Bạn cần một công cụ giúp lập kế hoạch công việc nhanh chóng và theo dõi trạng thái dự án dễ dàng, tiết kiệm. Hãy bắt đầu ngay với quản lý công việc bằng google sheet hoàn toàn miễn phí dưới đây nhé!
Quản lý công việc bằng google sheet là gì?
Google Sheets hay Google trang tính là một công cụ tích hợp trực tuyến thuộc Google, với chức năng tạo bảng tính tương tự như Microsoft Excel đã rất quen thuộc và được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức.
Phần mềm này tích hợp hàng trăm chức năng quản lý, sắp xếp tác vụ và tính toán khác nhau, từ mức độ đơn giản đến phức tạp. Qua đó, người dùng có thể sử dụng Google Sheets lập kế hoạch quản lý công việc và theo dõi, thực hiện hiệu quả nhất. Đồng thời, dễ dàng chia sẻ tài liệu và cộng tác, làm việc nhóm trực tuyến mạnh mẽ.
Các tính năng nổi bật của Google Sheets
Tạo bảng tính trực tuyến và tùy chỉnh mọi lúc, mọi nơi
Người dùng có thể làm việc, chỉnh sửa bảng tính của Google Sheets bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu khi được kết nối Internet, ngay cả với nhiều thiết bị và trên các nền tảng khác nhau. Phần mềm này cũng hoạt động linh hoạt khi không có Internet, bạn vẫn có thể mở và xem tài liệu của mình.
Ngoài sử dụng trên trình duyệt web, bạn cũng có thể tải ứng dụng Google Sheets trên hệ điều hành Android và iOS để ngay trên điện thoại hoàn toàn miễn phí.
Tự động lưu trữ tài liệu trên điện toán đám mây
Do các tệp của Google Sheets đã được lưu trữ trên điện toán đám mây Google Drive nên các thay đổi sẽ được lưu tự động, khỏi lo tình trạng quên sao lưu hay sự cố bất ngờ làm gián đoạn công việc của bạn.
Làm việc nhóm hiệu quả, khả năng cộng tác mạnh mẽ
Người dùng có thể chia sẻ tệp cho người khác chỉ với một đường link hay gửi lời mời cộng tác trực tuyến nhanh chóng trên Google Sheets. Thay vì phải gửi email các bản sao qua lại để hợp tác chỉnh sửa như trước kia, giờ đây mọi công việc đã được thực hiện trực tiếp ngay trên bảng tính và lưu lại theo thời gian thực. Lịch sử sửa đổi cũng được tích hợp trên phần mềm và cung cấp cho người dùng các tùy chọn khôi phục tệp tin linh hoạt, đơn giản.
Thực hiện các tập lệnh phức tạp và nhiều tác vụ khác
Google Sheets cung cấp cho người dùng tính năng thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp tương tự như Microsoft Excel. Bên cạnh đó, Google Sheets cũng được tích hợp với các phần mềm khác của Google như Google Forms, Google Dịch hay Google Finance,… để hỗ trợ toàn diện cho mọi công việc của bạn.
Quản lý công việc bằng google sheet như thế nào?
Thiết lập kế hoạch dự án
Sử dụng quản lý công việc bằng google sheet không chỉ tiện lợi, tiết kiệm mà còn rất đơn giản. Đầu tiên, hãy bắt đầu kế hoạch của bạn bằng cách tạo bảng tính cho dự án, phân chia công việc và gửi lời mời cộng tác đến các thành viên trong nhóm của bạn.
Tiếp theo, thêm các cột thông tin quan trọng như nhiệm vụ, deadline, trạng thái và nhận xét để dễ dàng theo dõi tiến độ dự án. Bạn nên thêm màu sắc vào các ô, cột để nhấn mạnh thông tin quan trọng hoặc phân biệt giữa các tác vụ đã hoàn thành với các tác vụ chưa bắt đầu hoặc đang tiến hành.
Đặc biệt, hãy luôn cập nhật các thay đổi trên Google Sheets bằng thông báo qua email. Đây là một tính năng rất hữu ích, giúp bạn biết khi nào một người thay đổi thông tin dự án trong bảng tính và chi tiết những thay đổi đó là gì.
Cộng tác với nhóm của bạn
Sau khi bạn chia sẻ trang tính, những người khác trong nhóm cũng có thể thêm nội dung và chỉnh sửa dự án. Đôi khi, có các nội dung quan trọng mà bạn không muốn thành viên khác chỉnh sửa, bạn có thể lựa chọn tính năng khóa nội dung.
Để đảm bảo thông tin dự án và đơn giản hóa việc chia sẻ, hãy thiết lập danh sách email những người có thể truy cập và chỉnh sửa trang tính. Khi bạn thêm một người mới, họ sẽ có quyền truy cập vào những nội dung mà bạn đã chia sẻ trước với nhóm. Tương tự, nếu bạn xóa ai đó khỏi nhóm, họ sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào trong dự án nữa.
Sắp xếp thông tin chọn lọc
Trong trường hợp bạn chỉ muốn xem các tác vụ được giao hoặc đến hạn vào một ngày cụ thể, hãy sử dụng chế độ xem bộ lọc. Tính năng này giúp bạn sắp xếp, tìm kiếm thông tin quan trọng hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Có thể nói, quản lý công việc bằng google sheet mang đến nhiều tính năng làm việc nhóm mạnh mẽ, giúp các thành viên dễ dàng tương tác, nắm bắt công việc và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả hơn. Không những vậy, hiện nay Google Sheets được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho cá nhân và chỉ tính bản trả phí khi sử dụng tích hợp bộ Google Workspace cho doanh nghiệp.
Mong rằng những thông tin trên đã giúp bạn tìm được cho mình một phần mềm quản lý công việc hiệu quả và tiết kiệm!
