Phần mềm quản lý đặt phòng họp mang lại lợi ích gì?

Sử dụng các phần mềm quản lý đặt phòng họp mang lại những lợi ích gì cho các Doanh nghiệp? Nó có giải quyết được bài toàn về quản lý cơ sở vật chất hay không?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý cơ sở vật chất. Đặc biệt với những tổ chức có nhiều phòng chức năng với số lượng nhân viên lớn, việc quản lý càng mấy nhiều thời gian. Thông thường hiện nay, đa số các doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc sử dụng hình thức truyền thống khi quản lý cơ sở vật chất, đặc biệt là các phòng họp, phòng ban chức năng.

Quản lý phòng họp có cần thiết không?

Nếu bạn có tầm nhìn dài hạn cho doanh nghiệp, việc đầu tư quản lý phòng họp hay phòng chức năng vô cùng cần thiết. Một khi doanh nghiệp phát triển hơn, việc điều phối sử dụng phòng họp trở nên quan trọng hơn. Công việc nhiều hơn, nhân viên nhiều hơn đồng nghĩa với nhu cầu sử dụng phòng họp tăng lên. Tuy nhiên, cơ sở vật chất và không gian của doanh nghiệp lại có giới hạn. Để tránh sự chồng chéo và tối ưu hiệu suất của các phòng họp, doanh nghiệp cần tới những ứng dụng quản lý phòng họp.

Bên cạnh đó, quản lý thông qua giấy tờ hoặc bảng biểu chỉ phù hợp với tổ chức có quy mô nhỏ. Hơn nữa, doanh nghiệp cần thêm một nhân sự chuyên trách để quản lý sổ sách và điều phối phù hợp. Trong khi đó, sử dụng phần mềm vừa mang lại hiệu quả cao, vừa tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng họp

Sử dụng các ứng dụng quản lý phòng họp, các phần mềm này sẽ mang lại cho Doanh nghiệp lợi ích như nào?

Thông tin công khai, tránh trùng lịch họp

Thông tin đặt phòng họp gồm nhân viên đặt, nội dung, người tham gia, thời gian cuộc họp,… đều được công khai trên ứng dụng. Khi truy cập vào tính năng đặt phòng họp, mọi nhân viên đều nắm được lịch họp của các bộ phận khác. Nếu trong khoảng thời gian bạn muốn đặt lịch họp đã hết phòng, bạn sẽ không thể đặt phòng. Từ đó, từng bộ phận sẽ đưa ra lịch họp phù hợp, tránh chồng chéo với các nhóm khác.

Bên cạnh đó, khi tính năng được sử dụng, nhân viên có thể theo dõi được thông tin mọi phòng họp. Dựa vào đó, người đặt lịch họp sẽ chọn phòng họp có quy mô, thiết bị phù hợp với nhu cầu. Vì vậy, tránh làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Những trường hợp như người có nhu cầu sử dụng thiết bị hỗ trợ như máy chiếu lại không thể đặt được phòng phù hợp hay số lượng người ít nhưng sử dụng phòng họp quá lớn.

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, ứng dụng quản lý phòng họp cho phép người đặt có thể tạo lịch họp định kỳ (hàng tuần).

Thông báo nhắc nhở

Một điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý phòng họp là những người tham gia cuộc họp sẽ nhận được thông báo. Khi tạo lịch họp, người tạo không chỉ đặt lịch sử dụng phòng mà còn thêm các nội dung liên quan đến cuộc họp. Người đặt lịch họp cần phải thêm thông tin những người có liên quan và cần tham gia cuộc họp. Bạn có thể chọn nhân viên thông qua từng mail riêng lẻ hoặc chọn cả team. Như vậy, với những cuộc họp dành cho nhóm hoặc dự án nhất định, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian đặt lịch.

Dựa trên những thông tin đó, ứng dụng sẽ gửi thông báo qua điện thoại nhắc nhở lịch họp. App sẽ gửi thông báo ngay khi cuộc họp được tạo để nhân viên có liên quan truy cập và xem nội dung buổi họp. Trước khi cuộc họp diễn ra, hệ thống gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên để đảm bảo không gặp tình trạng quên hay nhỡ lịch họp.

Việc đặt các phòng chức năng khác như thư viện, phòng sinh hoạt,… cũng diễn ra tương tự như đặt phòng họp. Sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch họp tiết kiệm nguồn lực như chi phí, nhân sự rất nhiều cho doanh nghiệp. ACheckin là một ứng dụng quản lý phòng họp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Với quy mô dưới 50 nhân viên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng app không mất phí.

Tải ACheckin miễn phí để trải nghiệm tại đây 

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản và đặt phòng họp mang lại nhiều lợi ích: không bị trùng lịch họp, tiết kiệm thời gian, sắp xếp hiệu quả… hiện nay. Chúc bạn lựa chọn được sản phẩm như ý.