Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Tìm hiểu vai trò và chức năng chính

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) là giải pháp phần mềm cung cấp thông tin toàn diện về nhân sự, tự động hóa các quy trình nhân sự và hỗ trợ ra quyết định nhân sự. Vậy, bên cạnh vai trò quản lý thông tin nhân sự sự, hệ thống thông tin quản lý nhân sự HRIS còn có vai trò gì trong quản lý nhân sự? Và các chức năng chính cần có của HRIS là gì? Cùng Acheckin tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự hay còn gọi là HRIS (Human resource information system) là một giải pháp phần mềm duy trì, quản lý và xử lý thông tin chi tiết của nhân viên cũng như các chính sách, thủ tục liên quan đến nhân sự. HRIS là một hệ thống quản lý thông tin chuẩn hóa các nhiệm vụ và quy trình nhân sự, đồng thời tạo điều kiện cho việc lưu trữ và báo cáo hồ sơ chính xác.

Đặc điểm

• Cung cấp thông tin toàn diện về nhân sự: HRIS giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự, bao gồm: thông tin cá nhân, hồ sơ tuyển dụng, quá trình đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, phúc lợi và lương thưởng,….
• Tự động hóa các quy trình nhân sự: HRIS có thể tự động hóa các quy trình nhân sự thủ công, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất,…
• Hỗ trợ ra quyết định nhân sự: HRIS cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt hơn.

2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút, phát triển nguồn nhân lực, tạo lợi thế cạnh tranh, đánh giá năng lực nhân viên, cung cấp dữ liệu để phát triển chiến lược và làm cầu nối thông tin giữa doanh nghiệp với nhân viên.

Thu hút và phát triển nguồn nhân lực

• Thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
• Nhân viên có cơ hội tìm hiểu về doanh nghiệp, nắm bắt được thông tin tuyển dụng, ứng tuyển dễ dàng và nhanh chóng.

Tạo lợi thế để cạnh tranh nhân lực

• Xây dựng lợi thế cạnh tranh về nhân lực, thu hút và giữ chân nhân tài.
• Nhân viên được hưởng các chính sách phúc lợi, đãi ngộ hấp dẫn, nâng cao động lực làm việc.

Đánh giá năng lực nhân viên

• Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, làm cơ sở cho việc hoạch định nguồn nhân lực, quy trình đào tạo và phát triển .
• Giúp nhân viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, từ đó có định hướng phát triển nghề nghiệp phù hợp hơn.

Cung cấp dữ liệu để phát triển chiến lược doanh nghiệp

• Nắm bắt được tình hình nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Giúp nhân viên hiểu rõ hơn về chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Làm cầu nối thông tin giữa doanh nghiệp và nhân viên

• Giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác, giúp nâng cao sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.
• Giúp nhân viên nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, quyền lợi của bản thân, từ đó có thể trao đổi, phản hồi với doanh nghiệp một cách hiệu quả.

3. Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Quản lý tuyển dụng

Hệ thống quản lý tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ đăng tuyển đến sàng lọc ứng viên, phỏng vấn và tuyển chọn. Hệ thống giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin về ứng viên, quản lý lịch phỏng vấn và đánh giá ứng viên một cách khách quan.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

HRIS giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng  phúc lợi cho nhân viên. Nó hoạt động như một công cụ tự động hóa, giúp doanh nghiệp tính toán lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác.

Chấm công là một phần quan trọng của hệ thống lương thưởng và phúc lợi. Vậy doanh nghiệp cần quản lý việc chấm công của nhân viên như thế nào?

Quản lý chấm công

Hệ thống quản lý chấm công giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc, theo dõi thời gian ra, vào, đồng thời giúp doanh nghiệp tính toán lương, thưởng và các khoản phúc lợi dựa trên thời gian làm việc của nhân viên.

Chấm công là công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, chấm công chỉ là một phần của quá trình quản lý nhân lực. Để nhân viên phát huy tối đa năng lực, doanh nghiệp cũng cần quy trình đào tạo và phát triển thật chuyên nghiệp.

Đào tạo và phát triển nhân lực

HRIS giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực. Trong ngữ cảnh này, HRIS hoạt động như một công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đào tạo và theo dõi hiệu quả của quy trình đào tạo.

Để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, doanh nghiệp cần làm gì để xác định những nhân viên xuất sắc cần được khen thưởng, những nhân viên cần được đào tạo và những nhân viên cần được thay thế?

Đánh giá hiệu suất

Hệ thống đánh giá hiệu suất là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Hệ thống giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chí đánh giá, thu thập dữ liệu và phân tích hiệu suất của nhân viên một cách khoa học.

Đánh giá hiệu suất là bước đầu tiên để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, để có thể đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt, doanh nghiệp cần có dữ liệu phân tích hiệu suất của nhân viên một cách đầy đủ và chính xác. HRIS chính là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này?

Báo cáo và phân tích dữ liệu

HRIS là công cụ biến dữ liệu nhân sự nhân sự thành thông tin hữu ích. Thông tin này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất, cải thiện tuyển dụng, đào tạo và phát triển, cũng như đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt.

4. Có nên sử dụng phần mềm hệ thống quản lý thông tin nhân sự không?

Câu trả lời là Có. Bởi vì phần mềm hệ thống quản lý thông tin nhân sự (HRIS) là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn:

• Giải quyết vấn đề quản lý thông tin nhân sự bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian và công sức, tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn.
• Giúp nâng cao tính năng bảo mật, an toàn dữ liệu.
• Cung cấp những tính năng, để đảm bảo doanh nghiệp một quy trình công tác hoạch định nguồn lực toàn diện, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Trong đó, ACheckin là một giải pháp HRIS toàn diện, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đến lương thưởng, phúc lợi,…

5. ACheckin – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự toàn diện

ACheckin được đánh giá là phần mềm quản lý thông tin nhân sự hiệu quả bởi các ưu điểm nổi bật sau:

• Giúp tiết kiệm thời gian do giảm thiểu tối đa việc sai sót với quy trình tự động 100%.
• Đa dạng hình thức chấm công: 5 hình thức – GPS, Wifi, FaceID, CameraAI, QR code: ACheckin cung cấp đa dạng hình thức chấm công, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu thực tế.
• ACheckin cung cấp hệ thống đơn báo đa dạng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các yêu cầu của nhân viên, như: xin nghỉ, xin đổi ca, chấm công bù.
• Hệ thống xếp ca đơn giản nhanh chóng, thiết kế ca làm việc dễ dàng, trực quan. Đăng ký ca làm đơn giản, nhân viên chủ động đăng ký. Thông báo lịch làm việc, ca làm việc tránh quên thông tin: ACheckin cung cấp hệ thống xếp ca đơn giản, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết kế ca làm việc và nhân viên dễ dàng đăng ký ca làm việc.
• Tự động tính lương cho nhân viên theo nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm: tính lương theo thời gian, tính lương theo sản phẩm, tính lương theo doanh thu, tính lương theo chức vụ, tính lương 3P, lương khoán. Dữ liệu chấm công được cập nhật tự động vào bảng tính lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Chi phí đầu tư thấp nhất thị trường, chỉ từ 15.000 đ/nhân sự/tháng.

Với những ưu điểm nổi bật trên, ACheckin là giải pháp nhân sự lý tưởng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Để trải nghiệm thử ACheckin miễn phí trong 7 ngày, vui lòng truy cập website http://acheckin.vn/  hoặc liên hệ qua:

• Hotline: 0888684366.
• Email: sale@acheckin.vn.