Tìm hiểu cách chấm công tính lương chính xác nhất dành cho doanh nghiệp năm 2024

Chấm công tính lương là một công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Việc biết cách chấm công tính lương sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của tiền lương, tránh tình trạng sai sót, khiếu kiện. Việc biết cách sử dụng các phần mềm chấm công tính lương sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Hiện nay có 6 cách chấm công và tính lương phổ biến:

• Theo thời gian
• Theo sản phẩm
• Theo hoa hồng (doanh thu)
• Theo ngạch bậc
• Theo hình thức khoán
• Lương 3P

Ngoài ra, người quản lý nhân sự cũng cần nắm rõ các nguyên tắc, quy trình chấm công và tính lương chuẩn nhất để đảm bảo tính công bằng và đúng đắn của lương, đồng thời tạo sự động viên và giữ chân nhân viên cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình tính lương trong doanh nghiệp.

1. Các nguyên tắc để chấm công tính lương

Nguyên tắc chấm công

Nhân viên vào công ty phải tuân thủ quy tắc chấm công của doanh nghiệp (bằng dấu vân tay, điểm danh trên hệ thống,…) vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Các lỗi về thời gian, bao gồm:

• Đi trễ: Nhân viên không thực hiện chấm công vào sau thời gian bắt đầu ca làm được quy định.
• Về sớm: Nhân viên không thực hiện chấm công ra trước thời gian kết thúc ca làm được quy định.
• Nghỉ việc không lý do: Nhân viên không thực hiện chấm công và không làm đơn xin nghỉ trên hệ thống trong ngày/ca làm việc.
• Quên thực hiện chấm công: Nhân viên có mặt làm việc, thực hiện đúng giờ vào và tan ca nhưng không thực hiện chấm công.

Nếu quá 3 lần trong 1 tháng, trưởng phòng/người quản lý lập biên bản vi phạm và xử lý kỷ luật theo quy định của công ty. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm kiểm soát và giám sát việc chấm công, cũng như xử lý các vi phạm.

Nguyên tắc tính lương

Sau đây là nguyên tắc cơ bản tính lương cho hầu hết các vị trí:

• Mức lương: Là đơn vị đại diện cho tiền tệ trong một khoảng thời gian nhất định (giờ, ngày, tuần, tháng) mà công ty sẽ phải trả cho người lao động.
• Hệ số lương: Là tỷ lệ giữa mức lương .căn cứ vào tính chất, mức độ phức tạp của một vị trí công việc với mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định
• Tiền lương chế độ cấp bậc: Là khoản tiền lương được trả thêm cho người lao động theo từng cấp bậc, chức danh nghề nghiệp.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật: Là những quy định về trình độ kỹ thuật chuyên môn mà người lao động cần phải đáp ứng để có thể đảm nhận một vị trí công việc.

2. Các cách chấm công chuẩn nhất

Có 6 cách chấm công chuẩn nhất mà người quản lý nhân sự có thể áp dụng được:

• Chấm công thủ công: Là hình thức quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng cách ghi chép thủ công trên bảng biểu Excel. Nhà quản lý sẽ trực tiếp ghi nhận thời gian vào – ra của nhân viên, sau đó lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng biểu Excel.
• Chấm công bằng thẻ giấy: Sử dụng thẻ giấy có gắn mã số nhân viên để ghi lại thời gian ra vào công ty. Máy chấm công sẽ quét mã số trên thẻ giấy và in thông tin ngày, giờ lên thẻ.
• Chấm công bằng thẻ từ: Sử dụng thẻ từ có gắn mã số của nhân viên để ghi lại thời gian ra vào công ty. Chấm công bằng thẻ từ có ưu điểm là dễ sử dụng, chi phí thấp, độ bảo mật cao.
• Chấm công bằng vân tay:Llà phương pháp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên bằng cách đặt ngón tay lên máy chấm công chuyên dụng, tích hợp hệ thống sinh trắc. Máy sẽ tự động quét và ghi lại danh tính cùng với thời gian di chuyển của nhân viên.
• Chấm công bằng mống mắt: Sử dụng máy chấm công nhận diện mống mắt của nhân viên. Máy chấm công sẽ chụp ảnh mống mắt của nhân viên và so sánh với dữ liệu đã được lưu trữ để xác nhận danh tính.
• Chấm công bằng khuôn mặt: Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Để triển khai phương pháp này, cần sử dụng máy chấm công chuyên biệt với khả năng nhận diện khuôn mặt hiệu quả.

3. Các cách tính lương chuẩn nhất

Với những vị trí và hình thức làm việc khác nhau sẽ có những cách tính lương khác nhau. Sau đây là 6 kịch bản tính lương cơ bản và phổ biến nhất hiện nay, mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng:

• Tính lương theo thời gian: Lương theo thời gian có thể được tính theo tháng, theo ngày hay theo giờ. Bên cạnh đó, để áp dụng được hình thức này, bạn cần nắm được lương cơ bản, ngày công thực tế và phụ cấp.
• Tính lương theo sản phẩm: Cách tính lương theo sản phẩm thường được áp dụng cho các nhà máy, sản xuất. Hình thức này góp phần khuyến khích tăng năng suất của người lao động.
• Tính lương theo hoa hồng (doanh thu): Chính sách lương theo hoa hồng thường được áp dụng cho bộ phận kinh doanh, bán hàng. Tỷ lệ hoa hồng sẽ được thỏa thuận trước khi người lao động bắt đầu làm việc.
• Tính lương theo ngạch bậc:Để tính được mức lương thực nhận, ta cần tìm ra hệ số lương của người lao động. Hệ số lương được quy định trong thang lương, bảng lương của từng ngạch, bậc.
• Tính lương theo hình thức khoán: Lương khoán được áp dụng khi người lao động hoàn thành hết các công việc được thỏa thuận ngay từ đầu giữa 2 bên.
• Tính lương 3P: Hệ thống lương 3P là hình thức trả lương đang trở thành xu thế hiện nay, được thiết kế dựa trên năng lực và hiệu quả công việc của người lao động. Với mục đích đảm bảo tính công bằng, lương 3P được chia làm 3 cấu phần:

P1: Pay for position – Trả lương cho vị trí công việc

P2: Pay for Person – Trả lương cho năng lực của người thực hiện công việc.

P3: Pay for Performance – Trả lương cho kết quả mà người thực hiện công việc tạo ra cho doanh nghiệp.

4. Quy trình chấm công và tính lương cơ bản

4.1 Quy trình chấm công

Quy trình chấm công được thể hiện qua 5 bước:

• Thu thập dữ liệu chấm công

Dữ liệu chấm công được thu thập từ các nguồn sau: Máy chấm công; Bảng chấm công thủ công; Giấy đề nghị xác định công

• Kiểm tra dữ liệu chấm công

Thời gian chấm công có hợp lệ hay không

Số giờ công của nhân viên có đúng với quy định của công ty hay không

• Xử lý dữ liệu chấm công

Phòng nhân sự sẽ xử lý dữ liệu chấm công để xác định giờ công thực tế của nhân viên, bao gồm các nội dung sau: Tính giờ công bình thường; giờ công tăng ca; giờ công nghỉ bù

• Xác định tính chính xác của giờ công

So sánh giờ công với quy định của công ty

Kiểm tra các giấy tờ chứng minh của nhân viên

• Giải quyết khiếu nại

Nếu có khiếu nại về giờ công của nhân viên, phòng nhân sự sẽ tiến hành giải quyết theo quy định của công ty.

4.2 Quy trình tính lương

Để xây dựng quy trình tính lương hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện 7 bước chính:

• Xác định cách tính lương cơ bản dựa trên kinh nghiệm, trình độ, chức vụ, và vị trí công việc.
• Thu thập thông tin chi tiết về nhân viên để đảm bảo tính chính xác.
• Xác định các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, độc hại, thâm niên, tiền cơm, xăng xe, điện thoại, thưởng, và các khoản khác.
• Xác định các khoản trừ lương như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, và các khoản giảm trừ khác.
• Tính lương thực tế đầy đủ và chính xác.
• Kiểm tra và xác nhận thông tin để tránh sai sót.
• Thực hiện chuyển khoản lương cho nhân viên.

Lưu ý:

• Tổ chức và quản lý hồ sơ nhân viên chặt chẽ.
• Cập nhật và kiểm tra thường xuyên quy định pháp luật về tính lương.
• Đối chiếu và so sánh số liệu để phát hiện sớm sai sót và thiếu sót.
• Đào tạo nhân viên về quy trình tính lương để nâng cao hiệu quả và chuyên môn.

5. Vì sao phải biết cách chấm công tính lương?

Quy trình tính lương là một trong những hoạt động cần đảm bảo tính chính xác, công bằng, minh bạch, từ đó tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc. Chấm công là một trong những yếu tố quan trọng để xác định thời gian làm việc của nhân viên, từ đó tính toán lương và các khoản phúc lợi khác. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chấm công rõ ràng và cụ thể, phù hợp với đặc thù hoạt động của mình trên các phần mềm chấm công.

6. ACheckin – Phần mềm tự động hóa quy trình chấm công tính lương

Theo khảo sát của chúng tôi, trung bình phòng Nhân sự thường mất 30 giờ cho hoạt động tổng hợp công và 16 giờ cho hoạt động tính lương.

Để thu gọn thời gian này xuống còn 0,5 ngày, ACheckin đã cho ra đời giải pháp Chấm công Tính lương với những tính năng tóm tắt như sau:

• Đa dạng hình thức chấm công
• Cập nhật dữ liệu vào bảng công trong thời gian thực
• Tự động sao chép dữ liệu chấm công vào bảng tính lương
• Tự động tính lương theo thiết lập
• Xuất và gửi phiếu lương cá nhân cho nhân viên
• Theo dõi trạng thái thanh toán lương
• Cung cấp hệ thống báo cáo linh hoạt

Hơn thế nữa, ACheckin sở hữu giải pháp chấm công độc quyền, giảm 99,35% gian lận và tiết kiệm thời gian nhất so với những hình thức khác. Bộ phận nhân sự sẽ ghi nhận thời gian làm việc và điểm danh chính xác và nhanh chóng nhất.

Để tìm hiểu thêm về giải pháp, vui lòng truy cập và đăng ký dùng thử ngay tại đây. Đội ngũ chuyên gia tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ.