Báo cáo nhân sự hay báo cáo tình hình nhân sự là hệ thống hiển thị các dữ liệu, thông tin chi tiết và chỉ số nhân sự; là căn cứ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về thực trạng nhân sự của họ. Từ thực trạng, CEO hoặc Chuyên viên Nhân sự sẽ phát hiện những vấn đề mới và triển khai những giải pháp chủ động để phát triển nguồn lực của mình. Tất cả những điều này để phục vụ mục tiêu cuối cùng của mọi tổ chức là kinh doanh.
Thêm vào đó, bằng cách sử dụng các chỉ số về nhân sự, HR và CEO có thể phát hiện sự kém hiệu quả hoặc điểm mạnh của team Nhân sự; củng cố điểm yếu và tận dụng điểm mạnh để phòng hoạt động hiệu quả hơn nữa.
Hệ thống báo cáo nhân sự cũng giống như công việc của họ – xoay quanh vòng đời của 1 nhân viên. Từ tuyển dụng, onboard, đến nghỉ việc. Vậy có tất cả bao nhiêu loại báo cáo nhân sự phải nộp trong tháng/quý/năm?
1. Báo cáo thông tin nhân viên
Đây là loại báo cáo cung cấp tất cả thông tin về dữ liệu nhân viên. Ví dụ như độ tuổi, giới tính, kỹ năng, kinh nghiệm, chức vụ, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, thời gian làm việc,… Tùy vào nhu cầu quản lý của công ty mà những chỉ số trên ít hơn hoặc đa dạng hơn.
Lợi ích của báo cáo này là cho phép nhà quản lý có góc nhìn tổng quan và so sánh về insight nhân sự chia theo vị trí, phòng ban, chi nhánh, doanh nghiệp.
2. Báo cáo tuyển dụng nhân sự
Báo cáo tình hình tuyển dụng là một trong những báo cáo quan trọng nhất cho việc cải thiện chiến thuật và tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên.
Đo lường, phân tích và thấu hiểu nhiều biến số liên quan đến tuyển dụng sẽ có lợi cho đội tuyển dụng của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp nên quan tâm tới những dữ liệu sau:
– Thời gian trung bình dành cho 1 ứng viên
– Số lượng ứng viên cho 1 vị trí, 1 bài viết ứng tuyển
– Tỷ lệ từ chối nộp hồ sơ, phỏng vấn, nhận việc
– Lý do từ chối nộp hồ sơ, phỏng vấn, nhận việc
– Tổng số cuộc phỏng vấn và tỷ lệ chuyển đổi
– Đánh giá chất lượng phỏng vấn
– Thời lượng phỏng vấn
– Xu hướng ứng tuyển
– Các nguồn mang đến ứng viên chất lượng
– Các ứng viên chất lượng cao và nhu cầu, mong muốn, hành vi của họ
3. Báo cáo tình hình chuyên cần
Loại báo cáo này thể hiện năng suất và ý thức của nhân viên. Số liệu được tổng hợp và phân tích từ dữ liệu chấm công. Theo dõi mức độ đi muộn, về sớm hay vắng mặt là bước cơ bản nhất để đo lường năng suất và mức độ hạnh phúc của lao động. Ví dụ, tỷ lệ vắng mặt cao có thể liên quan tới căng thẳng.
4. Báo cáo biến động nhân sự
Mục đích của báo cáo này là theo dõi sự thay đổi trong số lượng của nhân sự, chia theo các nhóm như thâm niên, thời điểm trong năm và vị trí công việc.
4.1 Thay đổi nhân sự theo thâm niên
Với loại báo cáo này, số liệu nhân sự có biến động được chia theo thâm niên (2 tháng, 6 tháng, 12 tháng,…). Cùng với cách chia này, chủ doanh nghiệp sẽ dễ tìm ra đâu là nhóm đối tượng nhân sự dễ biến động nhất và lý do vì sao.
4.2 Tăng giảm nhân sự theo thời điểm trong năm
Thông qua báo cáo này, ban lãnh đạo có thể nhìn rõ ràng đâu là thời điểm nhân sự dễ nghỉ việc nhất. Từ đó, phòng Nhân sự sẽ có kế hoạch chuẩn bị trước nguồn lực mới và tìm ra cách giải quyết tình trạng này.
4.3 Biến động theo vị trí công việc
Việc chia theo vị trí để xác định đâu là những công việc khiến nhân viên nghỉ nhiều nhất trong doanh nghiệp. Với báo cáo này, trưởng bộ phận sẽ ý thức được thực trạng và có sự cân đối về cách quản lý, công việc hàng ngày, khả năng phát triển,… để giữ chân nhân viên.
5. Báo cáo đào tạo nhân sự
Đây là báo cáo về kết quả hoạt động đào tạo nguồn nhân lực đã được thực hiện trong tháng/quý/năm. Các chỉ số trong báo cáo thường bao gồm:
– Số lượng khóa học mới
– Số lượng nhân viên tham gia đào tạo
– Kết quả đào tạo
6. Báo cáo thu nhập bình quân
Mặc dù có vẻ như báo cáo về lương thưởng thuộc nhiệm vụ của phòng kế toán, nhưng đây cũng là một chỉ số quan trọng mà phòng Nhân sự cần nắm được. Báo cáo này tổng hợp tất cả thông tin về lương, thưởng, phụ cấp, hay bất kỳ khoản khác nhân viên được nhận (bảo hiểm, vé xe, nhà ở,…).
Có thông tin này trong tay, bộ phận Nhân sự dễ dàng đưa ra các quyết định sáng suốt khi đàm phán lương, phân bổ nguồn lực, nghỉ việc có lương, cũng như để xuất các phúc lợi cho nhân viên.
7. Báo cáo chi phí nhân sự
Loại báo cáo này sẽ cho trưởng phòng Nhân sự và CEO nhìn được tổng chi phí mà phòng Nhân sự đã sử dụng để thực hiện tất cả các hoạt động và đạt được kết quả như trong những báo cáo trên.
Những thành phần chính trong báo cáo chi phí bao gồm: lương, văn phòng phẩm, tuyển dụng, chi phí cho hoạt động văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ.
Tùy mỗi doanh nghiệp sẽ có những hoạt động khác phát sinh thêm hoặc cắt bớt các khoản chi phí nói trên.
Phòng HR của bạn đang mất quá nhiều thời gian để làm các loại báo cáo nhân sự nhưng dữ liệu vẫn chưa chính xác, nội dung trình bày chưa khoa học, khó so sánh các chỉ số nhân sự theo từng giai đoạn? Hãy tham khảo phần mềm Quản trị nhân sự ACheckin HRM.
Hệ thống không những tự động hóa nghiệp vụ chấm công – tính lương và C&B, mà còn cung cấp các báo cáo chuyên cần, báo cáo lương theo thiết lập.
Điểm nổi bật của công cụ này so với Excel là:
– Hoàn toàn tự động, xuất báo cáo chỉ trong 1 giây
– Chính xác 100%
– Màn hình Dashboard báo cáo trình bày khoa học, minh bạch
– Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ so sánh theo thời gian
– Phân quyền truy cập và quản trị, đảm bảo tính bảo mật
Tìm hiểu ngay ACheckin HRM với chi phí cực hấp dẫn và hiệu quả ngoài mong đợi ngay tại đây.
