Theo quy định mới tại Bộ luật lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì không quy định về ngày công tối đa để tính tiền lương là 26 ngày như trước đây. Là một nhà quản lý nhân sự, lãnh đạo doanh nghiệp, bạn hiểu rõ hơn ai hết một quy định chấm công chuẩn sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến tính kỷ luật, văn hóa và năng suất làm việc.
Một khía cạnh quan trọng của quản lý nhân sự là chuyên cần. Chuyên cần của nhân viên được thể hiện phần lớn qua hoạt động chấm công. Quy định về chấm công kém có thể dẫn đến giảm năng suất kinh doanh cũng như đánh mất cơ hội khiến lợi nhuận cao hơn. Không chỉ vậy, quản lý chấm công cũng ảnh hưởng trực tiếp tới phần thanh toán lương.
Bài toán khó dành cho CEO và HR là làm thế nào để cân bằng giữa lợi ích của doanh nghiệp và sự tự do của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách thiết lập quy định chấm công có thể làm được điều này.
1. Thể hiện kỳ vọng của doanh nghiệp về thời gian làm việc trong quy định chấm công
Có một sự thật hiển nhiên rằng, nếu nhân viên không hiểu được ý nghĩa của những điều bạn đang làm, dù nhiều nội quy đến đâu, họ sẽ vẫn làm ngược lại.
Hãy đảm bảo rằng nhân viên ý thức được sự kỳ vọng của doanh nghiệp về thời gian họ cần có mặt và ra về. Đồng thời giúp họ hiểu sự ảnh hưởng lớn của việc vắng mặt quá nhiều, đi muộn thường xuyên tới kết quả làm việc và tinh thần đội nhóm.
Kiểu thông tin này cần được truyền thông hàng ngày tới nhân viên. Hình thức truyền thông đa dạng như sổ tay, đào tạo, nội quy chấm công, chính sách đãi ngộ.
2. Phân tích và công khai dữ liệu chấm công
Cần phải có dữ liệu chính xác để CEO, HR bao quát được tình hình thực tế hoạt động chấm công hàng ngày, hàng tháng của doanh nghiệp. Dữ liệu này cần được phân tích theo cá nhân, phòng ban, chi nhánh. Từ đó, người quản lý có căn cứ chính xác để tìm ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp phù hợp với những cá nhân, đội nhóm liên tiếp có biểu hiện chưa tốt.
Thêm vào đó, việc công khai dữ liệu chấm công sẽ rất có ích cho doanh nghiệp và người lao động. Cụ thể:
a. Kết hợp bảng công với bảng lương
Dữ liệu chấm công rất quan trọng với việc tính lương, thưởng, phạt. HR tính lương dựa trên bảng tổng kết công. Bảng công sẽ được tổng hợp từ dữ liệu chấm công và các đơn từ. Khi có sai sót trong dữ liệu chấm công, doanh nghiệp có thể trả lương không đúng với những gì nhân viên xứng đáng.
Bởi vậy, công khai cơ sở dữ liệu quản lý chấm công là cách hạn chế sai sót và khiến lương thưởng minh bạch hơn.
b. Khuyến khích nhân viên chủ động tự quản lý chấm công
Với một dữ liệu chấm công được cập nhật liên tục, theo thời gian thực (real-time), nhân viên có thể truy cập và theo dõi thuận tiện. Điều này sẽ giảm bớt sai sót trong hoạt động chấm công hàng ngày. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian làm việc, thông báo ngay khi có nhầm lẫn.
Thêm vào đó, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy họ có thêm sự kiểm soát công việc của mình. Quyền tự chủ này sẽ thúc đẩy động lực làm việc của họ.
c. Có quy định rõ ràng và áp dụng nghiêm túc
Không thể đòi hỏi tất cả nhân viên đều đáp ứng kỳ vọng của doanh nghiệp về thời gian làm việc nếu CEO và HR không đưa ra những quy định cụ thể.
Khi xây dựng nội quy chấm công, HR và CEO cần cân nhắc kỹ để tránh phát sinh trường hợp gian lận do quy định chưa đủ chặt chẽ.
Một bản quy định về chấm công hàng ngày nên có những nội dung cần thiết sau:
c1. Thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc
Quy định rõ thời gian muộn nhất/sớm nhất nhân viên có thể chấm công để được tính là bắt đầu/kết thúc ca làm việc. Hãy có những mốc thời gian cố định, cụ thể để nhân viên dễ nhớ, dễ thực hiện.
c2. Hình thức chấm công hợp lệ
Hiện nay có rất nhiều hình thức chấm công ra đời để phục vụ cho sự đa dạng trong hoạt động kinh doanh và mô hình doanh nghiệp. Phổ biến nhất là hình thức chấm công bằng vân tay, thẻ, nhận diện khuôn mặt. Bên cạnh đó là chấm công bằng QR Code, định vị, kết nối wifi – những hình thức hoạt động rất tốt trong thời kỳ dịch Covid. Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, hay xây dựng quy định chấm công bằng vân tay.
Thêm vào đó, tổ chức nên bổ sung thêm một số cách chấm công khác được sử dụng trong trường hợp cách chấm công chính thống gặp vấn đề về kỹ thuật. Ví dụ như máy chấm công hỏng, nhân viên quên thẻ/điện thoại.
c3. Quy định về thời gian đi muộn, về sớm
HR cần quy định rõ ràng thời gian bắt đầu mà nhân viên bị coi là đi muộn hoặc về sớm. Thông thường, nếu thời gian bắt đầu ca làm là 8 giờ 30 phút, vậy từ 8 giờ 31 phút, nhân viên bắt đầu được tính là chấm công muộn.
Tùy vào văn hóa của doanh nghiệp mà thời gian này có thể linh động. Chủ doanh nghiệp có thể cho phép người lao động tới sau giờ bắt đầu ca làm từ 5 đến 10 phút. Nhân viên chấm công sau khoảng thời gian linh động đó sẽ bắt buộc được tính là đi làm muộn.
c4. Quy định về các cách chấm công dành cho những trường hợp đặc biệt
Làm việc remote (tại nhà), đi công tác, đi gặp khách hàng, làm việc ngoài văn phòng,… là những hình thức rất phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Tùy vào thực tế, HR cần thiết lập các cách chấm công hợp lệ để vừa thuận tiện cho nhân viên, mà vẫn đảm bảo giám sát được thời gian làm việc của nhân viên.
3. Làm cho nhân viên nhận thức được hậu quả của việc không thực hiện đúng quy định
Kèm với quy định luôn cần quy chế chấm công để đảm bảo sự công bằng cho những nhân viên luôn giữ kỷ luật.
Một điều mà HR và CEO doanh nghiệp cần lưu ý khi thiết lập quy chế là hãy đảm bảo tính “hợp tình hợp lý” và đúng pháp luật Việt Nam.
Theo Luật lao động, người sử dụng lao động không được quyền phạt tiền nhân viên với lỗi đi muộn. Vì vậy, thay vì phạt lương, doanh nghiệp chỉ tính công bằng đúng số thời gian làm việc được ghi nhận trên hệ thống chấm công. Ví dụ, nếu nhân viên chấm công muộn 1 tiếng, ngày đó họ chỉ được tính là 0,9 công.
Để làm được điều này dễ dàng, phòng Nhân sự cần sự hỗ trợ của công cụ. Chúng tôi sẽ đề cập tới công cụ này ở phần tiếp theo của bài viết.
4. Cố gắng linh hoạt hơn
Quy tắc chấm công cứng nhắc có thể ảnh hưởng tới trải nghiệm nhân viên, điều đó sẽ làm giảm tinh thần làm việc của họ. Vì vậy, cố gắng linh hoạt chính sách chấm công. Một số gợi ý để hoạt động chấm công của doanh nghiệp trở nên linh động và thú vị hơn:
- Chấm công đa dạng hình thức, kèm lời chào buổi thú vị và những thông tin truyền thông nội bộ vui vẻ;
- Cho phép gửi đơn chấm công bù trong trường hợp nhân viên quên chấm công, kèm hình ảnh bằng chứng cụ thể;
- Nhân viên được phép chấm công muộn 15 phút, sau 15 phút sẽ tự động tính đi muộn và nhân viên cần ở lại làm bù đủ số thời gian đã muộn;
- Cho phép nhân viên được đi muộn/về sớm mà không phải làm bù nếu có lý do chính đáng và được quản lý phê duyệt;
Và rất nhiều hình thức “nới lỏng” nguyên tắc hơn nữa, vừa đảm bảo năng suất lao động, vừa khiến nhân viên thoải mái.
5. Sử dụng phần mềm chấm công
Như đã đề cập ở phần trước, để thực hiện được những nguyên tắc chấm công phức tạp, HR cần sự hỗ trợ của công cụ, cụ thể là phần mềm Chấm công.
a. Lợi ích của phần mềm Chấm công đối với doanh nghiệp SMEs
Quản lý chấm công thủ công đã trở thành dĩ vãng. Với phần mềm Chấm công, mọi khía cạnh của quản lý chấm công có thể được tự động hóa. Ngoài ra, tất cả nguyên tắc, quy định của doanh nghiệp, dù đặc thù đến đâu cũng có thể được vận hành bởi phần mềm.
Thêm vào đó, dữ liệu chấm công của tất cả nhân viên sẽ được cập nhật real-time và tập trung tại 1 nơi. Với nó, HR có thể tạo các báo cáo chi tiết, phục vụ cho việc quản lý và đánh giá của Giám đốc, quản lý cấp cao.
Dữ liệu không chỉ cập nhật liên tục mà còn được đảm bảo độ chính xác cao. Phần mềm Quản lý chấm công loại bỏ thao tác tổng hợp thủ công, đồng nghĩa với loại bỏ khả năng mắc lỗi của con người. Giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian và tiền bạc.
Thủ tục giấy tờ cũng được giảm bớt. Bởi nhân viên có thể tự theo dõi bảng công hàng ngày. Tất cả đơn từ cũng được đồng bộ vào bảng công bởi phần mềm. HR không cần tổng hợp và gửi lại cho nhân viên vào mỗi cuối tháng.
Phần mềm chấm công không chỉ giúp ích trong việc chấm công, mà còn có ích hơn trong việc cải tiến năng suất. Với phần mềm, CEO có thể kiểm tra nhân viên và tìm hiểu xem các dự án và nhiệm vụ của họ đang được thực hiện như thế nào. Theo dõi công việc và dự án của nhân viên sẽ giúp nâng cao năng suất. Vì mọi sự chậm trễ đều có thể được phát hiện ngay.
b. Phần mềm chấm công thông minh ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong thời 4.0.
ACheckin mạnh mẽ với bộ tính năng:
- Chấm công đa hình thức: nhận diện khuôn mặt, quét QR code, định vị, kết nối wifi;
- Gửi lời chào buổi sáng, kèm những nội dung truyền thông nội bộ thúc đẩy tinh thần ngày làm việc mới;
- Gửi và duyệt đơn xin nghỉ, xin đi muộn/về sớm, xin OT, xin đổi ca, đồng bộ dữ liệu ngay lập tức vào bảng công;
- Xuất báo cáo chấm công trực quan theo thiết lập tùy chỉnh;
- Tạo và đăng ký ca ngay trên ứng dụng;
- Quản lý trạng thái cơ sở vật chất, đăng ký sử dụng phòng họp;
- Quản lý dự án theo báo cáo trực quan: số lượng nhân sự, thời gian thực hiện, chi phí cho mỗi dự án;
Và rất nhiều những tính năng khác hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động quản lý chấm công nói riêng và quản trị nhân sự nói chung. Bạn muốn tìm hiểu thêm về chất lượng thực sự của sản phẩm? Đăng ký nhận demo giải pháp với đội ngũ tư vấn ACheckin ngay tại đây.
