Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là công cụ quản lý nguồn nhân sự hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động tại doanh nghiệp. Nhờ đó, giúp thiết lập được đội ngũ nhân lực xuất sắc và góp phần tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Cùng ACheckin tìm hiểu chi tiết về chức năng, tính năng cần có của hệ thống quản lý nhân sự qua bài viết sau đây.
1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human resource management system) là một ứng dụng phần mềm dùng để lưu trữ thông tin nhân viên và hỗ trợ các chức năng nhân sự khác nhau như chấm công, tính lương,thưởng, tuyển dụng, đào tạo,…
HRMS hỗ trợ ban lãnh đạo, nhà quản lý nhân sự quản lý các chức năng nhân sự một cách hiệu quả. Vì vậy, đối tượng sử dụng chính của hệ thống quản lý nhân sự là ban lãnh đạo, HR của công ty. Hệ thống quản lý nhân sự giúp HR quản lý nhân sự trong mọi giai đoạn trong vòng đời làm việc của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ hưu.
2. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?
HRIS (Human Resources Information System) là hệ thống thông tin nguồn nhân lực, cho phép người dùng quản lý và theo dõi các nhu cầu nhân sự quan trọng. Nền tảng HRIS tập trung khai thác thông tin nhân viên bằng cách ghi chép và quản lý điện tử hồ sơ nhân viên.
HRMS (Human Resources Management System) là hệ thống quản lý nguồn nhân lực, giúp người dùng thực hiện công việc phân tích, đánh giá và tạo báo cáo dữ liệu dễ dàng hơn. Bên cạnh việc lưu giữ thông tin nhân viên thì còn có khả năng tự động hóa các quy trình nhân sự cốt lõi như tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
3. Hệ thống quản lý nhân sự cần có chức năng gì?
3.1 Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự
Quản lý nhân sự bằng HRMS giúp công ty lập ra quy trình tuyển dụng và đào tạo khoa học, hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ được sử dụng các tính năng hỗ trợ của hệ thống như đăng tin tuyển dụng tại nhiều phương tiện cùng lúc, lọc CV ứng viên theo tiêu chí của công ty. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp có thể tìm được những nhân viên tiềm năng và phù hợp với nhu cầu nhân lực của mình.
3.2 Kiểm soát đơn từ xin phép
HRMS đã cung cấp các biểu mẫu xin phép đa dạng trên hệ thống để quản lý được đơn từ của toàn thể nhân lực. Các mẫu đơn này được thực hiện tự động hóa 100% nên đảm bảo chính xác và được lưu giữ vĩnh viễn trên hệ thống, hạn chế nguy cơ làm đơn xin phép sai hoặc thất lạc chúng.
3.3 Ghi nhận chấm công
Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp chức năng chấm công thông minh, giúp hiển thị đầy đủ giờ công làm thực tế và mức lương tương ứng mỗi ngày. Nhờ đó, giúp người lao động có thể theo dõi sát sao bảng lương của mình trong một tháng làm việc. Điều này cũng giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ kế toán mỗi khi phải thống kê công và tính lương vào cuối tháng.
3.4 Tính lương tự động
Dựa trên bảng chấm công được ghi nhận, nền tảng quản lý nhân sự được lập trình để tính lương tự động. Qua đó, giúp giảm chi phí thuê kế toán và đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót nào trong quá trình tính lương nhân viên. Tiền lương sẽ được chuyển về tài khoản người lao động đúng hạn và không gặp phải bất kỳ rủi ro gì.
3.5 Cập nhật thông tin doanh nghiệp cho nhân sự
Hệ thống sẽ cập nhật đầy đủ thông tin quan trọng đến với nhân sự mà không cần người lao động phải tải về bộ nhớ cá nhân. Tất cả dữ liệu đều được cập nhất trên phần phần mềm và sẽ lập tức gửi thông báo đến nhân viên nếu có dữ liệu gì mới. Điều này giúp nhân viên luôn nắm bắt được mọi thông tin quan trọng về doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơ
3.6 Thiết lập quy trình làm việc
Quy trình làm việc được hệ thống nhân sự chuẩn hóa, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập và quản lý nhân sự cho doanh nghiệp. Nếu ứng viên đủ điều kiện để làm việc tại doanh nghiệp, hệ thống sẽ ngay lập tức gửi thông tin về quy trình làm việc giúp người mới hiểu rõ hơn về chu trình vận hành của doanh nghiệp.
3.7 Đánh giá hiệu suất làm việc
Nhờ sử dụng công cụ HRMS để quản lý nhân sự, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được chất lượng công việc và hiệu suất lao động của từng nhân viên. Nhờ đó, có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh và khen thưởng phù hợp để thúc đẩy tinh thần cống hiến của người lao động.
3.8 Báo cáo và phân tích kết quả
Sau quá trình phân tích thông tin, phần mềm quản lý nhân sự sẽ báo cáo kết quả nhanh chóng cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh tại công ty và đưa ra những điều chỉnh, thay đổi nếu cần thiết. Nhờ đó, giúp quy trình quản lý nhân sự tại công ty ngày càng chặt chẽ và mang lại hiệu quả cao.
4. Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động như thế nào?
HRMS sử dụng công nghệ tự động hóa kỹ thuật số, giúp tổ chức cũng như hiển thị mọi dữ liên liên quan đến các ứng viên một cách chi tiết. Bên cạnh đó thì hệ thống cũng đề cao tính bảo mật nên mỗi người dùng sẽ có một tài khoản riêng với nhiều bước xác minh, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép người dùng hạn chế truy cập thông tin cụ thể bằng cách sử dụng phân đoạn. Bất kỳ sự thay đổi thông tin nào cũng sẽ được nền tảng này lưu trữ theo thời gian thực, giúp quản lý thông tin hiệu quả. Không chỉ có vậy, người dùng còn có thể tự nhập thông tin một cách chủ động mà không cần phải nhờ vào hệ thống.
Trong quá trình xây dựng, hệ thống HRMS cũng đã tích hợp thêm nhiều ứng dụng cung cấp những dịch vụ liên quan như ký tài liệu, lên lịch họp hay tính lương để mang đến một trải nghiệm tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp.
5. Lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà người dùng sẽ nhận được khi sử dụng hệ thống quản lý nhân sự:
- Tăng hiệu quả: Đây là lợi ích rõ nhất mà doanh nghiệp có thể nhận thấy một cách rõ ràng. Với các tính năng tự phục vụ, cũng như lập hồ sơ tự động, khách hàng có thể điều chỉnh nhân sự, công việc một cách dễ dàng.
- Quyết định hoạch định lực lượng: Về vấn đề này, hệ thống sẽ cung cấp các dữ liệu tuyển dụng và phân tích một cách cụ thể, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả một cách rõ rệt.
- Khả năng giữ chân nhân viên: Khi sử dụng phần mềm này, quý công ty có thể lập ra những kế hoạch phù hợp với mỗi người. Điều này tạo nên một công việc ý nghĩa đến với mọi thành viên, giúp nhân viên gắn bó lâu hơn với đơn vị.
- Tuyển dụng hiệu quả: Với phần mềm sử dụng AI, HRMS giúp doanh nghiệp có thể tìm được nhiều ứng cử viên một cách nhanh chóng và phù hợp, mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất.
- Biên độ sai số nhỏ: Chắc hẳn với bất kỳ phần mềm nào cũng đều xảy ra những sai số. Tuy nhiên, đây được cho là hệ thống có biên độ sai số nhỏ nhất thị trường hiện nay.
6. Tại sao hệ thống quản lý nhân sự HRMS lại quan trọng?
Bên cạnh những lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi sử dụng hệ thống quản lý nhân sự này thì HRMS còn cho thấy tầm quan trọng quả nó thông qua việc cho phép công ty bắt kịp với tiến độ làm việc. Bởi lẽ, bằng cách sử dụng phần mềm này, công ty có thể quản lý nhân sự một cách vô cùng hiệu quả. Yếu tố này sẽ giúp họ có thể cạnh tranh với phần lớn doanh nghiệp trên thị trường, làm hài lòng phần lớn khách hàng cũng như giữ chân được nhiều nhân tại cho công ty.
7. Những xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Tự động hóa quy trình quản lý
Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế tự động hóa và có khả năng thực hiện mọi công việc đã được lập trình sẵn với hiệu quả cao nhất. Hầu như tất cả doanh nghiệp đều đang sử dụng các ứng dụng quản lý có tính năng tự động hóa để tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.
Ứng dụng công nghệ AI vào hệ thống
AI được trang bị trong hệ thống quản lý nhân sự, giúp quá trình quản lý diễn ra hoàn toàn tự động và đảm bảo hiệu quả cao. Đây là xu hướng mới của quy trình quản lý nhân lực hiện nay, giúp giảm bớt các vấn đề thất thoát thông tin do sở hữu công nghệ AI tân tiến và vượt trội nhất.
Tính năng quản lý từ xa
Với phần mềm quản lý nhân lực, các công ty có thể theo dõi tiến độ làm việc và hiệu suất lao động của nhân viên từ xa. Hiện nay, khá nhiều mô hình doanh nghiệp cho phép làm việc giữa nhà và văn phòng, giúp quản lý nhân sự hiệu quả hơn cũng như giảm bớt các gánh nặng trong công tác vận hành.
Có thể thấy rằng, phần mềm quản lý nhân sự đã được cải tiến và nâng cấp chất lượng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tình hình lao động tại công ty. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tìm ra được nền tảng uy tín để quản lý nhân sự được hiệu quả, tối ưu. Đó là lý mà phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự ACheckin công nghệ cao được ra đời để đáp ứng nhu cầu khách hàng về một phần mềm quản lý hiện đại và và thông minh.
8. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự ACheckin
Phần mềm quản lý nhân sự ACheckin được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao vì sở hữu đầy đủ các tính năng quản lý thông minh, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng. Hệ thống cho phép quản lý nhân sự từ xa, quản lý bán hàng, quản lý dữ liệu thông tin giúp doanh nghiệp nắm rõ về tình hình lao động và đưa ra những thay đổi phù hợp, hiệu quả nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự của ACheckin hỗ trợ các hình thức chấm công thông minh như AI, QR code, định vị, wifi, chấm công từ xa. Nhờ đó, tối đa quyền lợi của người lao động, đảm bảo họ luôn được ghi nhận sự đóng góp và nhận được tiền lương tương ứng với thành quả lao động của mình.
ACheckin cung cấp các phần mềm quản lý nhân lực sẵn có và cũng có thể thiết kế theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tất cả công ty đều có thể tự lên kế hoạch quản lý và kiểm soát tình hình lao động tại công ty hiệu quả, tối ưu nhất. Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm vì tất cả phần mềm quản lý của chúng tôi đều được trang bị công nghệ tân tiến và có thể làm hài lòng tất cả doanh nghiệp.
Các sản phẩm của ACheckin đều được áp dụng chính sách bảo hành lâu dài nên doanh nghiệp có tin tưởng vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý cao cấp ACheckin, hãy nhanh chóng liên hệ với đội ngũ nhân viên để được tư vấn và hỗ trợ đặt hàng nhanh chóng:
Email liên lạc: sale@acheckin.vn
Hotline Ancheckin: 0888684366
Website chính thức: https://acheckin.vn/
