Có 2 tư duy phổ biến về chuyển đổi số. Thứ nhất, chỉ cần sử dụng công nghệ tức là chuyển đổi số. Tuy nhiên, 70% doanh nghiệp Việt Nam đã thử sử dụng công nghệ những vẫn không nhận được giá trị mà chuyển đổi số hứa hẹn. Thứ hai, quy trình chuyển đổi số bắt đầu từ những quyết định “top down”, tức là người lãnh đạo “nhấn nút” thay đổi và cả hệ thống chuyển mình. Vậy nhưng, CEO sẽ không bao giờ dám bắt đầu nếu không có những đề xuất công nghệ và quản trị rủi ro từ phía “bottom up”.
Vậy tư duy đúng về quy trình chuyển đổi số là như thế nào?
Những tư duy đúng đắn về chuyển đổi số
1. Chuyển đổi số không phải việc của một cá nhân
Chuyển đổi số đang được kỳ vọng vào những quyết định từ phía “bên trên” – người lãnh đạo. Nhưng người đứng đầu sẽ không bao giờ ra quyết định được nếu không có đề xuất từ phía nhân viên.
Đề xuất chuyển đổi số và những giải pháp cụ thể có thể đến từ phía nhà quản lý cấp trung. Họ sẽ là người nắm được tổng thể quy trình hoạt động của cả team và biết được chỗ nào đang bị tắc, chỗ nào nên nâng cấp. Từ đó, nhà quản lý cấp trung sẽ phối hợp cùng người có chuyên môn về công nghệ để đi tìm giải pháp. Sau khi có những đề xuất giải pháp, nhà quản lý sẽ cân nhắc về giá trị đầu tư, quản trị rủi ro để quyết định có “nhấn nút” chuyển đổi số hay không.
Nếu hệ thống bên dưới chỉ chờ đợi lãnh đạo quyết định chuyển đổi số thì dù có tài giỏi đến đâu, người lãnh đạo cũng khó quyết định chính xác được một mình. Vì họ không phải là người hiểu rõ nghiệp vụ của tất cả phòng ban, cũng không phải người làm việc trực tiếp và hiểu rõ hệ thống như hơi thở giống như nhân viên và quản lý cấp trung.
Tóm lại, tư duy chuyển đổi số là việc của 1 người là hoàn toàn sai lầm. Muốn chuyển đổi số thành công, từng cá nhân của doanh nghiệp đều cần mong muốn thay đổi, cùng đề xuất giải pháp. Giống như việc trèo thuyền, nếu chỉ thuyền trưởng lao động một mình, con thuyền sẽ không bao giờ đi xa và đi nhanh được.
2. Chuyển đổi số không phải chỉ là công nghệ
Nhiều doanh nghiệp vẫn tư duy rằng chuyển đổi số chỉ đơn giản là sử dụng công nghệ để tự động hóa một số hoạt động trong doanh nghiệp. Tư duy này không sai, nhưng chưa đủ.
Chuyển đổi số nghĩa là nhà lãnh đạo có sự kiểm soát xuyên suốt, từ mục tiêu, quy trình tới kết quả. Các dữ liệu và báo cáo phải được lưu trữ và xử lý thông minh, hỗ trợ tốt cho quá trình ra quyết định của nhà lãnh đạo.
Chuyển đổi là sự kết hợp của 3 yếu tố: công nghệ, văn hóa doanh nghiệp, mô hình kinh doanh. Văn hóa doanh nghiệp ở đây là sự sẵn sàng thay đổi tinh thần chuyển đổi số của đội ngũ lãnh đạo và đội ngũ thực thi. Mô hình kinh doanh sẽ quyết định phạm vi và mức độ chuyển đổi số mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp 5 bước
Chuyển đổi số từ lâu đã trở thành một vấn đề nổi cộm đối với các công ty khi họ tìm cách thúc đẩy hiệu quả và đổi mới. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số ở Việt Nam đòi hỏi những thay đổi cơ bản về tư duy, văn hóa và quy trình.
Về tư duy và văn hóa đã được chúng tôi chia sẻ cơ bản ở phần trên. Ở phần còn lại của bài viết, ACheckin sẽ chia sẻ 5 bước nhỏ trong chiến lược chuyển đổi số sẽ giúp ích cho doanh nghiệp.
1. Bắt đầu với tầm nhìn và mục tiêu
Các đề xuất chuyển đổi số đều cần phải phục vụ một mục đích, tốt nhất là trực tiếp hoặc gián tiếp thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Ngay cả việc chuyển đổi số phòng Nhân sự, bạn cũng cần có một mục tiêu nhất định có thể đo lường được. Ví dụ như ứng dụng công nghệ để nâng chất lượng năng lực nhân viên lên 30%.
2. Chuẩn hóa quy trình trước, số hóa quy trình sau
Chuyển đổi số một quy trình không chuẩn thì doanh nghiệp chỉ đang đơn giản là thay đổi công cụ thực hiện tác vụ mà thôi. Như vậy thì hiệu quả chuyển đổi số mang lại sẽ ít hơn chi phí bỏ ra.
Nhà quản lý cũng không cần ngay lập tức số hóa toàn bộ quy trình, hãy gỡ từng nút thắt quan trọng trước. Đo lường hiệu quả và rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.
3. Có đội ngũ triển khai mạnh
Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của một đội ngũ gồm những người có chuyên môn về công nghệ và nghiệp vụ của doanh nghiệp. Thêm vào đó là sự đoàn kết và hỗ trợ nhau cùng đạt mục tiêu. Sẽ không đủ nếu chỉ đặt trách nhiệm chuyển đổi số lên vai 1 cá nhân.
Để thành công, mọi bộ phận từ trên xuống dưới, mọi thành viên của bộ máy cần phải chịu trách nhiệm về việc quyết định và thực hiện chuyển đổi số.
4. Đầu tư vào công nghệ phù hợp
Chuyển đổi số không phải là tiêu tiền vào công nghệ mà là đầu tư đúng cách. Khi bạn xác định mục tiêu, hãy lựa chọn đúng hệ thống có thể làm được mục tiêu đó.
5. Thu hút cả nhân viên và khách hàng tham gia vào chuyển đổi số
Chỉ riêng việc đưa các hệ thống và công nghệ hiện đại mới sẽ không đảm bảo thành công. Chuyển đổi số không chỉ là thay đổi công cụ mà nó sẽ thay đổi toàn bộ quy trình. Chính sự cam kết của những người đứng sau quy trình đó – nhân viên của bạn – sẽ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
Để cả nhân viên và khách hàng cùng đồng lòng tham gia vào quá trình chuyển đổi số, hãy truyền động lực và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Chuyển đổi số phòng Nhân sự – để HR không còn là “cost-center”
Với mong muốn cắt giảm chi phí lãng phí từ hoạt động thủ công của phòng Nhân sự, giúp chuyển viên Nhân sự có thời gian tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi là đồng hành cùng CEO phát triển nguồn lực để phục vụ mục tiêu kinh doanh, ACheckin đã ra đời.
Phần mềm Chấm công – Tính lương ACheckin giúp tự động và chuẩn hóa quy trình Quản trị Nhân sự với những tính năng chính được tóm tắt như sau:
- Quản lý hồ sơ tổ chức
- Số hóa hồ sơ nhân sự
- Đa dạng hình thức chấm công và tự động tổng hợp bảng công
- Tự động tính lương theo thiết lập
- Gửi bảng lương và theo giõi tình trạng trả lương
- Cung cấp các loại báo cáo hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định
Với những tính năng trên, phần mềm sẽ hỗ trợ HR thực hiện những tác vụ lặp lại hàng ngày, tiết kiệm hơn 30% thời gian làm việc của 1 chuyên viên Nhân sự.
Với mỗi lượt đăng ký tại đây, chúng tôi sẽ cung cấp 15 phút tư vấn cùng chuyên gia chuyển đổi số ACheckin hoàn toàn miễn phí.
