Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý KPI đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ quản lý KPI của Việt Nam cũng như của nước ngoài, dưới đây là các tiêu chí đánh giá 1 phần mềm KPI và TOP 10 phần mềm KPI được đánh giá cao nhất để giúp bạn lựa chọn 1 công cụ phù hợp.
Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm KPI là công cụ giúp tổ chức thiết lập, quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc so với mục tiêu đã đề ra, thường cần kết nối với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như DMS, CRM hay các phần mềm quản lý sản xuất, nhân sự để có thể tự cập nhật số liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI, hoặc xuất đầu ra (kết quả đánh giá KPI) cho mục tiêu tính lương, thưởng trên phần mềm nhân sự.
TOP 10 phần mềm quản lý KPI hàng đầu hiện nay.
Scoro
Phần mềm KPI Scoro cho phép nhà quản lý giám sát từ mọi khía cạnh của doanh nghiệp trên một (hoặc một số) bảng điều khiển – và theo dõi KPI dự án, công việc và tài chính trong thời gian thực.
Điều thú vị về công cụ này: Thay vì sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý công việc, theo dõi tài chính, lập kế hoạch dự án hoặc lập báo cáo, nhà quản lý có thể sử dụng Scoro như là một giải pháp duy nhất đã tích hợp tất cả các tính năng.
Ưu điểm
- Đa dạng mục đích sử dụng
- Phù hợp nhiều loại hình công ty và dự án
- Theo dõi đa dạng, bảng biểu, báo cáo chi tiết
Nhược điểm
- Phần mềm không có giao diện tiếng Việt
- Giá thành cao (khởi điểm từ 26 USD ~ 650.000VND/user/tháng) tương đối cao so với hạn mức đầu tư của doanh nghiệp Việt Nam
- Phần mềm phù hợp với các tổ chức có mức độ trưởng thành cao do quy trình set-up phức tạp và cần có người chuyên trách.
Simple KPI
Tương tự với Scoro, Simple KPI là một phần mềm KPIs dạng SaaS, chuyên trách để sử quản lý KPIs cho doanh nghiệp, với ưu thế sử dụng dễ dàng và khả năng tuỳ biến báo cáo đa dạng.
Ưu điểm:
- Tuỳ biến báo cáo đa dạng
- Cài đặt và sử dụng đơn giản
- Giá thành thấp hơn Scoro (từ 9$/tháng/user)
Nhược điểm:
- Tuỳ biến kém, chỉ phù hợp với các công ty có mô hình hoạt động đơn giản
- Không có tiếng Việt và không có hỗ trợ khách hàng bằng tiếng Việt.
ACheckin
Phần mềm quản lý KPI của ACheckin là một phần mềm quản lý KPI dạng động, các KPIs sẽ được theo dõi ở các thẻ và phân bổ đến từng phòng ban và nhân viên. Khả năng tuỳ biến cao, tạo KPI nhiều tầng đa liên kết, kết hợp với trao đổi nội bộ để quản lý KPI dễ dàng. Dùng thử ACheckin tại đây
Ưu điểm:
- Giá thành hợp lý (giá từ 20.000/users/tháng tối thiểu 10 nhân viên ~ 2tr400/năm) phù hợp với các doanh nghiệp có ngân sách không cao.
- Khả năng tuỳ biến đa dạng, ngoài để quản lý KPI, bộ phần mềm ACheckin có thể dùng để quản lý công việc dạng lẻ và dạng quy trình
- Phần mềm tiếng Việt, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và thân thiện
Nhược điểm:
- Khả năng tích hợp chưa sâu
- Không có dashboard, cần vào từng KPIs để theo dõi
Base Goal
Phần mềm quản lý KPI Base Goal là một phần mềm quản lý KPI của Base.vn giúp thiết lập mục tiêu cho tổ chức, phòng ban và cá nhân theo dạng KPI/OKRs với đa dạng loại chỉ số theo dõi.
Ưu điểm:
- Phần mềm tiếng Việt với đội ngũ hỗ trợ bằng tiếng Việt
- Khả năng đặt mục tiêu, gắn kết mục tiêu và tích hợp đa dạng
- Sử dụng được trong nhiều mục đích
Nhược điểm:
- Tương đối khó sử dụng do cần tích hợp với các phần mềm khác, phù hợp các công ty có đội ngũ chuyên trách
- Chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao với SMEs, giá trị đầu tư tối thiểu khoảng 20tr/năm để sử dụng được Base Goal.
BSC Designer
BSC Designer là một trong những phần mềm quản lý KPI hàng đầu trên thế giới. Phần mềm này cung cấp tính năng tạo và quản lý BSC (Balanced Scorecard) và KPI. Nó cung cấp giao diện người dùng thân thiện, tích hợp mô hình BSC, bảng điều khiển tùy chỉnh và hỗ trợ tất cả các loại chỉ số KPI.
Ưu điểm:
- Cung cấp mô hình Balanced Scorecard tích hợp cho việc tạo KPI.
- Tích hợp tính năng bảng điều khiển tùy chỉnh cho phép người dùng tùy chỉnh trực quan hóa dữ liệu KPI của họ.
- Cung cấp các biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa KPI.
Nhược điểm:
- Không hỗ trợ tính năng tích hợp với các ứng dụng khác
- Phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ một số tính năng cơ bản.
- Khó sử dụng
QlikView
Phần mềm QlikView cung cấp tính năng cho phép người dùng tạo và quản lý KPI dựa trên các tập dữ liệu phân tích. Nó cũng cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu bằng cách tạo biểu đồ và đồ thị.
Ưu điểm:
- Cung cấp tính năng quản lý dữ liệu KPI tập trung.
- Hỗ trợ tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để phân tích KPI.
- Tích hợp tính năng trực quan hóa dữ liệu thông qua các biểu đồ và đồ thị.
Nhược điểm:
- Chi phí cao (Từ $9400 – $19000)
- Khó sử dụng phần mềm với những người mới
Klipfolio
Klipfolio là một phần mềm KPI đám mây, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu trực quan giúp người dùng quản lý hiệu quả các chỉ số KPI của họ.
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng và không yêu cầu kỹ năng lập trình.
- Được tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm Google Analytics, Salesforce và các cơ sở dữ liệu khác.
- Cho phép người dùng tùy chỉnh bảng điều khiển và báo cáo của mình.
Nhược điểm:
- Tính năng của Klipfolio không đa dạng bằng các phần mềm KPI khác trên thị trường.
- Chi phí cao đối với doanh nghiệp SMEs (Từ $39/ tháng)
ClearPoint Strategy
ClearPoint Strategy hỗ trợ người quản lý theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu quả các chỉ số KPI của doanh nghiệp. Đặc biệt, ClearPoint cũng cho phép tổ chức liên kết giữa các KPI khác nhau, giúp người dùng hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa các chỉ số này.
Ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, tùy chỉnh linh hoạt.
- Có thể liên kết giữa các chỉ số KPI khác nhau.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng cao (Từ $125/ tháng)
- Không hỗ trợ tính năng đa ngôn ngữ.
Corporater
Corporater cung cấp một nền tảng tích hợp để quản lý các KPI, giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ tính toán toán KPI tự động
- Tùy biến linh hoạt để phù hợp với mọi yêu cầu của doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Giao diện không thân thiện với người dùng, mất thời gian học cách sử dụng
- Không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng việt
KPI Fire
KPI Fire là một phần mềm đánh giá KPI đa chức năng, cung cấp các công cụ để thiết lập, theo dõi và đánh giá các chỉ số KPI của doanh nghiệp. Phần mềm cũng giúp quản lý tiết kiệm thời gian cũng như đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên.
Ưu điểm:
- Tính năng tạo báo cáo KPI tự động
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu và đặt mục tiêu KPI cho nhóm nhân viên hoặc cá nhân.
Nhược điểm:
- Giao diện không thân thiện và phức tạp
- Phí sử dụng cao (Từ $39/ tháng)
Chức năng chính của phần mềm đánh giá KPI
- Thiết lập mục tiêu: Phần mềm đánh giá KPI giúp doanh nghiệp thiết lập không chỉ mục tiêu ngắn hạn mà còn dài hạn.
- Quản lý tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện KPI và cập nhật thông tin một cách định kỳ.
- Phân tích dữ liệu: Tích hợp công cụ phân tích dữ liệu để hỗ trợ người quản lý xem xét và đánh giá năng suất làm việc cũng như hiệu quả của nhân viên
- Báo cáo: Cung cấp các báo cáo tổng quan về tiến độ và hiệu quả của KPI, giúp người dùng nhận định đúng về tình trạng hiện tại và điều chỉnh mục tiêu.
- Tích hợp: Phần mềm quản lý mục tiêu thường tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý nhân sự, CRM, ERP, giúp kết nối các hoạt động và tối ưu hoá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Bảo mật: Phần mềm KPI nên đảm bảo tính bảo mật và chỉ cho phép truy cập thông tin cho những người được phân quyền.
- Đa nền tảng: Phần mềm quản trị mục tiêu nên hỗ trợ đa nền tảng, giúp người dùng truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp: Phần mềm KPI cần có tính linh hoạt cao, cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Ưu điểm của phần mềm quản lý KPI
Không đơn thuần chỉ là công cụ thay con người làm việc, rút ngắn thời gian tính hiệu suất công việc, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, các phần mềm quản lý KPI còn giúp doanh nghiệp – tổ chức:
- Mang lại cái nhìn tổng quan, đa chiều và đầy đủ nhất về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp.
- KPI được trình bày cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định định hướng hành động.
- Đo lường thành tích của cá nhân hoặc tập thể một cách khách quan, liên tục, dễ dàng cho ban lãnh đạo công ty và bộ phận nhân sự đánh giá để đưa ra được chế độ đãi ngộ phù hợp.
- KPIs cá nhân được theo dõi trực tiếp trên phần mềm, trình bày rõ ràng cụ thể giúp từng thành viên trong tổ chức nắm bắt được việc cần làm để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Các tiêu chí để lựa chọn ứng dụng quản lý KPI
Như đã trình bày ở trên, các phần mềm KPI sẽ giúp ích rất nhiều cho quản lý trong doanh nghiệp trong việc điều hành tổ chức. Lựa chọn phần mềm quản lý mục tiêu cần dựa vào nhu cầu và mục của doanh nghiệp, cũng như giải pháp phần mềm có thể cung cấp. Dưới đây là 1 số tiêu chí giúp bạn có thể lựa chọn phù hợp.
- Chi phí đầu tư: với doanh nghiệp, mua một phần mềm KPI là một khoản đầu tư nên một phần mềm KPI giá phù hợp sẽ là một ưu tiên hàng đầu
- Giao diện: thân thiện, dễ sử dụng, dễ dàng thao tác. Do phần mềm KPI được sử dụng trên toàn bộ công ty nên một phần mềm dễ sử dụng sẽ khiến việc triển khai, theo dõi và đánh giá KPI hiệu quả hơn.
- Khả năng tuỳ biến: nên có khả năng tuỳ biến cao. Do mỗi tổ chức/doanh nghiệp sẽ có mục tiêu và yêu cầu khác nhau giữa các phòng ban nên cách đặt mục tiêu tại mỗi tổ chức và trong nội bộ cũng sẽ rất đa dạng nên một phần mềm tuỳ biến cao sẽ phù hợp cho doanh nghiệp trong dài hạn giúp tối đa hoá giá trị đầu tư.
- Bảo mật: KPI hay các dữ liệu hoạt động là các dữ liệu nhạy cảm, việc rò gỉ những dữ liệu này sẽ ảnh hưởng tiêu cực tới toàn bộ doanh nghiệp nên độ bảo mật của phần mềm nên được kiểm tra kĩ càng.
- Cập nhật: việc phát sinh bug hay những nhu cầu phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm là không thể tránh khỏi, do vậy phần mềm quản trị mục tiêu được lựa chọn nên được cập nhật và hỗ trợ thường xuyên để tránh việc gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp.
- SaaS hay On-Permise: như các tiêu chí ở trên một phần mềm dạng SaaS sẽ nên là một ưu tiên hàng đầu dành cho doanh nghiệp với những ưu điểm như: chi phí đầu tư tối ưu (tính trên đầu users, giao diện thân thiện, sử dụng ngay trên web, không cần cài đặt, cập nhật và hỗ trợ thường xuyên.
Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm KPI?
- Nhìn vào mục tiêu chung của tổ chức: Phần mềm KPI cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc để đạt được các mục tiêu. Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất của nhân viên, đảm bảo rằng mục tiêu chung của doanh nghiệp có thể đạt được trong thời gian đã lên kế hoạch.
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Phần mềm KPI cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất, từ đó đưa ra các ý tưởng, kế hoạch hay quyết định quan trọng dựa trên thông tin thực tế.
- Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên: Việc chia nhỏ mục tiêu và theo dõi tiến độ làm việc sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc và trách nhiệm cao hơn. Hơn nữa, phần mềm KPI giúp quản lý có thể theo dõi và phản hồi trực tiếp ngay trong thời gian thực hiện công việc. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về yêu cầu cũng như cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Tăng tính minh bạch và động lực: Phần mềm quản lý, đánh giá KPI tạo ra một môi trường minh bạch và công bằng cho nhân viên. Khi các mục tiêu và kết quả đánh giá được công khai, nhân viên sẽ được động viên để cố gắng đạt được mục tiêu và cải thiện hiệu suất làm việc của mình.Mang lại cái nhìn tổng quan, đa chiều và đầy đủ nhất về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Phần mềm quản lý và đánh giá KPI là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động của tổ chức và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc sử dụng phần mềm KPI trở nên ngày càng phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết.
Trong 10 phần mềm kể trên, ACheckin là cái tên nổi bật hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý mục tiêu, hiệu suất làm việc của nhân viên để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như cạnh tranh trên thị trường. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn và kiến thức tổng quan về phần mềm quản lý mục tiêu.
