Onboarding là công việc của quản lý nhân sự giúp người mới nhanh chóng thích nghi và hòa nhập với môi trường làm việc. Vậy onboarding mang lại lợi ích gì cho hoạt động của doanh nghiệp cũng như làm thế nào để onboarding hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu bài viết sau đây.
1. Onboarding là gì?
Onboarding (tạm dịch là giới thiệu hoặc hội nhập) là thuật ngữ trong ngành nhân sự đề cập đến quá trình giới thiệu một nhân viên mới được tuyển dụng vào một doanh nghiệp. Onboarding là một phần quan trọng trong việc giúp nhân viên hiểu được vị trí mới và yêu cầu công việc của họ.
Mục đích chính của quá trình onboarding là gắn kết thành viên mới với một công ty. Nghĩa là, trong quá trình onboarding, nhân viên mới được người tuyển dụng cung cấp kiến thức, đào tạo kỹ năng và hỗ trợ để làm việc nhóm hiệu quả hơn. Như vậy, onboarding giúp nhân viên mới thích nghi, gắn kết với công ty tốt hơn và có thể giữ chân nhân viên.
Quá trình onboarding bắt đầu từ lúc nhân viên mới chấp nhận thư mời nhận việc của phía nhà tuyển dụng. Các công việc trong quá trình onboarding bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ được yêu cầu, giới thiệu chỗ làm việc, giới thiệu đội nhóm, đào tạo chính sách và văn hóa công ty, đào tạo kỹ năng làm việc nhóm và hỗ trợ giúp đỡ trong quá trình làm việc.
2. Quá trình Onboarding mất bao lâu?
Quá trình Onboarding thường diễn ra trong vòng vài tuần đến một năm tùy theo định hướng phát triển của từng công ty. Tuy nhiên, Onboarding ít nhất sẽ kéo dài trong khoảng vài tháng, phổ biến nhất là hai tháng. Đây là khoảng thời gian vừa đủ để để nhân viên mới có thể làm quen với môi trường làm việc và bộc lộ hết năng lực trong quá trình Onboarding.
Hiện nay, có một số công ty tổ chức Onboarding trong thời gian quá ngắn, khiến nhân viên mới khó khăn trong việc thích nghi với công việc cũng như kết nối với những người khác trong công ty.
3. Quy trình Onboarding nhân sự mới gồm các giai đoạn nào?
3.1 Pre-Onboarding
Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên sau khi nhân viên chấp nhận lời mời thử việc. Đây là thời điểm vàng để tạo ấn tượng tốt với ứng viên và giữ chân họ lại với doanh nghiệp.Trong giai đoạn này, cần thực hiện một số thủ tục quan trọng như liên lạc, trao đổi với nhân viên mới về các chính sách, cách thức hoạt động, tài liệu của công ty trước khi họ bắt đầu làm việc.
Quy trình Pre-Onboarding được diễn ra cụ thể với các bước như: Gửi email đến ứng viên những thông tin quan trọng của doanh nghiệp, chuẩn bị môi trường làm việc thoải mái và cung cấp cho họ những buổi đào tạo văn hóa và hội nhập tại doanh nghiệp.
3.2 Chào mừng nhân sự mới
Đây là cột mốc quan trọng quyết định ứng viên có gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay không. Ở thời điểm này, họ chưa xây dựng được các mối quan hệ chất lượng tại công ty nên khó có thể tự hoàn thiện các công việc. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải tổ chức định hướng rõ ràng cho nhân viên mới, giúp họ nắm rõ hơn về công việc mình đang làm.
Việc chào mừng nhân sự mới sẽ được diễn ra sôi nổi trong tuần đầu tiên đi làm của nhân viên mới. Tại đây, nhân viên mới sẽ được tham quan các phòng ban trong công ty, được hướng dẫn về các chính sách hoạt động và phát triển tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ được hướng dẫn sử dụng các công cụ làm việc hoặc những tiện ích hỗ trợ làm việc hiệu quả.
Sau khi kết thúc các buổi Onboarding đầu tiên, sẽ thường có các màn Q&A, giúp nhân viên mới có cơ hội hiểu rõ hơn về quy trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội tốt giúp người mới có thể giao lưu và kết nối với những nhân sự khác trong công ty, tạo nên những mối hệ tốt đẹp tại nơi làm việc.
3.3 Đào tạo
Suốt quá trình nhân viên thử việc, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo kiến thức và kỹ năng cần thiết. Điều này giúp nhân viên được trang bị đầy đủ những kỹ năng cần có trong công việc, giúp làm việc đạt hiệu quả hơn.
Trong quá trình làm việc, công ty cũng sẽ dễ dàng nhận thấy những ưu điểm và khuyết điểm của từng thành viên. Từ đó, lên kế hoạch đào tạo chuyên sâu hơn để nhân viên mới được trau dồi cả về kiến thức nghề nghiệp cũng như các kỹ năng mềm.
Tần suất đào tạo nhân viên mới nên diễn ra khoa học, không quá dày đặc giúp người lao động vẫn giữ được sự hứng thú và tôn trọng với công ty. Qua các buổi đào tạo hội nhập, người mới sẽ dần quen với bản chất công việc và thích nghi với môi trường làm việc nhanh chóng.
3.4 Kết thúc Onboarding và nhận việc chính thức
Sau khi giai đoạn Onboarding kết thúc, nhân viên sẽ trở thành thành viên chính thức của công ty. Ở giai đoạn này, họ đã biết cách giải quyết công việc một cách độc lập và hiệu quả, hiểu rõ được những chính sách phát triển mà doanh nghiệp hướng đến.
Tuy nhiên, khi đã trở thành thành viên chính thức, các buổi đào tạo nhân sự cũng được chú trọng không kém. Điều này giúp nhân viên có thể phát triển không ngừng, đáp ứng được những yêu cầu công việc do công ty đề ra.
4. Làm thế nào để Onboarding hiệu quả?
4.1 Lên quy trình thật chi tiết và rõ ràng
Thời kỳ mới làm quen với công việc của ứng viên sẽ gặp khá nhiều khó khăn, họ chưa biết làm như thế nào để có thể đạt hiệu quả như mong muốn. Trước khi bắt đầu công việc, hãy lên kế hoạch thật cụ thể bao gồm những việc mình phải làm tại công ty, điều này giúp bạn tăng kỹ năng nhanh chóng mà không cần đến sự giúp đỡ của đội ngũ nhân sự.
4.2 Đồng nghiệp phải cùng nhau hỗ trợ hết mình
Bên cạnh sự hỗ trợ của đội ngũ quản lý nhân sự, đồng nghiệp là yếu tố quan trọng giúp bạn có thể làm quen và thích ứng với môi trường làm việc nhanh chóng. Những đồng nghiệp có tâm sẽ luôn trả lời những thắc mắc của bạn về quá trình làm việc tại công ty, nhờ đó trang bị những kiến thức vững chắc về công việc mình đang theo đuổi.
Những nhân viên cũ có thái độ tích cực, sẵn sàng chào đón người mới sẽ giúp ứng viên có những đánh giá tốt về môi trường làm việc tại doanh nghiệp. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân ứng viên được lâu dài và luôn cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
4.3 Sáng tạo nhiều hình thức chào đón nhân sự
Bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng chú trọng đến yếu tố sáng tạo, gây ấn tượng mạnh mẽ cho những ứng viên. Thay vì chỉ giới thiệu những phòng ban như thông thường, doanh nghiệp có thể sáng tạo những hình thức chào thành viên mới khác nhau để cung cấp cho họ những thông tin trực diện, tổng quan nhất về doanh nghiệp.
4.4 Lên kế hoạch đào tạo phù hợp cho nhân sự mới
Nhân viên mới thường chưa có khả năng định hướng kế hoạch làm việc và phát triển tại công ty. Do đó, quản lý nhân sự cần thiết lập ra kế hoạch đào tạo người mới chi tiết, đầy đủ với những thông tin hữu ích có thể gây hứng thú cho ứng viên. Điều này sẽ giúp ứng viên được đào tạo trong môi trường lành mạnh và chuyên nghiệp nhất, giảm thiểu tình trạng nhân viên làm việc mà không có bất kỳ kiến thức chuyên môn nào.
5. Các câu hỏi thường gặp khác?
5.1 Onboarding Process là gì?
Onboarding Process là quá trình xuyên suốt từ lúc tuyển dụng nhân sự đến khi công ty tuyển được thành viên chính thức. Quá trình này bao gồm giai đoạn chuẩn bị, định hướng công việc, đào tạo và trang bị kỹ năng để nhân viên mới chuyển sang vai trò chính thức.
5.2 Giai đoạn sau Onboarding là gì?
Sau khi kết thúc Onboarding, nhân viên đủ điều kiện sẽ được đi làm chính thức. Trong giai đoạn này, họ tiếp tục được đào tạo, định hướng để hoàn thành tốt các công việc được giao tại công ty.
5.3 Quá trình Onboarding do ai đảm nhận?
Trong công ty, phòng nhân sự sẽ đảm nhận Onboarding cho nhân viên mới. Họ sẽ lập ra những chiến lược giúp người mới nhanh chóng làm quen với công việc cũng như hòa nhập với môi trường xung quanh. Đây là trọng trách quan trọng của phòng nhân sự vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đào tạo nguồn nhân lực của công ty.
5.4 Offboarding là gì?
Offboarding là thuật ngữ chỉ việc một nhân viên chính thức nghỉ việc tại công ty thông qua những hình thức khác nhau như từ chức, thôi việc, nghỉ hưu. Offboarding bao gồm tất cả quyết định và quy trình liên quan đến việc nghỉ việc của nhân viên như thông báo, chuyển giao công việc, tổ chức tiệc chia tay,…
Quá trình Onboarding tưởng chừng đơn giản nhưng kết quả sẽ ảnh hướng rất nhiều đến quá trình làm việc giữa quản lý và nhân sự. Mỗi doanh nghiệp nên đầu tư thật kỹ lưỡng và nắm rõ các bước để việc hòa nhập với nhân sự mới được diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm nhân sự ACheckin để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao hơn.
