Quy trình ứng lương mới nhất cho người lao động theo quy định 2023

Ứng lương là một trong những giải pháp hỗ trợ tài chính hữu hiệu cho người lao động, giúp họ có thể giải quyết và ứng biến được với các khoản chi phí phát sinh. Tuy nhiên, để kiểm soát chi phí, doanh nghiệp cần xác định rõ những trường hợp nào được phép tạm ứng lương cũng như quy trình cụ thể, tránh tình trạng ứng lương ồ ạt.

1. Ứng lương là gì?

Ứng lương là một hình thức hỗ trợ tài chính cho nhân viên trong trường hợp cần thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiêu và giải quyết các khó khăn tài chính trước khi nhận được khoản lương định kỳ. Đây là một giải pháp khá linh hoạt và tiện lợi để giúp nhân viên đối phó với các chi phí không mong đợi như bệnh tật, tai nạn hoặc các tình huống khẩn cấp khác.

2. Trường hợp nào được tạm ứng lương?

Theo quy định của pháp luật, tạm ứng tiền lương có thể được cấp trong các trường hợp sau đây:

• Nhân viên có bệnh tật hoặc tai nạn làm việc, không thể tiếp tục làm việc trong một khoảng thời gian dài và cần tiền để điều trị hoặc phục hồi sức khỏe.
• Nhân viên có thành viên trong gia đình gặp tai nạn hoặc bệnh tật và cần tiền để điều trị hoặc hỗ trợ chi phí.
• Nhân viên đang gặp khó khăn tài chính do gia đình hoặc cá nhân mắc nợ, chi tiêu không kế hoạch hoặc không may mất việc.
• Nhân viên có việc cá nhân khẩn cấp như việc chôn cất người thân hoặc đám tang.
• Nhân viên cần chi tiêu cho việc đi công tác hoặc hoàn trả các khoản chi phí liên quan đến công việc của mình và không có đủ tiền mặt để chi trả.

Tuy nhiên, để được tạm ứng tiền lương, nhân viên cần phải đáp ứng một số điều kiện và tiêu chuẩn quy định trong Luật lao động và các quy chế, quy định hiện hành của công ty. Ngoài ra, việc cấp tạm ứng tiền lương còn phụ thuộc vào khả năng tài chính của công ty và thỏa thuận giữa nhân viên và người quản lý.

3. Những quy định mới về tạm ứng lương cho người lao động

Theo Điều 100 khoản 1 của Bộ luật lao động 2012, tạm ứng tiền lương cho người lao động chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Mục đích chính của việc tạm ứng tiền lương theo quy định này là để giúp người lao động vượt qua những khó khăn trong cuộc sống một cách kịp thời.

Hiện nay, theo quy định mới nhất của Luật lao động năm 2019, tạm ứng tiền lương của người lao động cũng được quy định rõ hơn nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm đôi bên.

Quy định mới gồm các điểm sau:

• Nhà tuyển dụng có trách nhiệm thông báo cho người lao động về các điều kiện và tiêu chuẩn để được cấp tạm ứng tiền lương.
• Người lao động được cấp tạm ứng tiền lương không vượt quá mức lương đã được họ ký kết hợp đồng lao động.
• Tạm ứng tiền lương phải được trích từ nguồn vốn thu nhập đang có của công ty, không được vay từ các nguồn khác.
• Thời gian tạm ứng tiền lương không vượt quá 03 tháng kể từ ngày cấp tạm ứng.
• Người lao động phải hoàn trả số tiền tạm ứng tiền lương vào thời hạn được thỏa thuận giữa hai bên hoặc theo quy định của công ty.
• Nhà tuyển dụng có quyền yêu cầu người lao động cung cấp các tài liệu, chứng từ cần thiết để xác minh mục đích sử dụng số tiền tạm ứng.

Cụ Thể:

• Tạm ứng tiền lương cho người lao động khi tham gia nghĩa vụ công dân.

Theo Điều 100 Khoản 2 của Bộ Luật Lao động năm 2012, nhà sử dụng lao động phải cấp tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân, từ một tuần trở lên, nhưng không quá một tháng lương và phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng, trừ trường hợp thực hiện nghĩa vụ quân sự. Trong trường hợp người lao động tạm nghỉ để thực hiện nghĩa vụ công dân, người sử dụng lao động có trách nhiệm cấp tạm ứng tiền lương cho người lao động, trong khi đó, nếu người lao động đi thực hiện nghĩa vụ quân sự, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ tạm ứng tiền lương.

• Tạm ứng tiền lương khi đình chỉ công tác.

Theo quy định tại Điều 129 Bộ luật lao động 2012, khi xử lý kỷ luật lao động trong trường hợp vi phạm có những tình tiết phức tạp và việc tiếp tục làm việc của người lao động sẽ gây khó khăn cho việc xác minh, người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động với thời hạn tạm đình chỉ không quá 15 ngày hoặc không quá 90 ngày trong trường hợp đặc biệt. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ. Người lao động không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng khi bị xử lý kỷ luật lao động.

Theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ để tạm ứng cho người lao động trong trường hợp tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân hoặc bị tạm đình chỉ công việc là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề trước khi người lao động tạm thời nghỉ việc hoặc bị tạm đình chỉ công việc và được tính tương ứng với các hình thức trả lương theo thời gian.

• Tạm ứng tiền lương đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán

Theo quy định tại Điều 95 của Bộ luật lao động năm 2012, khi người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc theo khoán, tiền lương được trả theo thoả thuận giữa nhà tuyển dụng và người lao động. Trong trường hợp công việc phải thực hiện trong nhiều tháng, người lao động sẽ được tạm ứng tiền lương hàng tháng theo khối lượng công việc đã hoàn thành trong tháng đó.

4. Vì sao doanh nghiệp nên có chính sách tạm ứng lương cho nhân viên?

Doanh nghiệp nên có chính sách tạm ứng lương cho nhân viên vì những lý do sau:

• Giúp giải quyết vấn đề tài chính ngắn hạn của nhân viên: Trong những tình huống khẩn cấp, như khi nhân viên gặp phải sự cố sức khỏe hoặc gia đình cần sự hỗ trợ tài chính, chính sách tạm ứng lương giúp nhân viên có thể sử dụng tiền để giải quyết những vấn đề này
• Tăng động lực làm việc: Khi nhân viên biết rằng họ có thể nhận được khoản tạm ứng lương nếu cần thiết, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và động viên từ phía công ty, từ đó tăng động lực làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tăng sự tín nhiệm và sự tương tác giữa công ty và nhân viên: Chính sách tạm ứng lương cho thấy rằng công ty quan tâm đến tình hình tài chính của nhân viên và mong muốn hỗ trợ họ trong những tình huống khó khăn. Điều này giúp tăng sự tín nhiệm và sự tương tác giữa công ty và nhân viên.
• Giảm sự lo lắng của nhân viên: Khi nhân viên biết rằng họ có thể nhận được khoản tạm ứng lương nếu cần thiết, họ sẽ ít lo lắng hơn về tình hình tài chính cá nhân và tập trung hơn vào công việc.

Vì vậy, chính sách tạm ứng lương là một cách tốt để công ty thể hiện sự quan tâm đến nhân viên và giúp họ giải quyết những vấn đề tài chính ngắn hạn.

5. Vấn đề phát sinh trong tạm ứng lương

Mặc dù chính sách tạm ứng lương là một cách để giúp nhân viên giải quyết vấn đề tài chính ngắn hạn, nhưng cũng có thể phát sinh một số vấn đề. Dưới đây là một số vấn đề có thể xảy ra:

• Chi phí tài chính: Tạm ứng lương có thể đòi hỏi chi phí tài chính cho công ty. Nếu công ty không tính toán được chi phí này, nó có thể dẫn đến việc giảm lợi nhuận hoặc tài chính kém hơn.
• Nợ quá hạn: Nếu nhân viên không trả lại khoản tạm ứng lương đúng thời hạn hoặc không trả lại, công ty có thể bị thiệt hại về tài chính và mất niềm tin của nhân viên.
• Vấn đề về pháp lý: Chính sách tạm ứng lương cần tuân thủ các quy định pháp lý, bao gồm cả việc xác định rõ các điều kiện và thủ tục để nhân viên có thể được tạm ứng lương
• Tình trạng lạm dụng: Nếu chính sách tạm ứng lương không được quản lý và giám sát chặt chẽ, có thể dẫn đến tình trạng lạm dụng. Nhân viên có thể sử dụng tạm ứng lương cho mục đích cá nhân hoặc không hợp lý, gây ra lãng phí tài chính cho công ty.
• Ảnh hưởng đến khả năng vay vốn: Việc tạm ứng lương có thể ảnh hưởng đến khả năng vay vốn của công ty do khoản tạm ứng lương được xem như một khoản nợ đang đến hạn.

6. Quy trình ứng lương mới nhất 2023

Bước 1: Người lao động làm đơn tạm ứng lương

Khi có nhu cầu ứng lương, bước đầu tiên người lao động cần làm là làm đơn gửi đề nghị và yêu cầu tạm ứng. Mội số nội dung cần có trong đơn tạm ứng lương: thông tin cá nhân, lý do muốn tạm ứng lương, số tiền muốn tạm ứng và thời hạn thanh toán.

Bước 2: Nhân viên trình đơn đề nghị tạm ứng lương lên trưởng phòng

Khi đã hoàn tất đơn đề nghị tạm ứng, nhân viên cần phải đưa đơn này cho Trưởng phòng để xin ý kiến và được phê duyệt. Nếu đề xuất được chấp thuận, Trưởng phòng sẽ ký giấy phê chuẩn bảng tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 3: Giám đốc xét duyệt đơn tạm ứng lương

Trưởng phòng phê chuẩn xong, đơn tạm ứng lương sẽ được trình lên Giám đốc để xem xét và phê duyệt.

Bước 4: Kế toán thanh toán và viết phiếu chi

Sau khi đơn Đề nghị tạm ứng được Giám đốc phê chuẩn với mức lương tạm ứng đề xuất, đơn sẽ được chuyển đến kế toán để tiến hành kiểm tra. Kế toán sẽ xác nhận tính chính xác của thông tin trong đơn và sau đó lập phiếu chi tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 5: Kế toán trưởng duyệt phiếu chi

Tiếp đến, kế toán trưởng sẽ tiếp tục kiểm tra và phê duyệt phiếu chi lương cho nhân viên.

Bước 6: Giám đốc ký duyệt chi

Sau khi Kế toán trưởng đã ký giấy, phiếu chi sẽ được chuyển cho Kế toán thanh toán để đưa lên cho Giám đốc ký duyệt lần cuối.

Bước 7: Thủ quỹ tạm ứng cho nhân viên

Với đầy đủ thông tin, giấy tờ như trên, thủy quỹ sẽ thanh toán số tiền được phê duyệt cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán và lưu trữ chứng từ ứng lương

Chứng từ và đơn đề nghị cần được lưu trữ vào sổ sách theo từng đối tượng (đơn đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng)

Bước 9: Quyết toán khoản tạm ứng lương

Đến kỳ hạn trả lương hàng tháng, doanh nghiệp sẽ khấu trừ một khoản tiền tương ứng với số tiền đã được ứng trước đó trong bảng lương của nhân viên.

>>> Đọc thêm: Cách tính lương cơ bản chuẩn nhất 2023

7. ACheckin – Phần mềm tính lương và quản lý tiền lương hiện đại nhất hiện nay

ACheckin là một phần mềm tính lương hiện đại và tốt nhất hiện nay, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý dễ dàng tiền lương của nhân viên một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Với ACheckin, việc tính toán lương, tính lương giờ, đăng ký chấm công và xử lý thanh toán sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Phần mềm có thể tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và quy trình của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho người dùng các báo cáo chi tiết về lương và chấm công để giúp họ đưa ra quyết định và phân tích dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.

Điều đặc biệt của ACheckin là tính năng đa ngôn ngữ, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và hiểu được phần mềm mà không cần phải biết nhiều về tiếng Anh.

Nếu bạn muốn tăng hiệu quả quản lý tiền lương của mình, sử dụng ACheckin tại đây để tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc của bạn!

Tóm lại, chính sách tạm ứng lương có thể giúp nhân viên giải quyết vấn đề tài chính ngắn hạn, nhưng công ty cần phải quản lý chặt chẽ để tránh những vấn đề tiềm ẩn.