Quản lý hồ sơ nhân sự là quá trình kiểm soát các tài liệu, hồ sơ liên quan đến hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là quy trình quan trọng giúp các công ty quản lý tốt hệ thống nhân sự, đảm bảo lưu trữ thông tin một cách chính xác và có hiệu quả.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu đánh giá, mô tả công việc của người lao động, thông tin về chế độ tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên, việc thăng chức, lương thưởng và chế độ phúc lợi… Ngoài ra còn có một số loại tài liệu khác như sơ yếu lý lịch của nhân viên, bảo hiểm, hợp đồng làm việc, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng và lịch nghỉ phép… của nhân sự.
Để quản lý hồ sơ hiệu quả thì cần có một quy trình bài bản với đầy đủ các bước, bao gồm chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ, phân loại tài liệu, chọn nơi quản lý, lưu trữ phù hợp và thường xuyên kiểm tra, cập nhật.
Hiện nay, có 3 cách quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, bao gồm lưu trữ truyền thống bằng tủ chuyên dụng, lưu trữ thông tin trên Excel và lưu trữ bằng phần mềm quản lý. Trong đó, phương pháp hiệu quả nhất hiện nay chính là sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, không chỉ hạn chế sai sót mà còn đảm bảo sự chính xác, rõ ràng. Bài viết dưới đây của ACheckin sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến quy trình quản lý hồ sơ nhân sự cũng như các cách quản lý cụ thể.
1. Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Quản lý hồ sơ nhân sự được hiểu là những quy trình giám sát thông tin thực tế về hệ thống nhân viên trong tổ chức, biên soạn và lưu trữ thông tin theo những quy tắc cụ thể giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt hơn.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu dành cho người sử dụng lao động và người lao động, cụ thể là thông tin mô tả công việc, tuyển dụng và đào tạo nhân viên, chế độ lương thưởng, thăng chức và phúc lợi… Ngoài ra cũng có thể là thông tin của nhân viên, chế độ bảo hiểm, lịch sử công tác, hợp đồng làm việc của người lao động.
Hồ sơ nhân sự được coi là tài liệu quan trọng của các doanh nghiệp và tổ chức. Vậy, quản lý hồ sơ này như thế nào cho hiệu quả? Phần tiếp theo của bài viết sẽ giải đáp thắc mắc này.
2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết và đầy đủ
2.1 Chuẩn bị
Trước khi tiến hành công việc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ:
– Sơ ý lý lịch và các thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trứ, số chứng minh thư nhân dân….
– Thông tin về quá trình làm việc tại công ty: ngày thử việc, ngày làm chính thức, ngày thăng tiến, vị trí – chức vụ hiện tại, ngày nghỉ, ngày ốm…
– Hợp đồng lao động, các chế độ phúc lợi
– Thông tin kỷ luật trong quá trình công tác
– Thông tin ngày xa thải, ngày thôi việc
2.2 Phân loại hồ sơ
Trước khi tiến hành lưu trữ, cần phân loại hồ sơ theo các tiêu chí phù hợp như loại hồ sơ, công việc, vị trí nhân viên hay những tiêu chí khác. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần. Cụ thể, bạn có thể áp dụng một số cách phân loại như sau:
- Phân loại theo thông tin: Hồ sơ nhân sự có thể chia thành nhiều loại như hồ sơ ứng tuyển, hồ sơ tuyển dụng của doanh nghiệp, hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật nhân viên, hồ sơ đào tạo, hồ sơ nghỉ việc… tùy theo thông tin mà hồ sơ đó có.
- Phân loại theo chức danh: Hồ sơ nhân sự có thể được chia thành nhiều nhóm theo vị trí và chức danh trong công ty, chẳng hạn như hồ sơ quản lý, hồ sơ nhân viên hành chính, hồ sơ nhân sự kỹ thuật.
- Phân loại theo bộ phận: Như hồ sơ phòng nhân sự, hồ sơ phòng kế toán, hồ sơ phòng kỹ thuật.
- Phân loại theo thời gian: Thành các loại như hồ sơ nhân sự hiện tại, hồ sơ nhân sự nghỉ việc trong năm nay, hồ sơ nhân sự nghỉ việc trong năm trước.
- Phân loại theo tên: Chẳng hạn như phân chia theo tên của nhân viên, theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo các nhóm tên cụ thể.
2.3 Chọn nơi lưu trữ, quản lý thích hợp
Sau khi đã phân loại hồ sơ, bạn cần tìm nơi lưu trữ và quản lý phù hợp. Hồ sơ có thể được cất trữ trong kho lưu trữ vật lý, nơi có thể bảo quản tốt và đảm bảo sự an toàn. Với các doanh nghiệp sử dụng hồ sơ điện tử, nên có một hệ thống lưu trữ điện tử phù hợp, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ.
Nơi lưu trữ hồ sơ cần đảm bảo các tiêu chí an toàn, tiện lợi, dễ dàng tìm kiếm và có tính bảo mật cao. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà có thể áp dụng nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo quản lý hồ sơ hiệu quả. Trong đó, quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm chuyên dụng đang ngày càng trở nên phổ biến.
2.4 Tiến hành lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ sau khi đã phân loại sẽ được lưu trữ theo quy định. Cụ thể như sau:
- Với hồ sơ giấy: Hãy sắp xếp chúng theo thứ tự, gắn thêm nhãn mác để bảo quản, tránh bị hư hại do thời tiết.
- Với hồ sơ điện tử: Thông tin cần được lưu trữ trên hệ thống máy chủ hoặc các phần mềm lưu trữ an toàn, có cập nhật và sao lưu định kỳ.
2.5 Kiểm tra và cập nhật thường xuyên
Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ nhân sự, bạn cần kiểm tra và cập nhật hồ sơ định kỳ.
- Kiểm tra hồ sơ giúp bạn xác định tính chính xác của thông tin ở thời điểm hiện tại, xóa bỏ các thông tin không đúng hay không còn phù hợp.
- Cập nhật hồ sơ cần thực hiện khi có những thay đổi về thông tin, chẳng hạn như nâng cấp vị trí hoặc các sự kiện khác diễn ra trong hệ thống nhân sự.
Thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự theo quy trình trên sẽ đảm bảo hồ sơ nhân sự được lưu trữ một cách hiệu quả, dễ dàng truy cập và bảo mật. Vậy, có thể quản lý hồ sơ theo những cách nào? Hãy cùng ACheckin tìm hiểu trong phần tiếp theo.
3. Một số cách lưu trữ và quản lý hồ sơ phổ biến hiện nay
Lưu thủ công bằng bản cứng (giấy tờ), lưu trên phần mềm máy tính và ứng dụng điện thoại là những cách lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến nhất hiện nay.
Lưu trữ thủ công
Trước đây, cách thức này được xem là kim chỉ nam của các công ty. Mỗi công ty sẽ có một kho lưu trữ riêng hoặc địa điểm cố định. Ở đó được phân thành từng tủ hồ sơ giấy tờ khác nhau. Có thể là kệ, tủ nhiều ngăn hoặc tủ treo tường thuận tiện lấy lên lấy xuống.
Tuy nhiên hình thức này có rất nhiều điểm hạn chế. Điển hình là việc khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, sắp xếp, chia sẻ thông tin thường xuyên đối với cả nhân sự và lao động. Chưa kể hồ sơ bằng giấy rất dễ bị hư hỏng, rách nát, cháy nổ….. do tác động của môi trường lẫn con người. Vì thế đây không phải là giải pháp hữu ích lâu dài.
Lưu trữ trên phần mềm máy tính
Rõ ràng so với cách truyền thống thì lưu trên máy tính bằng file mềm có nhiều ưu điểm hơn rất nhiều:
- Cập nhật, tìm kiếm, sắp xếp, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng
- Lưu trữ, quản lý khoa học, sử dụng dễ dàng.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực
- Bảo quản lâu dài, an toàn, chính xác
- Là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp
Đa số các doanh nghiệp thường ưu tiên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel vì đây là một phần mềm tích hợp có sẵn, miễn phí, dễ thao tác chỉ cần người sử dụng có kiến thức sử dụng cơ bản. Với công ty có quy mô vừa & nhỏ, chỉ ở một địa điểm cố định thì việc quản lý không gặp nhiều khó khăn. Nhưng với các công ty có nhiều chi nhánh khác nhau, quy mô lớn thì chắc chắn bộ phận nhân sự sẽ khá vất vả.
Lưu trữ trên ứng dụng điện thoại
Gần đây, số hóa hồ sơ nhân viên trên ứng dụng đang dần trở thành xu hướng. Cụ thể, nó là một tính năng rất nhỏ của phần mềm nhân sự trên điện thoại.
Nhìn chung, có thể lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự bằng nhiều cách. Vậy, cách nào là hiệu quả nhất?
4. Dùng phần mềm ACheckin để quản lý hồ sơ hiệu quả hơn
Dưới đây là những lợi ích mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng phần mềm ACheckin để quản lý hồ sơ nhân sự:
- Hỗ trợ các công việc xếp ca, tính lương và chấm công tối ưu.
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót với quy trình tự động 100%.
- Không chỉ giải quyết các bài toán cơ bản mà còn hướng đến nền tảng HRM chuyên sâu.
- Khắc phục các sai sót thường gặp như không nhận dấu tay, ùn tắc khu vực chấm công hay gian lận trong báo cáo.
- Đa dạng về hình thức chấm công.
- Hệ thống đơn báo đa dạng, dễ dàng điều chỉnh và thiết lập.
- Hệ thống xếp ca đơn giản và nhanh chóng, các ca làm việc được thiết kế dễ dàng và trực quan. Nhân viên có thể chủ động đăng ký ca làm.
- Chi phí đầu tư thấp nhất thị trường, chỉ từ 15.000 VNĐ/nhân sự/tháng. Khuyến mãi 3 tháng sử dụng miễn phí.
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay.
