Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là một trong những giải pháp hiệu quả hàng đầu trong việc quản lý chính sách lương thưởng cho nhân viên. Hệ thống này chính là công cụ đắc lực của phòng kếtoán và nhân sự liên quan đến bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, lương,…
Sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp giúp việc tính toán chính xác hơn. Hạn chế tối đa sai sót liên quan đến số liệu cũng như tiết kiệm thời gian rất nhiều so với việc tính toán thủ công. Vậy vai trò cốt lõi và tính năng của hệ thống này là gì? Phần mềm nào hỗ trợ hệ thống quản lý nhân sự tiền lương? Cùng Acheckin tìm hiểu ngay sau đây.
1. Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là một phần của hệ thống quản lý nhân sự tổng thể, được sử dụng để quản lý và xử lý các hoạt động liên quan đến lương và phúc lợi của nhân viên. Hệ thống ứng dụng công nghệ để hỗ trợ vào các công việc của phòng kế toán, nhân sự. Cụ thể công việc này liên quan đến tiền lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm,… của tất cả nhân viên làm việc trong doanh nghiệp.
Tất cả công việc này đều sẽ được thực hiện một cách tự động theo quy trình thiết lập sẵn trên hệ thống. Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương này vào doanh nghiệp giúp việc tính toán số liệu chính xác hơn. Đồng thời, tiết kiệm thời gian đáng kể so với các nghiệp vụ kế toán, nhân sự thủ công truyền thống.
2. Vai trò cốt lõi của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương
Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa và quản lý các hoạt động liên quan đến lương và phúc lợi của nhân viên trong doanh nghiệp. Hệ thống quản lý tiền lương giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự liên quan đến tiền lương, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quá trình thanh toán và quản lý lương.
Giải quyết bài toán về chấm công và tính lương
- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương quản lý tốt thời gian làm thêm, tăng ca của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
- Quản lý chi tiết thời gian làm việc từng ca, từng phòng ban.
- Sử dụng hệ thống này, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng tích hợp được với các ứng dụng quản lý kế toán, tài chính, nhân sự giải pháp quản lý tổng thể hoạt động của doanh nghiệp.
- Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương này có công thức tính lương linh động, đơn giản giống như trên excel. Do đó, cho phép người quản lý có thể thiết lập công thức, nhập mức lương, tiền lương, hệ số và có thể tự định nghĩa các tham số.
- Hệ thống còn hỗ trợ giải quyết vấn đề ứng tiền lương qua điện thoại di động, phần lương còn lại sẽ được lưu tự động trong hệ thống.
Tự động hóa truy xuất dữ liệu nhân sự
- Hệ thống sẽ tự động hóa tất cả mọi quy trình xuy xuất dữ liệu của nhân viên, tính toán nhanh chóng và chính xác.
- Phần mềm có tính linh hoạt cao, có thể tùy biến chức năng xuất file báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý thông tin ca làm việc
- Tất cả thông tin liên quan đến ca làm việc của nhân viên cũng như thời gian làm việc, tăng ca, quản lý ca gãy, ca kíp đều được hệ thống ghi nhận lại một cách chi tiết.
Quản lý dữ liệu nhân viên
- Hỗ trợ quản lý chi tiết các thông tin cá nhân của nhân viên, từ tiến trình làm việc, khoảng thời gian công tác cho đến hồ sơ nhân sự đều được quản lý trực tuyến trên cùng hệ thống.
- Các nhà quản trị có thể sử dụng hệ thống như một phần mềm quản lý dữ liệu nhân viên từ xa thông qua mạng internet một cách thuận tiện..
3. Tính năng của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương
Chấm công và tính lương
- Xây dựng bảng chấm công theo từng đơn vị thời gian như tuần, tháng, quý và năm để ghi nhận thông tin về giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca, và các tiêu chí quản lý khác cho nhân viên.
- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương có thể kết nối với các thiết bị quản lý nhân sự chuyên dụng khác như máy chấm công, máy đọc thẻ ra vào, máy tính giờ làm việc. Hệ thống sẽ tự động nhập dữ liệu từ bảng tính Excel.
- Tìm kiếm và truy xuất báo cáo thống kê chấm công theo các tiêu chí quản trị khác nhau.
- Tính toán thu nhập cho nhân viên một cách tự động theo cơ cấu thu nhập của từng người, công thức lương và dữ liệu đã được định sẵn từ các phân hệ con khác trong phân hệ nhân sự. Bảng tính sẽ thu thập chi tiết tất cả thông tin của các yếu tố cấu thành cơ cấu thu nhập để quản lý và giải thích cho nhân viên.
- Truy xuất dữ liệu tiền lương thành bảo hiểm xã hội, phiếu chi tiền thanh toán lương, hạch toán lương và tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
- Hệ thống có chức năng tính toán và quyết toán thuế TNCN vào cuối năm sau khi doanh nghiệp chi trả tất cả khoản tiền lương thưởng, phúc lợi và các khoản khấu trừ khác.
Hồ sơ nhân sự
- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự của từng nhân viên một cách tự động dựa vào hồ sơ tuyển dụng.
- Tìm kiếm và hiển thị đầy đủ thông tin quản lý nhân sự của nhân viên theo các tiêu chí tìm kiếm khác nhau (chẳng hạn như ngày vào làm, vị trí, cấp bậc, bộ phận).
- Lưu trữ hồ sơ thông tin nhân viên bằng phiên bản scanner của các bằng cấp/chứng từ.
- Tạo hợp đồng lao động cho nhân viên trực tiếp từ hồ sơ nhân sự khi tuyển dụng hoặc cập nhật hồ sơ nhân sự. Hợp đồng lao động này có thể in trực tiếp theo biểu mẫu hợp đồng lao động quy định của Nhà nước.
- Quản lý, nhắc nhở các ngày quan trọng liên quan đến mỗi hồ sơ nhân sự như ngày bắt đầu làm việc, ngày hết hạn hợp đồng thử việc/thời vụ, ngày bắt đầu/hết hạn hợp đồng lao động chính thức.
Đánh giá nhân sự
- Master data cho hệ thống tiêu chí đánh giá nhân sự, phương pháp và thang bậc xếp hạng, cơ cấu nhân sự.
- Xây dựng các biểu mẫu đánh giá nhân sự nhằm thiết lập mục tiêu cũng như tiêu chí đánh giá các thành tích quan trọng.
- Quản lý và kiểm soát các biểu mẫu theo tình trạng: tạo lập, thảo luận và đồng ý với người chịu trách nhiệm đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ.
Khen thưởng và kỷ luật
- Theo dõi và quản lý hồ sơ của nhân viên, thời hạn, hình thức khen thưởng/kỷ luật cho nhân viên.
- Tính toán tiền hoa hồng cho đội ngũ bán hàng/người tiếp thị/nhà quản lý theo các hình thức khác nhau.
- Xây dựng và cập nhật mức khen thưởng/kỷ luật tài chính cho nhân viên vào phân hệ con Chấm công & Tính lương để tính toán các khoản khen thưởng/giảm trừ thu nhập.
Báo cáo nhân sự
- Thiết lập tệp thư viện lưu trữ báo cáo nhân sự theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Hệ thống tất cả báo cáo/đồ thị minh họa để phân tích chi tiết tình hình nhân sự theo nhu cầu của doanh nghiệp.
4. Tự động hóa quy trình quản lý tiền lương với ACheckin
ACheckin là phần mềm quản lý nhân sự tích hợp hệ thống quản lý nhân sự tiền lương, giải quyết bài toán về chấm công, tính lương nhân viên hiệu quả. Phần mềm ự động hóa các thao tác quản lý giám sát nhằm giảm bớt sự phức tạp cho những nhà quản lý nhân sự.
Acheckin tự động tính lương theo 6 kịch bản lương: lương 3P, lương theo ngạch bậc, lương hoa hồng, lương theo sản phẩm, lương theo thời gian, và lương khoán. Bên cạnh đó, phần mềm tích hợp thư viện bảng lương mẫu cùng công thức có sẵn, giúp đơn giản hóa quản lý tính lương.
Phần mềm dễ sử dụng hơn excel, đồng bộ dữ liệu không cần truy xuất và input từ công cụ này sang công cụ khác, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Thêm vào đó, phần mềm còn cung cấp báo cáo chi tiết, cập nhật theo thời gian thực để quản lý quỹ lương hiệu quả, hệ thống bảo mật cao.
Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương ACheckin giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian để tổng hợp, tính toán số hiệu chính xác, nhanh chóng. Chi phí đầu tư thấp nhất thị trường, chỉ từ 15.000đ/nhân sự/tháng, đặc biệt công ty còn khuyến mãi 3 tháng sử dụng hoàn toàn miễn phí.
5. Một số câu hỏi liên quan khác
Nhân sự tiền lương là gì?
Nhân sự tiền lương hay nhân viên tiền lương là một vị trí thuộc bộ phận C&B (Compensation & Benefits) trong mảng nhân sự, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên trong công ty.
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương nào đang phổ biến?
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương có chức năng vừa quản lý nhân sự vừa tính lương, có rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: tối ưu chi phí vận hành, tối ưu thời gian làm việc của bộ phận HR, giảm tối đa khả năng sai sót trong làm bảng lương, quản lý thông tin nhân sự chính xác và khoa học … Top 3 phần mềm quản lý nhân sự tiền lương có thể kể đến:
- Phần mềm Base Payroll
- Phần mềm Tanca
- Phần mềm ACheckin
Trên đây, ACheckin đã chia sẻ đến bạn đọc một số thông tin về hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là gì? Vai trò cốt lõi và tính năng của phần mềm chi tiết nhất. Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm chấm công và tính tiền lương vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn ACheckin để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất.
