họp mọi thông tin đều được hiển thị đầy đủ và chính xác theo thời gian thực. Từ đó nhân viên có thể nắm bắt được lịch trống để book phòng cho cuộc họp của mình. Không những thế, phần thông tin còn hiển thị thêm thời gian book, người book phòng, thời gian kết thúc,…
Quản lý dễ dàng
Vì có những thông tin đầy đủ, chính xác mà các ứng dụng quản lý phòng họp mang lại, leader hoàn toàn có thể kiểm tra được cơ sở vật chất cũng như chất lượng phòng họp sau mỗi lần sử dụng. Việc này giúp các nhà quản lý không mất thời gian kiểm tra nhiều lần.
Phần mềm quản lý phòng họp phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay đã có khá nhiều công ty xây dựng và phát triển các phương thức quản lý thiết bị thông minh. Dưới đây là 1 số phần mềm/ứng dụng nổi bật hơn cả trong việc quản lý phòng họp được các doanh nghiệp tin dùng.
ACheckin
ACheckin là phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp đa dạng. Bên cạnh các tính năng quản lý nhân sự, ACheckin còn phát triển tính năng quản lý tài nguyên, cụ thể là tài sản của doanh nghiệp, trong đó có đặt phòng họp. Với ACheckin mọi thao tác đặt phòng, kiểm tra thông tin đều được thực hiện qua app trên điện thoại vì vậy vô cùng tiện lợi và dễ theo dõi. Hiện tại ứng dụng đã có sẵn trên IOS và CHPlay.
Link tải miễn phí tại đây
VT Meeting
Với VT Meeting, doanh nghiệp có thể quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm trên cùng một hệ thống duy nhất. Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ các trình duyệt phổ biến như Firefox, Chrome,…Hơn thế nưa, VT Meeting còn cung cấp khả năng tích hợp lịch họp vào Outlook Calendar của từng cá nhân. Cuối mỗi buổi họp, phần mềm còn cung cấp báo cáo sử dụng và chi phí sử dụng phòng họp.
Yarooms
Phần mềm đặt phòng Yaroom có thể kết nối với Outlook Exchange, Google iCalendar, … thuận tiện cho việc sắp xếp công việc. Bên cạnh đó Nhân viên có thể xem phòng họp còn trống hay đã đặt chỗ ngay tại phòng họp, nếu trống thì cho phép đặt chỗ họp dùng màn hình touch, hoặc dùng web browser của máy tính, smartphone, tablet,…để đặt chỗ phòng họp từ xa. Hay dùng Outlook để book phòng họp. Cho phép thông báo lịch họp cho cả những người có email ngoài hệ thống Outlook. Yaroom còn có thể phân quyền cho người đặt chỗ, ví dụ cấp quản lý được ưu tiên hơn nhân viên khi đặt phòng. Hay có các phòng họp chỉ cấp quản lý mới được đặt chỗ.
Trên đây là TOP 3 ứng dụng/phần mềm đặt phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn chọn lựa được hình thức quản lý phòng họp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
