Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel mới nhất 2023

Tính lương + làm bảng lương là công việc quen thuộc của mọi kế toán & chuyên viên C&B. Trong bài viết này ACheckin hướng dẫn chi tiết cho bạn cách tính lương & làm bảng lương trên Excel một cách dễ dàng.

Lương là một trong những mục tiêu chính của người lao động và là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Do đó làm bảng lương tháng trở thành công việc rất quan trọng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối 100% từ mọi khâu trong quy trình.

Căn cứ để tính lương của người lao động

Các cơ sở để tính lương của người lao động bao gồm 4 phần:

• Thông tin trong hợp đồng lao động

Đọc thêm: Mẫu hợp đồng lao động

• • Loại hợp đồng (hợp đồng toàn thời gian, bán thời gian, thuê khoán …)
  • Mức lương (lương cơ bản, lương hiệu suất, lương theo vị trí…)
  • Thời gian & hình thức làm việc (VD: làm từ thứ 2 – sáng thứ 7, từ 8h30-18h00)
  • Các khoản phụ cấp hàng tháng (điện thoại, phụ cấp đi lại, laptop,…)
  • Các tính các khoản thưởng KPI (% hoa hồng …)
  • Thông tin cá nhân (số người phụ thuộc, …)
• Tỉ lệ các khoản trích theo lương quy định trong luật (Nghị định 146/2018)
  • Tỉ lệ BHYT, BHXH, BHTN công ty trả
  • Tỉ lệ BHYT, BHXH, BHTN người lao động trả
  • Mức tính thuế TNCN
• Tỉ lệ hoàn thành công việc & thời gian làm việc thực tế
  • Phiếu chấm công/Bảng chấm công (Mẫu bảng chấm công Excel)

• • Số giờ làm thêm, bảng xác nhận thời gian làm thêm giờ
  • Biên bản nghiệm thu, tính toán tỉ lệ công việc hoàn thành (với lương khoán)
  • Bảng tính KPI (tính lương P3)
  • ….

Các loại hình tính lương – trả lương chính

Hiện nay các doanh nghiệp đang áp dụng 6 hình thức tính lương chính

Đọc thêm: Hướng dẫn cách tính lương trong doanh nghiệp

Tính lương theo thời gian:

Cách tính lương dựa trên thời gian làm việc của người lao động

Áp dụng: Lao động làm việc theo ca (cố định, ca xoay, ca gãy)

Công thức tính:

Cách 1: Tổng lương tháng = [( Lương + các khoản phụ cấp) / số ngày đi làm đã quy định trong hợp đồng]*số ngày thực tế theo bảng chấm công.

Cách 2: Tổng lương = [(Lương + các khoản phụ cấp) / 26]*số ngày đi làm thực tế

Tính lương theo sản phẩm

Cách tính lương dựa theo năng suất/số lượng sản phẩm thực tế của người lao động

Áp dụng:

Áp dụng cho nhân viên làm sản phẩm (công nhân may, công nhân nhà máy …)

Công thức tính:

Trả lương căn cứ vào số lượng sản phẩm nhân viên đạt được trong tháng đó

Tổng lương = đơn giá của sản phẩm * số lượng sản phẩm đạt được trong tháng

Tính lương khoán:

Là cách tính lương dựa trên khối lượng & số lượng cũng như chất lượng của công việc được giao.

Áp dụng:

Cho lao động làm việc theo dự án (xây dựng, …), các công việc cụ thể có thể đo lường chính xác tỉ lệ hoàn thành công việc

Công thức tính:

Tổng lương = mức lương khoán đã đặt ra*tỷ lệ hoàn thành các công việc được giao

Dựa vào những căn cứ trên để kế toán có thể tính lương đi làm cho nhân viên một cách chính xác tuyệt đối.

Lương hoa hồng

Tính tiền lương dựa trên doanh số mà cá nhân hoặc nhóm đã đạt được trong quá trình làm việc.

Áp dụng:

Cho nhân viên bán hàng (sales): VD nhân viên sales bất động sản, điện thoại, phần mềm

Công thức:

Lương (hoa hồng) = % hoa hồng cá nhân * doanh thu cá nhân + % hoa hồng nhóm * doanh thu nhóm

Lương ngạch bậc

Lương tính theo ngạch & bậc của nhân viên trong công ty

Áp dụng:
Cách tính lương này hiện tại không còn quá phổ biến, thường chỉ áp dụng trong doanh nghiệp nhà nước

Công thức:

(Lương cơ sở x Hệ số lương (theo ngạch/bậc)) + Phụ cấp

Lương 3P

Lương tính theo 3P của người lao động (Position: vị trí, Person: năng lực, Perfomance: hiệu suất).

Đọc thêm: Lương 3P & Cách tính lương 3P

Áp dụng:

Đây là hình thức tính lương hiện đại đang được áp dụng hầu hết tại các doanh nghiệp & phù hợp với hầu hết người lao động.

Công thức:

Lương = Lương P1 + Lương P2 + Lương P3

Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel

Sau khi thống nhất hình thức tính lương sẽ đi vào làm bảng lương. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách làm bảng tính lương trên file Excel.

Các yếu tố trong bảng lương

Trong bảng lương tiêu chuẩn thường bao gồm các tiêu chí:

• Số thứ tự nhân viên
• Mã nhân viên
• Họ tên nhân viên
• Vị trí: trưởng phòng, phó phòng
• Phòng ban
• Lương theo hợp đồng
• Số ngày công đi làm thực tế: Số ngày người lao động đi làm thực tế được ghi lại trong bảng công
• Số ngày đi làm lý thuyết
• Lương P1, Lương P2, Lương P3 theo hợp đồng
• Lương P1 P2 P3 theo thực tế
• Các khoản phụ cấp: Các mức tiền phụ cấp của công ty dành cho nhân viên và được quy định trong hợp đồng lao động như phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại…
• Thưởng: các khoản thưởng kinh doanh, hoa hồng, thưởng lễ tết …
• Phạt: các khoản phạt được tính trong tháng
• Tổng thu nhập: Cột này bao gồm lương chính + phụ cấp
• Cột bảo hiểm bắt buộc (BHBB) bao gồm các loại bảo hiểm dành cho người lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ. Gồm 2 cột, bảo hiểm nhân viên trả (10.5%) bảo hiểm công ty trả (21.5%)
• Thu nhập tính thuế TNCN: Tổng thu nhập thực tế – BHBB nhân viên
• Giảm trừ cá nhân: mặc định theo luật là 11.000.000 VNĐ
• Giảm trừ phụ thuộc: tính theo số người phụ thuộc người lao động đăng ký (4.400.000 * số người phụ thuộc)
• Tổng giảm trừ: Thu nhập tính thuế TNCN – Giảm trừ cá nhân – Giảm trừ phụ thuộc
• Mức tính thuế TNCN: Thu nhập tính thuế TNCN – Tổng giảm trừ (=0 nếu Tổng giảm trừ > Thu nhập tính thuế TNCN)
• Thuế thu nhập cá nhân: Tính theo thang thuế TNCN 2023 dựa trên cột mức tính thuế TNCN
• Cột tạm ứng: Là số tiền mà nhân viên đã tạm ứng trước khi được trả lương
• Tổng lương thực lĩnh: Là lương cuối cùng được nhận sau khi đã cộng hay trừ các khoản trên và được áp dụng theo công thức:

Lương thực lĩnh = tổng lương thực tế + các khoản thưởng – các khoản bảo hiểm – tạm ứng – phạt (nếu có)

Các hàm Excel thường sử dụng trong bảng lương

Cách tra cứu nhân viên

Để có thể tra cứu thông tin nhanh nhất, bạn có thể áp dụng các hàm sau:

– Hàm VLOOKUP: Là hàm truy vấn và tìm kiếm thông dụng nhất hiện nay. Đối tượng để tìm kiếm cần phải nằm trong cột đầu tiên từ bên trái của vùng bảng tìm kiếm.

– Hàm INDEX + MATCH: Là sự kết hợp của hai hàm để có thể tìm kiếm, truy vấn thông tin nhân viên một cách nhanh chóng. INDEX + MATCH mang lại hiệu quả tốt hơn so với hàm VLOOKUP vì nó không bị giới hạn các cấu trúc tìm kiếm.

Các hàm xử lý thời gian

Trên Excel có một số hàm có tính năng xử lý ngày tháng, giờ làm việc rất chính xác mà bạn có thể áp dụng:

– DATE: Tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ ràng, chính xác theo năm, tháng, ngày cụ thể

– YEAR: Lấy ra năm của ô đã chọn (VD: year(03/04/2023) = 2023)

– MONTH: lấy tháng của 1 giá trị ngày tháng nào đó (VD: month(03/04/2023) = 4)

– DAY: lấy số ngày của 1 giá trị ngày tháng nào đó (VD: day(03/04/2023) = 03)

– HOUR: lấy số giờ của 1 giá trị có chứa giờ, phút (VD: hour(15:30)=15)

– MIN: lấyi số phút của 1 giá trị có chứa giờ, phút (VD: min(15:30) = 30)

Các công thức chấm công 

– COUNTIF: Đếm số ký hiệu trong các bảng chấm công dựa theo một điều kiện nhất định

– COUNTIFS: Đếm số ký hiệu công trong bảng chấm công theo nhiều điều kiện cùng một lúc

– SUMIF: Tnh tổng số giờ công theo bảng chấm công và căn cứ vào điều kiện duy nhất

– SUMIFS: Tính bảng chấm công theo điều kiện cùng một lúc

Các công thức tính lương trên Excel 

Để tính lương cho nhân viên, người ta thường sử dụng các công thức sau:

– IF: Hàm này dùng để phản biện logic trong khi tính toán. Ví dụ: Nếu theo yêu cầu thứ 1 thì sẽ ra kết quả như thế nào? Nếu không thỏa mãn được yêu cầu đó thì kết quả sẽ ra sao?

– Hàm AND/ OR: Sử dụng hàm này khi cần phải biện luận nhiều điều kiện khác nhau, phức tạp thì AND/ OR có thể ghép nối các điều kiện đó với nhau.

– Hàm LOOKUP/ VLOOKUP: Dùng hàm này để truy vấn đến các thông tin về nhân viên, kết quả chấm công, thông tin lương,…

– Hàm SUM/ SUMIF/ SUMIFS: Dùng để tính tổng số tiền lương thự lĩnh cho nhân viên

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn đầy đủ cho các bạn cách làm bảng lương trên Excel mới nhất 2023. Chúc bạn thành công và chuyên nghiệp như một kế toán thực thụ.