Exit interview là gì? 5 điều cần lưu ý khi phỏng vấn

Exit Interview là cuộc thảo luận giữa một nhân viên đã nghỉ việc và tổ chức của họ để trao đổi thông tin, thường diễn ra vào ngày cuối cùng của nhân viên đó tại công ty.

Exit Interview là gì?

Thông thường, exit interview là cơ hội cho nhân viên giải thích lý do ra đi của mình và đưa ra phản hồi về kinh nghiệm làm việc của mình tại tổ chức.

Cuộc trao đổi này có thể diễn ra trong cuộc phỏng vấn trực tiếp giữa nhân viên và quản lý hoặc nhân sự, hoặc có thể chỉ là một cuộc khảo sát mà nhân viên điền thông tin và gửi lại. Để giao tiếp hiệu quả nhất, chúng tôi khuyến khích lựa chọn phương pháp đầu tiên.

Lưu ý:

Exit Interview không bắt buộc theo luật và một số nhà tuyển dụng không thực hiện việc đó. Một nhà tuyển dụng không thể yêu cầu một nhân viên tham gia Exit Interview trừ khi họ đã ký hợp đồng lao động đặc biệt quy định khác.

Lợi ích của cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc hiệu quả

Khi được thực hiện tốt, cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc có thể là một công cụ tuyệt vời để tổ chức thu thập phản hồi trung thực và mở từ nhân viên, từ đó giúp cải thiện kinh nghiệm của nhân viên trong tương lai.

Các lợi ích khác của một cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc hiệu quả bao gồm:

• Ra đi hòa nhã: Với việc 15% nhân viên trở lại làm việc cho nhà tuyển dụng cũ sau khi nghỉ việc (gọi là boomeranging), đảm bảo nhân viên ra đi trên một nền tảng tích cực rất quan trọng. Một cuộc phỏng vấn ra đi được tiến hành tốt có thể giúp đảm bảo điều đó.
• Ra đi có trật tự: Cuộc phỏng vấn ra đi của một nhân viên có thể giúp bạn sắp xếp cho nhân viên đó ra đi có trật tự bằng cách hoàn tất mọi nghĩa vụ còn sót lại như trả lại thiết bị, các điều khoản không cạnh tranh, các thỏa thuận sở hữu trí tuệ và nhiều hơn nữa.
• Câu hỏi và trả lời thoải mái: Nhân viên có thể có một số câu hỏi mà họ muốn hỏi để đạt được sự minh bạch và hoàn thành công việc, và cuộc phỏng vấn ra đi có thể là một môi trường hoàn hảo để thực hiện điều đó.
• Giao tiếp riêng tư: Một số nhân viên ra đi có thể còn tức giận và có những phàn nàn mà họ muốn bày tỏ. Nếu bạn không cho họ cơ hội để làm điều đó trong cuộc phỏng vấn, họ có thể phát biểu công khai những lời than phiền đó. Không chỉ gây tổn thương cho thương hiệu của công ty, mà nó cũng có thể làm cho tổ chức của bạn bỏ lỡ phản hồi quan trọng trước khi quá muộn.

Tìm hiểu thêm: https://en.wikipedia.org/wiki/Exit_interview

Khi nào nên tiến hành phỏng vấn nghỉ việc

Cuộc phỏng vấn ra đi nên được lên kế hoạch trước một tuần và được tiến hành vào ngày cuối cùng của việc làm.

Khi lên kế hoạch, có thể hữu ích nếu bao gồm một cuộc khảo sát hoặc danh sách các câu hỏi sẽ được đặt ra trong cuộc phỏng vấn. Điều này cho phép nhân viên có cơ hội tập trung ý tưởng của mình, chuẩn bị những gì họ muốn nói và cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện. Ngoài ra, nó cung cấp cho người phỏng vấn một bản xem trước phản hồi của nhân viên để cuộc trò chuyện có thể được hướng dẫn tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

Thật không may, một số vấn đề có thể được tiết lộ trong cuộc phỏng vấn mà nếu biết trước được thì có thể đã được giải quyết trước khi nhân viên quyết định nghỉ việc. Việc có một mối giao tiếp mở và thường xuyên giữa nhân viên và phòng nhân sự trong suốt quá trình làm việc rất quan trọng để giữ chân nhân viên.

Làm thế nào để có cuộc phỏng vấn nghỉ việc hiệu quả

Để tận dụng tối đa phỏng vấn nhân viên nghỉ việc, bạn cần thiết lập các kỳ vọng đúng, giữ tâm trí mở và chuẩn bị tốt. Mỗi cuộc phỏng vấn sẽ khác nhau vì mỗi nhân viên rời đi vì lý do và hoàn cảnh riêng của họ, nhưng bạn nên cố gắng áp dụng cùng các thực tiễn và nguyên tắc cho mỗi cuộc phỏng vấn.

Hãy thử một số mẹo phỏng vấn ra đi sau để có kết quả tốt nhất:

• Truyền đạt mục đích khi sắp xếp cuộc hẹn.
• Chọn người khác ngoài quản lý trực tiếp của nhân viên để thực hiện cuộc phỏng vấn.
• Khuyến khích sự cởi mở bằng cách tăng cường tính bảo mật.
• Trình bày trước các câu hỏi thích hợp và hữu ích.
• Thể hiện sự hào hứng và ủng hộ cho cơ hội mới của họ.
• Áp dụng phản hồi để cải thiện trải nghiệm của nhân viên khác.

Đặt câu hỏi trong buổi phỏng vấn nghỉ việc

Có rất nhiều câu hỏi phỏng vấn bạn có thể đặt, nhưng tốt nhất là hạn chế chúng bằng cách chọn những câu hỏi sẽ giúp phòng nhân sự cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân viên. Ngoài ra, việc yêu cầu phản hồi cụ thể có thể rất hữu ích cho nhân viên khác và toàn công ty.

Chúng tôi đề xuất các chuyên gia nhân sự nên chọn không quá 10 câu hỏi sau đây để tập trung đúng mục đích:

1. Tại sao bạn rời khỏi công ty?
2. Công ty/ vị trí mới cung cấp những gì mà chúng tôi không có?
3. Chúng tôi đã có thể làm gì để giữ chân bạn?
4. Bạn có bao giờ xem xét trở lại công ty của chúng tôi không?
5. Bạn có thoải mái khi nói chuyện với quản lý của mình về bất kỳ vấn đề nào không?
6. Quản lý của bạn có thể làm tốt hơn được không?
7. Bạn đã được đưa ra phản hồi hữu ích và mục tiêu rõ ràng?
8. Điều gì là tốt nhất trong công việc của bạn? Xấu nhất?
9. Bạn muốn điều gì khác về công việc này?
10. Chúng tôi có thể cải thiện chương trình đào tạo và phát triển nhân lực của mình như thế nào?
11. Bạn sẽ mô tả thế nào về văn hóa công ty của chúng tôi và bạn cảm thấy thế nào về nó?
12. Bạn có cảm thấy được đánh giá cao tại đây không?
13. Làm thế nào để chúng ta cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên?
14. Bạn sẽ giới thiệu một người bạn đến với công ty của chúng tôi không?
15. Những phẩm chất nào chúng ta nên tìm kiếm trong người thay thế bạn?

HR nên làm gì với cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc?

Chiến lược giữ chân là một trong những trọng tâm chính của phòng nhân sự – lý do cấp thiết nhất là việc mất một nhân viên là rất đắt đỏ đối với doanh nghiệp. Nó gần như chiếm khoảng 33% lương hàng năm của một nhân viên (và có thể cao hơn nhiều).

Thông qua cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc, phòng nhân sự có thể giảm tỷ lệ đội ngũ nhân viên rời bỏ và các chi phí liên quan đến nó. Họ có thể làm được điều này bằng cách sử dụng phản hồi thu thập được trong cuộc phỏng vấn để học hỏi từ kinh nghiệm của một nhân viên sắp rời đi.

Phòng nhân sự xem xét cẩn thận mọi thông tin được chia sẻ và sử dụng nó để cải thiện trải nghiệm của nhân viên hiện tại và tương lai. Họ đầu tiên loại bỏ tất cả các dữ liệu cá nhân và sau đó thực hiện một phân tích định kỳ hàng quý hoặc hàng năm để tìm ra các xu hướng (ví dụ: nếu một chính sách của công ty nhất định ảnh hưởng tiêu cực đến một nhóm nhân viên hoặc sự thiếu tin tưởng vào một quản lý cụ thể).

Một số sự khai sáng yêu cầu phòng nhân sự tiến hành điều tra nội bộ hoặc báo cáo một tội phạm tiềm ẩn cho các cơ quan chức năng.

Hi vọng bài viết trên bạn đã hiểu được exit interview là gì.