Tính toán và quản lý bảng lương cho nhân viên là một nghiệp vụ quan trọng của các HR. Nhằm đảm bảo tính công bằng và quyền lợi của các thành viên trong doanh nghiệp, sử dụng mẫu bảng lương trong Excel được nhiều người sử dụng. Một số ưu điểm của công cụ này là tiết kiệm thời gian cho HR, hạn chế sai sót khi tạo bảng lương mới, đảm bảo tính trung thực, minh bạch và rõ ràng.
Tuy nhiên, sử dụng phần mềm Excel để tạo bảng vẫn có những hạn chế nhất định, chẳng hạn như sự quá tải về file cần quản lý, thực hiện thủ công nên không tránh được 100% sai sót, tính bảo mật kém và khó phân quyền. Vậy, giải pháp cho vấn đề này là gì? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu một số mẫu bảng lương phổ biến, cũng như công cụ tính lương hiện đại uy tín nhất hiện nay.
1. Những thành phần cần có trong bảng tính lương
Một bảng lương cơ bản được tạo bởi Excel cần có những nội dung chính như thông tin nhân viên, mức lương cơ bản, tiền thưởng, tiền phụ cấp và khoản khấu trừ. Thông tin càng chi tiết thì càng đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và công bằng trong tổ chức.
| Nội dung cần có | Thành phần cụ thể | Mô tả chi tiết |
| Thông tin nhân sự | Họ và tên | Đây là nội dung cơ bản để xác định được danh tính của người lao động. Đính kèm các thông tin như chức vụ hay cách liên lạc bao gồm số điện thoại, email sẽ hỗ trợ nhiều trong quá trình quản lý nhân sự. |
| Mã số | ||
| Chức vụ trong doanh nghiệp | ||
| Phòng ban trực thuộc | ||
| Mức lương cơ bản thực tính | Lương cơ bản | Lương cơ bản được ghi trên hợp đồng lao động, chưa bao gồm tiền thưởng, phụ cấp hay các khoản khấu trừ.
Kể từ ngày 1/7/2023, mức lương cơ bản tối thiểu được áp dụng theo quy định tại Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau: ● Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng ● Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng ● Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng ● Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng |
| Ngày công thực tế | ||
| Khoản tiền thưởng và phụ cấp | Tiền hoa hồng | Tiền phụ cấp và tiền thưởng là những khoản được bổ sung bên cạnh lương cơ bản nhằm mục đích đền bù và khuyến khích nhân viên. Hai loại phụ cấp chính bao gồm:
● Phụ cấp phải đóng bảo hiểm: Bao gồm khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp vùng và phụ cấp về đặc thù công việc ● Phụ cấp không phải đóng bảo hiểm: Bao gồm trợ cấp gửi xe, ăn trưa, điện thoại và một số khoản khác. |
| Tiền sinh nhật | ||
| Phí ăn trưa/gửi xe | ||
| Phí tăng ca | ||
| Tiền thưởng | ||
| Khoản trợ cấp khác | ||
| Khoản khấu trừ | Thuế TNCN | Các khoản này được khấu trừ khỏi mức lương cơ bản. Một số khoản khấu trừ phổ biến bao gồm thuế TNCN, tiền đóng BHXH, BHYT, các khoản nợ, trừ tiền đi muộn, vắng làm không theo quy định của công ty. |
| Tiền đóng BHYT, BHXH | ||
| Khoản khấu trừ khác | ||
| Tổng lương thực lĩnh | Là khoản lương được nhận sau khi đã tính toán trên lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp, khoản khấu trừ và thuế TNCN. | |
2. Mẫu bảng lương theo thông tư 200
Mẫu bảng lương theo thông tư 200 là căn cứ để thanh toán đầy đủ các khoản tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập cho người lao động. Từ đó, làm căn cứ tính lương cho nhân viên trong đơn vị, đồng thời là bằng chứng làm báo cáo thống kê về tiền lương lao động,
Link tải:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JNrCxtTjcsFkWpKH7whjQ8xTdphjzf9pVMM5ppM9Z4c/edit#gid=0
3. Mẫu bảng tính lương nhân viên kinh doanh
Mẫu bảng lương cho nhân viên kinh doanh sẽ tập trung chủ yếu vào các chỉ số kinh doanh như doanh số bán hàng, hoa hồng và các khoản tiền thưởng. Do đó, nó sẽ phù hợp hơn cho các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh phát triển, liên quan nhiều đến doanh số.
Link tải:
4. Mẫu bảng tính lương nhân viên theo tháng
Bảng tính lương theo tháng thường được sử dụng cho các công việc mang tính chất tạm thời, hiểu một cách đơn giản chính là tiền lương trả dựa trên khối lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành. Do đó, mẫu bảng lương này cũng có ưu điểm là khá đơn giản, dễ dàng sử dụng.
Link tải:
5. Mẫu bảng tính lương 3P cho nhân viên
Bảng tính lương theo quy tắc 3P sẽ dựa trên 3 yếu tố chính, bao gồm vị trí công việc (Position), năng lực cá nhân (Person) và kết quả (Performance) để đánh giá mức lương cho từng người. Hệ thống tính lương này có ưu điểm là linh hoạt, công bằng, đảm bảo mức lương phản ánh đúng năng lực, vị trí và hiệu suất trong công việc.
Tuy nhiên, để tính lương theo mẫu này thì cần có quy tắc công bằng và rõ ràng để áp dụng được cho tất cả các công việc và phòng ban. Ngoài ra còn phải theo dõi thường xuyên, cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.
Link tải:
6. Mẫu bảng tính lương theo sản phẩm
Tính lương theo sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ thúc đẩy các nhân viên trong doanh nghiệp cố gắng hơn để nâng cao hiệu quả. Bảng tính lương này cũng phản ánh khá rõ ràng, đánh giá kết quả công bằng, tuy nhiên cần có hệ thống đo lường chính xác để xác định được giá trị của từng sản phẩm và dịch vụ.
Link tải:
7. Mẫu bảng tính lương nhân viên đơn giản
Là mẫu bảng lương đơn giản nhất, bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, các khoản phụ cấp, khấu trừ, số ngày công thực tế… Mẫu này dễ sử dụng, không quá phức tạp nên sẽ phù hợp hơn cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong quá trình tính lương. Tuy nhiên, nhược điểm là không dành cho các tổ chức lớn, cấu trúc nhân sự phức tạp.
Link tải:
8. Có nên dùng Excel để tạo bảng tính lương cho nhân viên không?
Excel vẫn đang là công cụ được doanh nghiệp ưa chuộng và “thần thánh hóa”. Nhưng những nguy cơ rủi ro khi tính lương bằng excel là gì?
- Quá nhiều file và công thức cần quản lý
- Dễ sai sót vì yêu cầu nhiều thao tác thủ công của con người
- Không bảo mật, khó phân quyền
- Dữ liệu phân tán, khó làm báo cáo toàn diện về quỹ lương
- Khó chuyển giao cho người kế nhiệm hệ thống tính lương
- Không tự động quy trình tính, kiểm tra và thanh toán lương
Ngoài việc sử dụng hệ thống file excel lớn với rất nhiều vấn đề như trên, chuyên viên Nhân sự và nhà Quản lý đã từng lưu tâm tới phần mềm tính lương kết hợp chấm công hay chưa?
9. ACheckin – Phần mềm tính lương đa dạng dành cho mọi doanh nghiệp
Có thể thấy, các mẫu bảng tính lương Excel tuy có nhiều ưu điểm nhưng cũng không tránh khỏi các hạn chế. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm ACheckin – phần mềm tính lương đa dạng dành cho mọi doanh nghiệp. Chức năng tính lương của phần mềm có thể tính toán theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:
- Lương theo thời gian
- Lương theo sản phẩm
- Tiền hoa hồng
- Lương khoán theo tháng
- Lương theo ngạch bậc
- Lương theo quy tắc 3P
Phần mềm ACheckin sẽ thực hiện tính lương tự động, sau đó gửi phiếu lương chính xác đến từng nhân viên. Bên cạnh đó còn có khả năng quản lý quỹ lương chung trong công ty và thống kê tổng lương thưởng.
Dưới đây là những điều mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng phần mềm tính lương đa dạng ACheckin:
- Áp dụng cách tính lương phù hợp với từng công việc của nhân viên.
- Hỗ trợ bộ phận HR rút ngắn thời gian hoàn thiện phiếu lương.
- Thống kê quỹ lương đầy đủ bao gồm lương cơ bản và tiền thưởng.
