Mặc dù các phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng, thậm chí còn trở thành cánh tay phải của các nhà quản lý nhưng vẫn có không ít người phân vân giữa hai lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự online hay phần mềm offline? Phần mềm nào mới thực sự tối ưu nhất trong thời đại chuyển đổi số?
Phần mềm quản lý nhân viên hay phần mềm quản lý nhân sự bao gồm online và offline đang góp sức rất lớn vào quy trình quản lý nhân sự, đảm bảo giám sát, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự trong mỗi doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Tuy nhiên, sự tồn tại song song của phần mềm offline và online cũng nảy sinh nhiều vấn đề khiến chuyên viên nhân sự đắn đo không biết nên lựa chọn giải pháp nào. Hãy xem ưu nhược điểm của từng loại để đưa ra quyết định đúng đắn nhất nhé.
Phần mềm quản lý nhân sự online có ưu điểm gì?
Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến (online) là những phần mềm chỉ có thể hoạt động khi có kết nối mạng Internet.
Tính linh động
Nhờ vào Trí tuệ nhân tạo, Dữ liệu lớn (big data) và Điện toán đám mây (cloud), các phần mềm online giúp cho nhà quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật, sửa đổi các thông tin ngay lập tức, mọi lúc mọi nơi khi có kết nối mạng. Bên cạnh đó việc theo dõi và quản lý nhân sự từ xa cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lưu trữ không giới hạn, tra cứu dễ dàng
Hầu hết các phần mềm online đều được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) với bộ nhớ khổng lồ, thậm chí không bị giới hạn dung lượng nên có thể lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân sự: Thông tin cá nhân, bảng chấm công, quỹ lương, hồ sơ nhân sự….
Hơn nữa thao tác nhập, cập nhật hay tra cứu thông tin cũng dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực cũng như các khoản chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, chuyên viên HR sẽ không còn phải lo lắng mỗi khi thông tin bị đầy hoặc dữ liệu bị chia nhỏ như phần mềm offline.
Dễ dàng tích hợp, dễ dàng nâng cấp
Vì ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu trên phần mềm online được đồng bộ trên một nền tảng nên sẽ dễ dàng nâng cấp, tích hợp hay mở rộng thêm tính năng mới. Trái lại phần mềm dạng offline thường có một source riêng để lưu trữ và hoạt động.
Tương tác hai chiều
Nếu như phần mềm nhân sự offline chỉ có thể tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên thì phần mềm quản lý nhân sự online lại có khả năng tương tác hai chiều nhờ tính năng phần quyền. Cụ thể như: Nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép, xin làm việc tại nhà, xin đổi ca, xoay ca, đơn xin bù công….. còn quản lý thì duyệt đơn ngay trên cùng một nền tảng, mọi lúc mọi nơi, trên các thiết bị chỉ bằng một click/chạm lướt.
Chi phí đầu tư thấp
Phần mềm nhân sự hoạt động online sẽ không cần doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí đầu tư hệ thống máy chủ và đội ngũ IT mà tất cả hoạt động như duy trì và sửa chữa sẽ do bên thứ 3 tức là nhà cung cấp giải pháp công nghệ lo.
Hỗ trợ trọn đời
Khi sử dụng phần mềm/ứng dụng online, người dùng sẽ được nhà cung cấp hỗ trợ bảo hành trọn đời hoặc ít nhất là trong suố quá trình sử dụng.
Tuy nhiên dạng phần mềm này cũng có nhược điểm nhất định như:
- Phụ thuộc vào Internet: Nếu không có mạng hoặc đường truyền bị tắc nghẽn thì sẽ bạn sẽ không thể truy cập và không thể thực hiện các thao tác.
- Một số phần mềm cố định tính năng, khó khăn trong việc nâng cấp và mở rộng.
Phần mềm quản lý nhân sự offline
Trái ngược với phần mềm online, phần mềm quản lý nhân viên offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên. Ngoài ra phần mềm dạng này lưu trữ dữ liệu và hoạt động dựa trên một source riêng nên rất khó cập nhật, nâng cấp. Access và Excel chính là hai đại diện của phần mềm quản lý nhân sự offline.
Ưu điểm:
– Dễ sử dụng: Dù là quản lý hay lập trình đều có thể dễ dàng làm quen và sử dụng
– Hoàn toàn miễn phí: Tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp
– Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ và hệ thống nhân sự không quá lớn
Hạn chế:
- Khả năng tích hợp: Chỉ sử dụng trên máy tính được cài đặt phần mềm và máy tính phải đảm bảo cấu hình đủ mạnh.
- Độ ổn định: Phụ thuộc vào cấu hình máy tính
- Tính năng: Hỗ trợ hầu hết các nghiệp vụ quản lý nhân sự nhưng rất khó mở rộng, nâng cấp. Muốn cập nhật phải trả thêm phí. Đồng thời phần mềm cũng không có khả năng quản lý từ xa.
- Khả năng bảo mật thấp: Vì thông tin được lưu trên máy tính nên nếu máy tính bị virus hay hỏng thì thông tin có thể bị mất.
- Dịch vụ hỗ trợ: Đa số nhà cung cấp chỉ hỗ trợ tốt trong thời gian đầu, sau đó gần như không còn hỗ trợ và bảo hành nữa.
>>>> Thông qua những phân tích trên, chúng tôi nghĩ rằng bạn đã tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi: Nên dùng phần mềm quản lý nhân sự online hay offline rồi phải không nào? Chắc chắn phần mềm dạng online sẽ là giải pháp tối ưu nhất trong thời đại chuyển đổi số.
Giải pháp quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự đầu tiên tại Việt Nam
ACheckin HRM là giải pháp SaaS giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển tổ chức dựa trên nền tảng công nghệ. ACheckin HRM sở hữu những tính năng nổi bật như:
– Chấm công thông minh
– Quản lý nhân sự
– Tính lương
– Quản lý hồ sơ nhân viên
– Truyền thông nội bộ
Chúng tôi tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp Việt trên hành trình quản trị trong thời đại 4.0. Với sự cải tiến không ngừng, ACheckin luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp quản trị nhân sự sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Hãy để ACheckin HRM đồng hành cùng quý Doanh nghiệp trên hành trình số hóa doanh nghiệp & quản trị nhân sự 4.0.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp tính lương tự động, quản lý tiền lương của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366, nhắn tin qua Fanpage hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:
