Năng suất làm việc là một trong các yếu tố đóng vai trò quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ phản ánh mức độ hiệu quả của hoạt động nội bộ doanh nghiệp; năng suất làm việc mà còn phản ánh lại chính xác nhất khả năng quản lý và điều hành của ban lãnh đạo công ty.
Vậy có những lí do nào khiến nhân sự giảm hiệu suất công việc? Cùng ACheckin tìm hiểu qua bài viết sau.
Năng suất làm việc là gì?
Năng suất là một trong các chỉ số quan trọng nhằm đánh giá chính xác năng lực của một nhân sự. Để có thể hiểu đơn giản, năng suất chính là kết quả phản ánh số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhân sự có thể tạo ra trong một mốc thời gian cụ thể, thường được tính theo giờ công hoặc ngày công.
Mỗi cá nhân và mỗi bộ phận sẽ có kết quả làm việc khác nhau. Việc đo lường năng suất làm việc sẽ hỗ trợ nhà quản trị rất nhiều trong việc đánh giá và so sánh hiệu quả công việc tại các bộ phận chức năng. Đây cũng có thể được sử dụng như thước đo để đối chiếu doanh nghiệp của bản thân với các đối thủ trên thị trường.
Tiêu chí đánh giá năng suất của nhân sự
Đánh giá chính xác năng suất của nhân sự sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn sâu sắc hơn về thực trạng tại doanh nghiệp. Từ đó mà ban lãnh đạo có thể kịp thời đưa ra các phương án quản trị nhân sự và tối ưu hóa hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Các tiêu chí đánh giá cơ bản bao gồm:
Năng lực
Đây là một trong các tiêu chí cơ bản được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến trong hoạt động đánh giá nhân sự. Hơn thế nữa, năng lực cũng là câu chuyện được không ít nhà quản trị chủ ý đầu tiên khi cân nhắc chọn lọc đầu vào của nhân sự.
Năng lực sẽ phản ánh lại dễ dàng và chính xác nhất năng suất lao động của một nhân sự.
Mức độ làm việc
KPI là hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động khoa học và phổ biến nhất hiện nay tại các doanh nghiệp. KPI sẽ được xây dựng dựa trên đặc thù của từng bộ phận và vị trí và đảm bảo yếu tố cân bằng lợi ích giữa cá nhân và tổ chức tại các điểm chạm.
Doanh nghiệp sẽ sử dụng KPI để có thể trực quan hóa năng suất lao động của từng nhân sự. Khi nhân sự đạt KPI của mình thì điều đó tương đương với việc đảm bảo được tiêu chí mà nhà quản trị để ra.
Kết quả công việc
Với một số doanh nghiệp nhất định thì năng suất làm việc lại được đánh giá thông qua kết quả công việc sau khi hoàn thành.
Hai tiêu chí chính được đề cập trong quá trình đánh giá và xếp hạng chính là chất lượng sản phẩm và thời gian hoàn thành. Ngoài ra, nhà quản trị còn có thể xem xét thêm tác động của các yếu tố khác như số lượng thành viên tham gia thực hiện hoặc chi phí thực hiện.
Nguyên nhân gây giảm hiệu suất của nhân viên
Không hiểu rõ về công ty
Những thông tin và hiểu biết cơ bản về công ty như dịch vụ sản phẩm cung cấp, sứ mệnh và tầm nhìn của ban lãnh đạo cần thiết phải được truyền tải đầy đủ và chính xác tới đội ngũ nhân sự. Chỉ khi có được những thông tin trên, nhân sự mới có thể hiểu rõ được vai trò và vị trí của bản thân trong bộ máy vận hành doanh nghiệp.
Điều này đặc biệt quan trọng tại các bộ phận có chức năng liên quan đến kinh doanh và phát triển. Những hiểu biết chính xác sẽ là tiền đề cho ý tưởng đột phá và sáng tạo trong công việc, đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
Giám sát lỏng lẻo
Theo nghiên cứu “Hiệu ứng của các cấp độ giám sát lên hiệu quả công việc nhân sự” (The Effect of Supervision Levels on Employees’ Performance Levels) được thực hiện bởi Đại học Muhammadiyah Palopo, 98% đối tượng tham gia khảo sát cho biết:
- 98% nhân sự đồng ý rằng hoạt động giám sát hiệu quả sẽ có tác động tích cực đến năng suất làm việc của họ.
- 2% còn lại cho biết quy định, văn hóa tổ chức, môi trường giao tiếp là yếu tố tác động đến năng suất làm việc.
Chúng ta có thể thấy rõ ràng hoạt động giám sát đóng vai trò vô cùng lớn trong quá trình làm việc. Việc giám sát hợp lý sẽ đảm bảo rằng nhân sự của bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách đúng đắn.
Bên cạnh đấy, nhà quản trị theo dõi sát sát tiến trình công việc cũng sẽ nhanh chóng phát hiện ra những vướng mắc và khó khăn của nhân sự trong quá trình thực thi. Điều này chắc chắn có liên quan đến khả năng thực hiện nhiệm vụ và thành tích của nhân sự.
Tuy vậy, hoạt động giám sát sẽ không hề dễ dàng tại cả các doanh nghiệp có cấu trúc phòng ban và thành phần nhân sự đa dạng. Nhà quản trị sẽ cần có một công cụ hỗ trợ giúp quản lý công việc hiệu quả.
ACheckin với phân hệ Quản lý công việc chính là lựa chọn lý tưởng của các nhà quản trị trong việc giám sát nhân sự. Với khả năng theo dõi nhân sự tập trung và phân nhánh, module Quản lý công việc của ACheckin có thể số hóa toàn bộ hoạt động quản trị trên 1 ứng dụng.
Với chế độ theo dõi đa dạng gồm bảng Kanban, lịch nội dung, bảng công việc và thư viện tổng hợp, ACheckin đảm bảo hình thức quản lý công việc hiệu quả và tối ưu nhất cho hoạt động quản trị . Mọi thông tin đi kèm như thời hạn công việc, tiến độ hoàn thành và mức độ ưu tiên cũng được tích hợp trong từng thẻ công việc, nhằm trực quan hóa dữ liệu quản lý.
Chất lượng đội ngũ nhân sự thấp
Công cụ hỗ trợ có thể là phần bổ trợ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Song, năng lực và kỹ năng của nhân sự vẫn là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp có thể tối đa khả năng phát triển.
Bởi vậy, việc cung cấp các chương trình đào tạo và huấn luyện nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ chính là việc mà nhà quản trị cần thực hiện. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn thì kỹ năng bổ trợ trong quá trình làm việc sẽ là yếu tố cần được bổ sung để hình thành nên đội ngũ nhân sự toàn diện.
Hoạt động giao tiếp yếu kém
Giao tiếp là hoạt động đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Hình thức trao đổi thông tin có thể đa dạng từ email, nhắn tin, trò chuyện trực tiếp,… tùy theo quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp. Cuối cùng, cốt lõi của vấn đề vẫn nằm ở sự hiệu quả của hoạt động giao tiếp nội bộ.
Giao tiếp kém sẽ khiến cho quá trình ủy thác nhiệm vụ, phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận với nhau trở nên trì trệ. Hậu quả chính là sự chậm trễ trong hoạt động xử lý vấn đề và tiến độ hoàn thành công việc chung.
Bên cạnh đấy, ban lãnh đạo cũng cần khuyến khích nhân viên bày tỏ ý kiến và nguyện vọng. Từ đó mà nhà quản trị có thể nắm được chính xác được tình hình thực tế nội bộ tổ chức, góp phần xây dựng nên môi trường làm việc lý tưởng.
Không có hoạt động ghi nhận
Tuy không được đề cập nhiều nhưng hình ảnh cá nhân trong tổ chức cũng là chủ đề mà bất cứ nhân sự nào quan tâm khi làm việc trong doanh nghiệp. Một trong các cách mà ban lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên của mình chính là thông qua hoạt động ghi nhận thành tích và khen thưởng.
Hoạt động ghi nhận không chỉ đóng vai trò xây dựng nhận diện của nhân sự trong tổ chức mà nó còn giúp từng cá nhân nhận ra được vị trí và vai trò của mình trong toàn bộ hệ thống. Từ đây mà mối gắn kết giữa cá nhân và tổ chức được hình thành, tạo dựng động lực liên tục cống hiến.
Kết luận
Gia tăng hiệu suất làm việc là mong muốn của không riêng nhà quản trị nào vì đây là yếu tố góp phần tạo nên sự phát triển của toàn bộ tổ chức. Để có thể đạt được mục tiêu này, ban lãnh đạo sẽ cần phải theo dõi và đánh giá để có được góc nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp.
Bài viết trên đã cung cấp những kiến thức cơ bản về năng suất làm việc và những nguyên nhân thường tồn tại trong công ty làm giảm hiệu suất công việc cho bạn đọc. Chúng tôi mong rằng ACheckin sẽ trở thành kênh thông tin hữu hiệu của các doanh nghiệp trong việc nâng cao hoạt động quản trị. Nếu bạn đọc cảm thấy hữu ích, hãy đăng ký theo mẫu dưới đây để có thể nhận những tài liệu giá trị nhanh nhất.
