Nếu bạn sử dụng các phan mem quan ly nhan su thì chúng ccó gì khác so với cách truyền thống? có những ưu và nhược điểm như thế nào?
Ngày nay, nếu không muốn bị tụt lại phía sau, các doanh nghiệp buộc phải phát triển không ngừng để theo kịp công nghệ. Sự ra đời của các phần mềm quản lý nhân sự là một giải pháp hữu ích giúp các nhà lãnh đạo tối ưu hóa phương pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp.
Khái niệm phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc thực hiện các quy trình nhân sự trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên trong quá khứ, công việc quản lý nguồn nhân lực chỉ là các công việc hành chính bao gồm: tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, và đảm bảo việc điền mẫu/phiếu phải đầy đủ…
Hiện nay, quản lý nhân sự là một chiến lược quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp và bao gồm rất nhiều khía cạnh, như hình vẽ dưới đây.
So với các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống có thể kể đến như: ghi chép sổ sách, báo cáo theo tháng, quý, tuần,…việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có nhiều ưu điểm. Tuy không thể tránh khỏi một số nhược điểm đặc thù nhất định, đây là một lựa chọn mà các nhà quản lý không nên bỏ qua trong thời đại công nghệ phát triển nhanh như hiện nay.
Ưu điểm của phần mềm QLNS so với cách truyền thống
Hãy cùng xem chúng có ưu và nhược điểm gì so với các cách truyền thống trước đây nhé.
– Giúp ban lãnh đạo có thể quản lý toàn bộ các thông tin và hồ sơ quan trọng về nhân sự theo cách vô cùng dễ dàng nhưng vẫn rất chuyên nghiệp
– Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên cũng đúng hơn.
– Dễ dàng trong việc lập kế hoạch và thời gian biểu công việc phù hợp cho nhân viên cũng như người quản lý.
– Rút ngắn lượng thời gian làm việc, các ngày nhân viên vắng mặt hay khi phải làm tăng ca.
– Giám sát quá trình quản lý hiệu quả nhất bên cạnh đó đồng thời cũng giúp giám sát về hiệu suất làm việc hàng ngày của mỗi một nhân viên.
– Tích hợp cùng với công cụ tính toán lương để giúp tiến độ công việc nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
– Tích hợp cùng với các thiết bị khác ví dụ như thẻ nhân viên để có thể tự động tạo ra các thông tin quản lý.
Nhược điểm của việc dùng phần mềm để quản lý
– Dữ liệu có thể không được bảo mật tuyệt đối
– Hệ thống công nghệ không thể tránh sai sót về mặt kỹ thuật
– Tốc độ không đồng đều giữa các thiết bị
– Để tránh khỏi việc dùng phải những phần mềm mắc những nhược điểm này, các nhà quản lý có thể trải nghiệm trước 1 số phần mềm quản lý nhân sự miễn phí như: Apptivo, Web Human Resource, ACheckin. Qua việc trải nghiệm này, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả của từng phần mềm và chọn ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
– Những năm gần đây đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất năm 2018 có thể kể đến: Perfect HRM, năm 2019 thuộc về Apptivo.
Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự
– Tính toán thời lượng làm việc khi tăng ca dành cho nhân viên.
– Quản lý khung thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, tự động chấm công và giám sát, theo dõi nhân viên tăng ca hay xin phép nghỉ.
– Theo dõi và đưa ra báo cáo về việc đến và về sớm hay muộn của nhân viên công ty.
– Giúp làm các báo cáo về thời gian làm việc trên thực tế và trên kế hoạch
– Giúp lập báo cáo về quản lý theo ngày, tháng, năm
– Ghi lại những lịch sử dữ liệu trên hệ thống và thực hiện sao lưu định kỳ.
– Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tính theo thời gian thực hiện công việc, hiệu suất của nhân viên,…
Có thể thấy, các doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng quản lý nhân sự theo cách truyền thống nhưng việc này tốn nhiều thời gian và dẫn đến không ít sai sót, ảnh hưởng không tốt đến kết quả công việc. Khi áp dụng phần mềm để quản lý nhân sự, các đầu việc của quản lý được giảm bớt đáng kể, tính chính xác tăng cao và chi phí giảm bớt. Đây là lựa chọn đang ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp hiện nay.
