Nếu bạn đang băn khoăn về quản lý hồ sơ nhân viên là gì? tại sao cần phải quản lý? cách lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào?…. thì mình sẽ chia sẻ cho bạn đọc những thông tin cơ bản nhất về hình thức này. Cùng theo dõi với chúng tôi nhé.
Như các bạn đã biết, hồ sơ nhân viên là tất cả những thứ bao gồm: sơ yếu lý lịch, bảng lương, bảo hiểm, hợp đồng, chế độ bảo hiểm xã hội, quy định kỷ luật khen thưởng, thông tin quá trình công tác…. của người lao động.
Tại sao cần quản lý hồ sơ của nhân viên?
Quản lý hồ sơ nhân viên là việc lưu trữ các thông tin cá nhân của người lao động trong suốt quá trình làm việc. Nhưng vì sao cần lưu trữ, quản lý?
Thứ nhất: Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tuân thủ. Bộ phận hành chính nhân sự HR lưu trữ hồ sơ của nhân viên trong thời gian làm việc.
Thứ hai: Việc lưu hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp quản lý thông tin nhân sự mà còn hỗ trợ quản lý năng lực nhân viên đầy đủ và chi tiết. Căn cứ vào đó để điều chỉnh chế độ chính sách, lương thưởng, trách phạt….. kịp thời hoặc đưa ra kế hoạch đào tạo chuyên sâu, giữ chân người tài cho công ty.
Thứ ba: Vừa là quy định, vừa quản lý nhân sự tốt hơn vừa đóng vai trò quan trọng trong những lúc giải quyết tranh chấp với người lao động về sự cố xảy ra ngoài ý muốn liên quan đến tiền lương, bảo hiểm, hợp đồng…..
Chính bởi vậy mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải lưu trữ hồ sơ, thông tin của nhân sự.
Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến nhất
Lưu thủ công bằng bản cứng (giấy tờ), lưu trên phần mềm máy tính và ứng dụng điện thoại là những cách lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến nhất hiện nay.
Lưu trữ thủ công
Trước đây, cách thức này được xem là kim chỉ nam của các công ty. Mỗi công ty sẽ có một kho lưu trữ riêng hoặc địa điểm cố định. Ở đó được phân thành từng tủ hồ sơ giấy tờ khác nhau. Có thể là kệ, tủ nhiều ngăn hoặc tủ treo tường thuận tiện lấy lên lấy xuống.
Tuy nhiên hình thức này có rất nhiều điểm hạn chế. Điển hình là việc khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, sắp xếp, chia sẻ thông tin thường xuyên đối với cả nhân sự và lao động. Chưa kể hồ sơ bằng giấy rất dễ bị hư hỏng, rách nát, cháy nổ….. do tác động của môi trường lẫn con người. Vì thế đây không phải là giải pháp hữu ích lâu dài.
Lưu trữ trên phần mềm máy tính
Rõ ràng so với cách truyền thống thì lưu trên máy tính bằng file mềm có nhiều ưu điểm hơn rất nhiều:
- Cập nhật, tìm kiếm, sắp xếp, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng
- Lưu trữ, quản lý khoa học, sử dụng dễ dàng.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực
- Bảo quản lâu dài, an toàn, chính xác
- Là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp
Đa số các doanh nghiệp thường ưu tiên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel vì đây là một phần mềm tích hợp có sẵn, miễn phí, dễ thao tác chỉ cần người sử dụng có kiến thức sử dụng cơ bản. Với công ty có quy mô vừa & nhỏ, chỉ ở một địa điểm cố định thì việc quản lý không gặp nhiều khó khăn. Nhưng với các công ty có nhiều chi nhánh khác nhau, quy mô lớn thì chắc chắn bộ phận nhân sự sẽ khá vất vả.
Lưu trữ trên ứng dụng điện thoại
Gần đây, số hóa hồ sơ nhân viên trên ứng dụng đang dần trở thành xu hướng. Cụ thể, nó là một tính năng rất nhỏ của phần mềm nhân sự trên điện thoại.
Giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp ACheckin là một ứng dụng được vận hành trên nền tảng hiện đại nhất nên mọi thứ được hiển thị thời gian thực (real-time) để HR thuận tiện quản lý sắp xếp và người lao động chủ động nắm bắt thông tin bất cứ khi nào. Không giới hạn số lượng nhân viên, thời gian, không gian, dữ liệu, tiết kiệm chi phí & nguồn nhân lực, chính xác tuyệt đối, tính bảo mật cao là điểm mạnh của công nghệ Cloud (điện toán đám mây).
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên khoa học
Trước khi tiến hành công việc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ:
– Sơ ý lý lịch và các thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trứ, số chứng minh thư nhân dân….
– Thông tin về quá trình làm việc tại công ty: ngày thử việc, ngày làm chính thức, ngày thăng tiến, vị trí – chức vụ hiện tại, ngày nghỉ, ngày ốm…
– Hợp đồng lao động, các chế độ phúc lợi
– Thông tin kỷ luật trong quá trình công tác
– Thông tin ngày xa thải, ngày thôi việc
Sau đó bắt đầu:
– Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ. Bạn nên phân loại thành các chủ đề theo nhóm, theo thời gian, theo đặc điểm, theo chữ cái hoặc địa điểm cho dễ quản lý.
– Tìm kiếm nơi thích hợp để lưu trữ. Bạn có thể chọn cách thuê kho, phần mềm hoặc ứng dụng nhưng hãy cân nhắc các yếu tố an toàn nhé.
– Tiến hành lưu trữ hồ sơ
– Cập nhật thông tin nhân sự thường xuyên, chính xác, đều đặn
ACheckin – Giải pháp Số hóa hồ sơ nhân viên hiện đại
ACheckin là giải pháp tự động quản lý nhân viên với 2 tính năng nổi bật là Số hóa hồ sơ nhân viên và Quản lý trạng thái nhân viên ngay trên app.
Với tính năng Quản lý nhân sự của ACheckin, doanh nghiệp có thể:
– Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”
– Bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối
– Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:
