Từ xưa xưa, phần lớn doanh nghiệp đều sử dụng sổ chấm công truyền thống như một cách điểm danh nhân viên hàng ngày. Nhưng kể từ khi các ứng dụng chấm công trên điện thoại ra đời, nó đã nhanh chóng “lên ngôi” thế chỗ cho hình thức sổ chấm công ngày nào.
Để hiểu vì sao app chấm công lại trở nên phổ biến đến như vậy thì các bạn hãy cùng chúng tôi xem xét mọi khía cạnh nhé.
Ứng dụng chấm công ra đời là xu thế tất yếu?
(App) ứng dụng chấm công trên điện thoại là phần mềm được tích hợp các tính năng giúp nhân viên điểm danh hàng ngày và người quản lý có theo dõi dựa trên những dữ liệu đó.
Trước khi app chấm công ra đời thì sổ chấm công, chấm công bằng máy chấm công vân tay, bằng thẻ từ đã tồn tại. Tuy nhiên các hình thức này đang dần bộc lộ những hạn chế của mình trong việc quản lý:
Thứ nhất: Dùng sổ chấm công quản lý sẽ không thể kiểm soát đúng thời gian làm việc của nhân viên. Hơn nữa còn phải mất rất nhiều nhân lực và thời gian để tổng hợp, phân loại dữ liệu vì đây là cách làm thủ công bằng tay.
Thứ hai: Dù có hiện đại hơn so với sổ chấm công nhưng máy chấm công vân tay vẫn tồn tại nhiều yếu điểm:
- Nhân viên biết cách để qua mặt máy chấm công, họ sẽ lợi dụng điều đó nhằm mục đích bóp méo dữ liệu thông tin để hưởng lợi.
- Mỗi người sẽ có mẫu vân tay riêng cho máy nhận biết nhưng đến khi vân tay bị mờ, bị ẩm ướt sẽ rất khó để máy ghi nhận ngày công đầy đủ, chính xác.
- Tuy rằng một số máy chấm công có giá thành rẻ, phù hợp với mọi quy mô cũng như nhu cầu của doanh nghiệp nhưng đến khi xảy ra sự cố hoặc hỏng hóc sẽ mất thời gian để khôi phục lại. Do đó quy trình chấm công cho nhân viên bị gián đoạn.
- Máy chấm công thường không xác định được ca làm bộ phận kế toán nhân sự buộc phải ngồi tính công, gửi các thông tin điều chỉnh công. Trong quá trình tổng hợp có thể xảy ra sai sót nếu không tiến hành rà soát kỹ nguồn dữ liệu.
Thứ ba: Tốn kém về mặt chi phí, nhân lực. Rõ ràng việc chấm công bằng tay rất tốn nhân lực, thời giời gian, tiền bạc nhất là với các doanh nghiệp có quy mô lớn lên đến hàng trăm hàng nghìn người.
Thứ tư: Nếu như thông tin chấm công không minh bạch, không rõ ràng thì chắc chắn sẽ khiến nhân viên cảm thấy ức chế, gây hiểu nhầm với bộ phận nhân sự thậm chí gây mất đoàn kết trong nội bộ tập thể công ty.
Hơn nữa trong thời đại số hóa phát triển, công nghệ 4.0 ra đời đã tác động lên mọi mặt đời sống kinh tế xã hội trong đó có quản lý nhân sự. Liệu rằng một công ty vẫn giữ nếp chấm công lạc hậu vừa tốn kém vừa lãng phí vừa khiến nhân viên không phục thì công ty đó có thể tồn tại và phát triển lâu dài?
Qua đây ta có thể thấy: Những phương thức chấm công truyền thống nhiều hạn chế đã không còn phù hợp và bị tẩy chay mạnh mẽ. Người quản trị nhân sự cần một công cụ mới giúp họ quản lý hiệu quả hơn. Chính điều này đã tạo điều kiện cho các ứng dụng chấm công trên điện thoại ra đời như một xu thế tất yếu.
Các ứng dụng chấm công trên điện thoại đang là xu hướng?
Sau khi app chấm công ra mắt, ngay lập tức nhiều hình thức chấm công cũ bị đào thải vì chúng không còn phù hợp. Ứng dụng chính thức “lên ngôi” được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ cho đến lớn, tại các nhà hàng, quán cà phê….. đâu đâu cũng thấy cụm từ check in, check out trên app hàng ngày. Chính bởi chúng khắc phục hạn chế của cái cũ, thể hiện ưu điểm nổi bật hơn hẳn:
- Chấm công nhanh chóng ngay trên các thiết bị di động iOS và Android chỉ với một chạm
- Dữ liệu chấm công được ghi nhận trong tích tắc, hiển thị thời gian thực trên màn hình để nhân viên có thể theo dõi hoặc phản hồi với nhân sự.
- Quy trình quản lý chấm công trở nên đơn giản hơn, minh bạch hơn
- Không còn tình trạng giả mạo vân tay chẩm công hộ như trước đây
- Người quản trị sẽ tổng hợp thông tin dữ liệu, quản lý, thay đổi….. ngày công trong phần quản trị một cách dễ dàng và nhanh gọn.
- Tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian vì mọi thao tác đều được phần mềm xử lý. Con người chỉ đóng vai trò rất nhỏ.
- Một số ứng dụng phần mềm còn tích hợp thêm nhiều tính năng quản trị nhân sự như: tính lương, lưu trữ hồ sơ nhân viên, thông tin khen thưởng…..
- Mặt khác, sử dụng ứng dụng chấm công thông minh được xem là cách giúp nhân viên tiếp cận công nghệ, nắm bắt cái mới hiệu quả nhất.
ACheckin là một trong số những app chấm công bằng điện thoại hiện đại nhất hiện nay khi tích hợp đến 4 hình thức: QR Code, Camera AI, Vị trí và Wifi tiện lợi. Chưa kể còn hỗ trợ tạo ca làm việc linh hoạt, quản lý nhân viên, quản lý hệ thống, quản lý tài sản, truyền thông nội bộ….. Bạn đăng có thể ký dùng thử ACheckin miễn phí TẠI ĐÂY
Để biết thêm nhiều ứng dụng khác, mời bạn đọc tham khảo thêm bài viết sau:
[Top 5] ứng dụng chấm công cá nhân miễn phí trên điện thoại phải tải
Một khi sổ chấm công, máy chấm công không còn phù hợp, gây trở ngại đến việc quản lý nhân sự thì các ứng dụng chấm công trên điện thoại ra đời và trở thành xu hướng là điều tất yếu trong sự phát triển chung.
