1. Succession Planning là gì?
Succession planning là một kế hoạch tập trung vào việc xác định những người lãnh đạo tiềm năng và những nhân viên có năng lực cao, giúp họ phát triển để có thể tiến xa hơn trong tổ chức của mình. Kế hoạch kế thừa là vô cùng quan trọng vì khi một tổ chức phát triển, nó sẽ tiết kiệm chi phí hơn nếu phát triển nhân viên hiện tại cho các vị trí chủ chốt thay vì thuê người mới. Đưa cho nhân viên một con đường rõ ràng cho sự nghiệp của họ thông qua kế hoạch kế thừa cũng có thể tăng cường sự tham gia và giữ chân nhân viên.
Thật không may, nhiều tổ chức không ưu tiên việc lập kế hoạch kế thừa, chọn tập trung vào sự phát triển kinh doanh thay vì sự phát triển của nhân viên của họ. Trong số các tổ chức có một số loại kế hoạch kế thừa, 54% áp dụng phương pháp không chính thức hoặc phần lớn không tin rằng kế hoạch kế thừa của họ là hiệu quả.
a. Mục đích
Nói một cách đơn giản, mục đích của kế hoạch kế thừa là thúc đẩy việc thăng tiến nhân viên bên trong tổ chức. Điều này giúp điền vào khoảng trống mà các nhà lãnh đạo trước đã để lại với nhân viên đủ năng lực đã có kiến thức về tổ chức của bạn, giúp tăng trưởng cả con người và công ty của bạn.
Một mục tiêu khác của kế hoạch kế thừa là giảm tỷ lệ nghỉ việc trong doanh nghiệp của bạn. Nhân viên có giá trị sẽ ít bị nghỉ việc nếu công ty của họ nhận ra tiềm năng lãnh đạo của họ và cho phép họ tiến lên trong sự nghiệp.
Đảm bảo rằng người đúng sẽ lãnh đạo cũng giảm tỷ lệ nghỉ việc bằng cách tạo động lực cho nhân viên trong tổ chức của bạn. Điều đó là một sự đảm bảo rằng công ty vẫn sẽ ở trong tay của những người có năng lực tốt. Nhân viên thường khá tinh ý trong việc phát hiện những điểm đỏ trong công ty – họ sẽ cảm thấy nhiều hơn để rời đi nếu công ty của bạn cho thấy dấu hiệu của vấn đề về lãnh đạo.
b. Lợi ích của Succession Planning
Ở trọng tâm của nó, một kế hoạch kế thừa hiệu quả nên giúp một tổ chức lựa chọn và phát triển những người đúng để đảm nhận các vị trí lãnh đạo. Việc làm này có thể mang lại lợi ích lớn khi bạn cân nhắc rằng 82% thời gian, các công ty thất bại trong việc lựa chọn những người có bộ kỹ năng đúng để điền vào các vị trí quản lý.
Những người quản lý có thể tạo hoặc phá sản suất, hiệu suất, tương tác và nhiều hơn nữa của một nhóm, vì vậy việc chọn người lãnh đạo đúng là rất quan trọng để đạt được sự thành công lâu dài. Ngoài việc điền vào các vị trí lãnh đạo với những người tuyệt vời, các tổ chức cũng có thể đạt được một loạt các lợi ích khác khi họ dành thời gian để phát triển một kế hoạch kế thừa hình thức và cẩn thận, chẳng hạn như:
- Giảm chi phí tuyển dụng
- Nâng cao khả năng tuyển dụng nội bộ
- Giảm thiểu thời gian để điền các vị trí quan trọng
- Phát triển sự nghiệp tốt hơn
- Tăng cường tương tác nhân viên
- Nâng cao hiệu suất
- Tăng cường sự giữ chân nhân viên
c. Các yếu tố chính của Sucession Planning
Một kế hoạch kế thừa thành công nên bao gồm một số thành phần chính, mặc dù có thể có sự khác biệt trong từng tổ chức. Các yếu tố sau đây nên được bao gồm trong hầu hết các kế hoạch kế thừa:
- Xác định mục tiêu: Tổ chức cần phải xác định được mục tiêu cuối cùng của kế hoạch kế thừa, bao gồm việc giúp nhân viên tăng cường chuyên môn, học hỏi kỹ năng quản lý hoặc các mục tiêu khác.
- Các công việc hoặc yêu cầu: Đây là danh sách các yêu cầu cần đạt được để đạt được mục tiêu cuối cùng của kế hoạch kế thừa.
- Thời gian: Hiểu được thời gian cần để phát triển nhân viên sẽ giúp tổ chức đồng bộ kế hoạch kế thừa với thời điểm cần tuyển dụng người vào các vai trò mới.
- Ngân sách: Xác định số tiền hoặc tài nguyên được dành cho kế hoạch kế thừa, bởi vì điều này sẽ hình thành các yếu tố khác trong kế hoạch của tổ chức.
- Chiến lược: Cuối cùng, xác định cách tổ chức dự định giới thiệu, thực hiện và đo lường kết quả của kế hoạch kế thừa.
d. Chuyển giao lãnh đạo/ quyền sở hữu
Nếu bạn đang phát triển nhân viên để chuyển sang vị trí Cấp cao nhất, kế hoạch nên chi tiết hóa cách quyền lãnh đạo hoặc quyền sở hữu của công ty sẽ được chuyển giao từ người lãnh đạo hiện tại sang người lãnh đạo mới. Điều này liên quan đến các yếu tố như:
- Chuyển giao trách nhiệm
- Xác định cách quyết định kinh doanh trong tương lai sẽ được đưa ra (ví dụ: bởi một Hội đồng quản trị chính thức)
- Kế hoạch thuế
- Kế hoạch kế thừa nhân viên
Khi nhân viên cấp cao di chuyển lên vị trí cao hơn trong công ty, bạn sẽ cần nhân viên sẵn sàng đảm nhận các vị trí để lại. Ngoài việc xác định những vị trí này, kế hoạch kế thừa cần xem xét:
- Những nhân viên nào có thể trở thành những người quản lý chính
- Những kỹ năng mà nhân viên cần có
- Các chương trình phát triển nào cần được tạo ra.
e. Quản lý nhân sự và Văn hóa tổ chức
Thay đổi lãnh đạo đôi khi có thể dẫn đến sự thay đổi nhân sự. Kế hoạch kế thừa của bạn nên bao gồm các chiến lược quản lý nhân sự để giữ chân hoặc tuyển dụng nhân viên quan tâm đến việc đảm nhiệm các vai trò mới. Nó cũng giúp xây dựng một văn hóa văn phòng khuyến khích nhân viên phát triển tài năng của mình hơn nữa và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi trong nơi làm việc.
2. 3 bước để lập kế hoạch chuyển thừa
Có một vài bước cần tuân thủ khi viết kế hoạch kế thừa của bạn.
- Xác định loại kế hoạch: Viết kế hoạch bắt đầu bằng việc xác định loại kế hoạch mà bạn muốn tạo. Các loại kế hoạch thay thế cơ bản bao gồm kế hoạch thay thế do người đứng đầu qua đời và kế hoạch thay thế khi người đứng đầu ra đi.Kế hoạch thay thế do người đứng đầu qua đời: Loại kế hoạch này dành cho các tình huống khi cái chết đột ngột của người đứng đầu hoặc chủ sở hữu để lại một khoảng trống quyền lực. Nó sẽ giúp người sống sót biết ai sẽ lên nắm quyền lãnh đạo trong khi mọi thứ được sắp xếp lại. Kế hoạch thay thế khi người đứng đầu ra đi: Kế hoạch này giúp bạn chuyển giao người lãnh đạo trong một thời gian nhất định, chẳng hạn trước khi người đứng đầu hiện tại về hưu. Đối với nhà sáng lập hoặc CEO lâu năm, một phần của việc này liên quan đến việc họ có rời khỏi hoàn toàn hoặc tiếp tục tham gia với vai trò giảm thiểu.
- Viết xuống các người kế nghiệm tiềm năng: Kế hoạch thay thế thực tế sẽ trông như thế nào? Ai sẽ được thăng chức lên các vị trí chủ chốt khi có cơ hội? Người kế nghiệm cho nhiều nhà lãnh đạo hoặc chủ sở hữu công ty có thể là thành viên trong gia đình, đối tác kinh doanh hoặc nhân viên tin cậy. Nhưng nó cũng có thể là ai đó mua công ty.Việc chỉ viết xuống một người kế nghiệm có thể gây ra các vấn đề nếu người đó không muốn vị trí đó hoặc cũng lên kế hoạch rời công ty, vì vậy hãy xem xét liệt kê một vài ứng cử viên khác với sự trợ giúp của các quản lý tuyển dụng hoặc các nhà lãnh đạo trong công ty.
- Lập danh sách kiểm tra các thủ tục kế thừa: Danh sách kiểm tra này là một hướng dẫn cho bạn và công ty để tuân theo trong giai đoạn kế thừa, chẳng hạn như:
- Loại đào tạo mà mỗi ứng viên tiềm năng cần
- Khi nào nên tổ chức các chương trình đào tạo
- Vai trò tạm thời của nhân viên (ví dụ, phải báo cáo cho ai nếu bạn gặp tai nạn hoặc không thể làm việc)
- Làm thế nào để kế hoạch kế thừa sẽ được tài trợ để người kế nghiệp có quyền truy cập vào bất kỳ nguồn lực nào mà họ cần thiết.
Succession planning là một quá trình quan trọng trong việc xác định và chuẩn bị sự thay đổi lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục phát triển và tăng trưởng một cách suôn sẻ trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào về lãnh đạo.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp gia đình hoặc những doanh nghiệp mà lãnh đạo đóng vai trò rất quan trọng. Khi thực hiện succession planning, bạn nên đưa ra kế hoạch cụ thể về việc đào tạo và phát triển nhân viên tiềm năng, tìm ra người kế nhiệm phù hợp, xác định quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ.
Việc thực hiện kế hoạch này sẽ giúp đảm bảo sự ổn định và sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, cũng như giữ cho các nhân viên quan trọng ở lại doanh nghiệp của bạn.
