Quy trình quản lý làm việc tại nhà qua giải pháp công nghệ

1. Xác định nhu cầu

Thông thường, nhu cầu của doanh nghiệp được chia thành ngắn hạn và dài hạn.

Nhu cầu ngắn hạn dành cho các tổ chức đang làm việc tập trung tại văn phòng nhưng do thời điểm dịch bệnh bùng phát, nhân viên và quản lý đều mong muốn làm việc tại nhà để đảm bảo sức khoẻ.

Nhu cầu dài hạn dành cho công ty muốn triển khai làm việc từ xa lâu dài, hướng tới xu hướng “office-less”. Tuy nhiên, các tổ chức này thường có quy mô vừa và nhỏ hoặc làm việc nhiều với đối tác/ nhân sự ở nước ngoài.

Quy trình dưới đây sẽ tập trung vào mục tiêu ngắn hạn đó là người lao động chỉ làm việc tại nhà một số ngày, khoảng thời gian trong năm. Ví dụ như dịch bệnh hiện tại hoặc nhân viên có lí do bất khả kháng: tai nạn khó đi lại, bệnh có thể lây nhiễm (đau mắt đỏ,…) hoặc yêu cầu công việc ngoài công ty: gặp khách hàng, đi sự kiện, lịch quay,…

2. Quy định làm việc không tập trung

Đối tượng được làm việc tại nhà (trong thời gian dịch bệnh)

• Nhóm 1:
  • Nhân viên nằm trong diện F2, F3, F4, F5 cần tự cách ly tại nhà theo hướng dẫn của Bộ Y Tế.
  • Nhân viên có dấu hiệu của bệnh như sốt, ho, khó thở không rõ nguyên nhân.
• Nhóm 2:
  • Nhân viên ở các khu vực có người dương tính với Covid-19.
  • Nhân viên có con nhỏ được nghỉ học, chưa tìm được người trông.
• Nhóm 3: Toàn bộ nhân viên mà công việc có thể làm tại nhà.

Các nhóm đối tượng được sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tuỳ theo diễn biến dịch bệnh và chính sách của công ty mà các nhóm đối tượng được làm việc tại nhà.

Thời gian

Thời gian vào và tan ca như khi làm việc tại công ty

Lương & quyền lợi

Hưởng 100% lương khi hoàn thành công việc và cập nhật đầy đủ quá trình thực hiện công việc.

3. Công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến

Công cụ xử lý công việc (Dành cho nhân viên)

• Meeting online: Zoom, Google Hangout (sử dụng mail công ty).
• Trao đổi công việc: Skype, Telegram, Zalo,…
• Thực hiện công việc: G-Suite và phần mềm đặc thù của từng bộ phận.

Công cụ quản lý (Dành cho nhân viên và các cấp quản lý)

• Chấm công qua QR code: ACheckin.
• Xin/duyệt làm việc tại nhà và cập nhật quá trình làm việc: ACheckin.

Lưu ý: Tránh sử dụng dàn trải nhiều phần mềm cho cùng 1 mục đích nếu không cần thiết. Đây là những công cụ gợi ý, doanh nghiệp tuỳ chọn theo nhu cầu và tính chất công việc.

4. Quy trình

Quy trình làm việc tại nhà:

• Daily meeting qua video buổi sáng.
• Cập nhật tiến độ trong nhóm chat chung.
• Gọi khi có việc cần gấp.
• Báo cáo công việc cuổi ngày.

Quy trình quản lý và báo cáo

• Nhân viên gửi đơn xin làm việc tại nhà.
• Quản lý duyệt đơn
• Nhân viên cập nhật quá trình làm việc qua app cho quản lý
• Quản lý đánh giá và chấm công
• Bộ phận Nhân sự đối soát và nắm bắt

ACheckin là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả. Hiện nay, chức năng này đang được mở không tính phí cho mọi doanh nghiệp sử dụng ACheckin để cùng các tổ chức vượt qua giai đoạn dịch bệnh. Trải nghiệm ngay tại đây