Bạn đã quá mệt mỏi với tình trạng dự án của mình luôn chạy chậm hơn tiến độ kỳ vọng? Biết cách theo dõi tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án. Nó đảm bảo bạn và nhóm không đi chệch hướng, chậm trễ hoặc thất bại.
Theo Viện Quản lý Dự án, 14% dự án trong các doanh nghiệp bị thất bại. Trong số những công việc thành công, gần 50% không hoàn thành đúng thời hạn, 43% vượt quá ngân sách, 32% chất lượng thấp.
Là người quản lý, một trong những điều đầu tiên bạn sẽ làm khi bắt đầu một dự án là lập kế hoạch. Mục đích của bạn là hiểu những gì cần phải được thực hiện, khi nào và bởi ai.
Tuy nhiên, một bản kế hoạch là không đủ để đảm bảo dự án của bạn sẽ thành công. Vậy bạn phải làm gì để đảm bảo dự án tiếp theo của mình tốt hơn? Câu trả lời rất đơn giản: bạn sẽ phải liên tục theo dõi tiến độ công việc.
Theo dõi tiến độ công việc cho phép người quản lý luôn được cập nhật và phản ứng kịp thời khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch.
Cách theo dõi tiến độ công việc?
Theo dõi tiến độ dự án bao gồm sự kết hợp của một số cách:
1. Họp nhóm
Gặp và trò truyện với tất cả thành viên thông qua các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần, online hoặc offline. Sử dụng phương pháp này để cập nhật về trạng thái nhiệm vụ, bất kỳ khó khăn nào mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải, những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hướng đến tiến độ và chất lượng công việc.
Làm thế nào khi có những thành viên làm việc remote?
Nếu không thể gặp mặt trực tiếp, phần mềm quản lý công việc với tính năng meeting online sẽ đảm bảo buổi họp nhóm vẫn diễn ra hiệu quả 100%.
2. Bảng theo dõi tiến độ công việc
Có một bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel hay phần mềm sẽ giúp bạn ghi lại lượng thời gian mà nhân viên đang dành cho các nhiệm vụ. Bảng theo dõi tiến độ cho phép các nhà quản lý dự án:
- Nắm chắc nhân viên nào đang ở dự án nào;
- Phân phối khối lượng công việc đồng đều hơn;
- Dự đoán sự chậm trễ của dự án;
- Ước tính thời gian dự kiến hoàn thành.
Có 2 cách để có một bảng theo dõi tiến độ công việc hiệu quả. Đó là sử dụng bảng tính Excel và cập nhật thông tin thủ công, hoặc tự động hóa với phần mềm theo dõi tiến độ công việc.
Phần mềm theo dõi công việc hay app checklist công việc sẽ giúp bạn liên tục:
- Theo dõi tiến trình nhiệm vụ;
- Quản lý và theo dõi công việc (bao gồm: tên công việc, mức độ ưu tiên, người thực hiện, thời hạn, trạng thái, checklist công việc, mô tả nhiệm vụ);
- Sắp xếp mức độ ưu tiên của mỗi công việc;
- Nắm bắt tổng quan tình trạng công việc (bao gồm: tên dự án, mức độ ưu tiên, người đảm nhiệm, thời gian triển khai, thời hạn cần hoàn thành, trạng thái);
- Theo dõi lịch họp;
3. Cập nhật công việc
Cập nhật checklist công việc kịp thời cho phép người quản lý đánh giá phần trăm dự án đã hoàn thành; liệu nhân viên có tuân theo các nguyên tắc về chất lượng hay không; nhân viên đang bị vướng ở bước nào; mục tiêu tổng thể của dự án có được đảm bảo hay không.
Excel thường quản lý công việc theo từng hạng mục nhỏ như vậy khá ổn. Tuy nhiên, muốn tự động tính ra phần trăm hoàn thành của cả nhiệm vụ, app checklist công việc sẽ làm tốt hơn.
4. Báo cáo kết quả
Báo cáo kết quả công việc hàng tuần hoặc hàng tháng (ngay cả khi nhiệm vụ chưa được hoàn thành 100%) cho phép người quản lý đảm bảo chất lượng. Đồng thời tiết kiệm thời gian lãng phí vì không phát hiện ra lỗi sai ở ngay khâu đầu tiên.
Hiện tại nhóm của bạn đang báo cáo với bạn như thế nào? Bạn vẫn đang dùng cách gửi file qua tin nhắn hoặc email để cập nhật kết quả công việc? Vậy bạn mất bao lâu để tìm lại những tài liệu đấy sau 1 tuần trôi qua?
Những nhà quản lý thành công và nhóm của họ đã chuyển sang sử dụng phần mềm theo dõi công việc để cập nhật và lưu trữ tài liệu công việc. Công cụ này lưu trữ tốt; bảo mật tuyệt đối; hệ thống tài liệu một cách khoa học; sắp xếp công việc hiệu quả.
Chỉ số cần lưu ý khi theo dõi tiến độ công việc?
Bạn đánh giá chất lượng của dự án này không được như kỳ vọng, nhân viên của bạn cần phải tập trung và nỗ lực hơn. Tuy nhiên, những đánh giá này chỉ là “cảm nhận” dựa trên kinh nghiệm và góc nhìn quản lý. Làm thế nào để bạn thuyết phục được nhân viên của mình? Chắc chắn những chỉ số minh bạch sẽ cần được sử dụng vào lúc này.
1. Chỉ số đơn vị hoàn thành (Units Completed)
Chỉ số UC này được thiết lập cho những công việc lặp đi lặp lại, có thời gian và chi phí thực hiện tương tự nhau. Nếu chỉ số UC của nhân viên thấp hơn tiêu chuẩn, năng suất của họ cần được cải thiện.
Ví dụ dễ hiểu hơn cho chỉ số đơn vị hoàn thành, nếu UC tiêu chuẩn trong 1 giờ làm được 5 chiếc khăn tay, vậy nếu nhân viên chỉ làm được 3 chiếc, họ đang làm việc chưa năng suất.
2. Các mốc quan trọng (Milestone)
Mốc quan trọng là các điểm trong dự án, đánh dấu các sự kiện quan trọng, có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tiến độ dự án. Ví dụ như ngày bắt đầu/kết thúc của các giai đoạn khác nhau; ngày giao nộp thành phẩm.
3. Chỉ số hoàn vốn (ROI)
Chỉ số ROI (Return on Investment) là tỷ lệ lợi nhuận trên tổng chi phí đầu tư. ROI càng cao tức là dự án càng tạo ra nhiều lợi nhuận. Chỉ số này rất hữu ích khi đo lường kết quả và giá trị thực sự của công việc.
Thời gian làm việc cũng là một khoản chi phí lớn. Thời gian kéo càng dài thì chi phí càng lớn. Chi phí càng lớn thì ROI càng thấp.
Theo dõi các dự án của bạn để thành công
Thất bại của dự án có nhiều dạng: mốc thời gian bị sai lệch; vượt quá ngân sách; chất lượng kém; sự không hài lòng của khách hàng; quy trình không hiệu quả; thông tin sai lệch;… Đây là lý do vì sao theo dõi tiến độ dự án là cực kỳ quan trọng để thành công. Với các phương pháp, công cụ và chỉ số phù hợp, theo dõi dự án có thể điều chỉnh và cải thiện công việc, thậm chí cảnh báo bạn về các rủi ro trước khi chúng xuất hiện.
Công cụ quản lý dự án tối ưu nhất
Hầu hết Doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng phần mềm Quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Tuy nhiên, nếu bạn đã hiểu rõ về loại công cụ này nhưng chưa tìm được đơn vị cung cấp phù hợp, ACheckin Quản lý công việc có thể là ứng cử viên sáng giá.
ACheckin nổi tiếng với các sản phẩm phục vụ Quản trị doanh nghiệp như HRM (quản lý Nhân sự), Smart Office (quản lý văn phòng). Tuy nhiên, ACheckin cũng có phân hệ Quản lý dự án. Mục đích là giúp mọi quy trình làm việc của bạn được chuẩn hóa như cách phần mềm đã chuẩn hóa nghiệp vụ HR.
Trong phần mềm ACheckin Quản lý công việc, người dùng có thể:
- Thêm mới tác vụ và đặt thời hạn hoàn thành;
- Tùy chỉnh và chỉnh sửa tác vụ;
- Phân công nhiệm vụ cho đối tượng cụ thể;
- Thông báo nhắc nhở người dùng về các nhiệm vụ sắp đến hạn;
- Thiết kế quy trình, mẫu checklist nhiệm vụ lặp lại;
- Tạo các bước bổ sung trong một nhiệm vụ;
- Tổ chức công việc bằng cách sử dụng thẻ, nhãn và kênh để nhóm hoặc phân loại nhiệm vụ;
- Quản lý tất cả dự án tại một nơi;
- Quản lý lịch họp trong ngày/tuần/tháng.
Bộ giải pháp của ACheckin luôn dẫn đầu thị trường về chất lượng và giá. Với chi phí siêu tối ưu, bạn có thể hoàn toàn sở hữu trọn bộ tính năng của phần mềm này.
