Mô hình 5S được coi là nền tảng cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Mô hình này có nguồn gốc Nhật Bản – nơi mà các nhân viên luôn làm việc với ý thức trách nhiệm cao, tinh thần làm việc tự nguyện, tự giác thực hiện nhiệm vụ. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức, 5S giúp các doanh nghiệp phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì hoãn hoặc có những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính.
1. Hiểu về 5S
Vậy cụ thể 5S là gì? Tại sao phương pháp này lại được các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất như nhà máy, công xưởng… ứng dụng.
5S đưa ra một hệ thống tổ chức không gian làm việc, đảm bảo người lao động thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và an toàn. Trong lối quản trị này, sự vận hành của một tổ chức dựa trên việc các nhân viên tuân theo các bộ tiêu chuẩn (bao gồm cả quy tắc, vai trò, chức năng, nhiệm vụ,…) trong các không gian quy ước. Nhân viên làm đúng tất cả những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một không gian của mình. Cụ thể 5S bao gồm:
- SEIRI (Sàng lọc)
Sàng lọc và sắp xếp mọi thứ trong không gian làm việc, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết cho công việc. Bước này là quá trình liệt kê, phân loại và lên danh sách cơ sở vật chất cần thiết. Những gì nằm ngoài danh sách đó cần được dọn khỏi khu vực làm việc.
- SEITON (Sắp xếp)
Sau khi có 1 danh sách những trang thiết bị cần thiết, khâu này chính là để đảm bảo mỗi vật dụng được để đúng nơi, đúng chỗ. Tùy vào tính chất công việc, đồ dùng nên được sắp xếp theo một logic nhất định, đảm bảo sự thuận tiện cho nhân viên khi sử dụng chúng.
- SEISO (Sạch sẽ)
Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, đảm bảo mỹ quan để mọi nhân viên đều có động lực làm việc. Bên cạnh việc dọn dẹp tổng thể, nhân viên cần chủ động dọn sạch chỗ làm của mình sau khi kết thúc các ca làm việc.
- SEIKETSU (Săn sóc)
Sẽ là lãng phí nếu thực hiện 3 bước trên mà quên mất bước số 5 – bước quan trọng nhất của cả quy trình: “Săn sóc”. Săn sóc để đảm bảo mọi việc được thực hiện 1 cách có hệ thống, theo chuẩn 3S đã nêu trên. Để đảm bảo điều này, doanh nghiệp có thể thiết lập các bộ quy chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân cũng như cách thức và tần suất triển khai tại từng vị trí.
- SHITSUKE (Sẵn sàng)
Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân, tăng năng suất chung của công ty.
2. Lợi ích (ý nghĩa) khi doanh nghiệp thực hiện 5S
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản và nhiều quốc gia trên toàn thế giới. Tại Việt Nam hiện nay, phương pháp 5S được rất nhiều doanh nghiệp sản xuất ứng dụng, đạt hiệu quả cao trong sản xuất.
Dưới đây là 1 số lợi ích khi triển khai 5S tại doanh nghiệp:
- Quản lý thời gian hiệu quả hơn
Việc sắp xếp lại vị trí các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Từ đó, người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những vật dụng cần thiết mà thay vào đó là dành thời gian tập trung vào công việc chính của họ.
- Tối ưu hóa không gian làm việc
Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có thêm không gian để chứa những vật dụng hữu ích khác. Điều này giúp tận dụng tối đa không gian làm việc góp phần tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Giảm tỉ lệ thương tật
Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp không gian làm việc sẽ làm giảm bớt nguy cơ tai nạn lao động khi người lao động di chuyển khi tìm đồ.
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Khi hệ thống cơ sở vật chất, đồ dùng cần thiết được sắp xếp, kiểm tra hằng ngày thì việc phát hiện nguy cơ hỏng hóc và thay mới kịp thời sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn. Theo bài viết của Journal for Healthcare Quality, một bệnh viện khi sử dụng 5S đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm.
- Cải thiện tính nhất quán và chất lượng
Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiếu đáng kể các sai sót và cải thiện đáng kể năng suất làm việc.
- Nâng cao tinh thần nhân sự
Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ là quan trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc, nỗ lực hết mình để cống hiến và đóng góp cho thành công chung của doanh nghiệp.
3. Các bước áp dụng 5S vào doanh nghiệp
Chúng ta đều có thể dễ dàng nhận thấy, việc áp dụng 5S sẽ giúp việc vận hành doanh nghiệp được trơn tru hơn qua đó thúc đẩy năng suất lao động. Vậy triển khai 5S vào doanh nghiệp như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Cùng ACheckin tìm hiểu ngay qua 6 bước sau:
Bước 1: Khởi động dự án
- Xác định mục tiêu khi triển khai 5S
Doanh nghiệp cần lập ra 1 bản kế hoạch, định hướng cụ thể về mục tiêu hướng tới khi ứng dụng 5S.
- Thành lập Ban triển khai 5S
Để đảm bảo việc theo sát, đo lường và đánh giá hiệu quả của dự án 5S, doanh nghiệp nên thành lập ban triển khai 5S. Tùy vào từng đơn vị, doanh nghiệp có thể chọn mỗi bộ phận chọn khoảng 2 người có tầm ảnh hưởng, tinh thần trách nhiệm và tính kỷ luật cao.
- Tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S
Tiến cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức uy tín. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác nhất về cách thức triển khai và vận hành 5S sao cho phù hợp nhất với quy mô của mình. Từ đó tránh được những rủi ro, sai sót và sự lãng phí về vật chất, nguồn lực. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về những đơn vị đã triển khai thành công mô hình 5S tại cơ sở để học hỏi kinh nghiệm.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ của Ban 5S
Sau khi đã thành lập Ban triển khai 5S thì bước tiếp theo là Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó Ban, Thư ký và các cán bộ quản lý chủ chốt tại từng bộ phận. Sau đó, cần có phân công rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, từng vị trí.
Bước này vô cùng quan trọng. Sự phân công rõ nhiệm vụ của từng cá nhân giúp quá trình vận hành và triển khai 5S luôn được ổn định nhất. Tại bước này, doanh nghiệp cũng nên bổ sung các quy trình làm việc/ một số văn bản liên quan về nội quy, cách thức vận hành và triển khai của từng bộ phận để tránh tình trạng thiếu sự đồng nhất giữa các bên gây xáo trộn cả quá trình thực hiện.
Bước 3: Phổ biến, đào tạo 5S trong đơn vị
Sau khi đã hoàn tất 2 bước trên, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch phổ biến và đào tạo 5S trong đơn vị. Để đảm bảo 100% nhân sự thực hiện 5S một cách đồng nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách làm như sau:
- Thông báo công khai mục tiêu, kế hoạch, quy trình thực hiện 5S đến toàn thể thành viên trong đơn vị.
- Thiết kế các biểu ngữ, hình ảnh và tiến hành các hoạt động tuyên truyền 5S trong đơn vị.
- Cung cấp các khóa đào tạo 5S để các thành viên nâng cao nhận thức và nắm rõ quy trình thực hiện 5S.
Bước 4: Thực hiện 5S
Đây là bước quan trọng nhất, và cũng là giai đoạn giúp Lãnh đạo công ty đánh giá được hiệu quả của 5S một cách rõ ràng.
4.1. Thực hiện “Sàng lọc”
Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị và chọn ra những hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị không cần thiết. Sau khi đã phân loại rõ ràng, hãy tiến hành:
- Vứt bỏ những thứ không có giá trị và không sử dụng khỏi cơ sở.
- Thanh lý, bán lại những thứ không dùng nhưng vẫn còn giá trị.
- Tìm cách tái sử dụng những thứ không có giá trị nhưng lại tốn chi phí để loại bỏ.
4.2. Thực hiện “Sắp xếp”
Khi các vật dụng không cần thiết đã được loại bỏ, thì việc sắp xếp lại không gian một cách khoa học là nhiệm vụ tiếp theo. Hãy thực hiện bố trí lại vị trí của các hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị vẫn có giá trị sử dụng theo mức độ sử dụng. Cụ thể:
- Những thứ thường xuyên sử dụng thì để gần nơi sử dụng, gần người cần sử dụng.
- Những thứ thỉnh thoảng mới dùng thì đặt xa nơi sử dụng hơn.
- Những thứ không dùng tới hoặc chưa dùng tới nhưng phải giữ lại thì xếp vào kho lưu trữ có nhãn dán nhận diện rõ ràng.
4.3. Thực hiện “Sạch sẽ”
- Có kế hoạch tổng vệ sinh định kỳ toàn cơ sở, phân chia rõ ràng theo từng khu vực như: cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà để xe, nhà vệ sinh,… cho từng nhóm chịu trách nhiệm vệ sinh và quản lý; Trang bị các dụng cụ vệ sinh cần thiết và bàn giao cho các nhóm; Phát lệnh tổng vệ sinh trên toàn cơ sở.
- Tạo bầu không khí thi đua sôi nổi, hứng khởi trong đơn vị, lãnh đạo, cán bộ trong đơn vị phải làm gương cho nhân viên.
- Giao mỗi cá nhân tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình: Sắp xếp bàn làm việc, tư trang cá nhân ngắn nắp, gọn gàng; Kiểm tra vệ sinh trước và sau giờ làm việc; Lau dọn sàn nhà, máy móc, thiết bị sạch sẽ.
- Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và có biện pháp phòng ngừa bụi bẩn
4.4. Thực hiện “Săn sóc”
Doanh nghiệp cần Ban hành các văn bản trong đó nêu rõ quy trình thực hiện các bước “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “sạch sẽ”. Sau đó, thiết lập các thang đó và tiêu chí đánh giá, phân loại nhãn mác cụ thể cho từng nhiệm vụ.
Đồng thời, để khích lệ tinh thần nhân viên, doanh nghiệp cũng nên đưa ra những cơ chế theo dõi, thưởng, phạt theo từng cấp độ hoặc tổ chức thi đua giữa các bộ phận và phòng ban trong khi thực hiện 5S.
4.5. Thực hiện “Sẵn sàng”
Thông qua việc duy trì đào tạo và các hành động thực tiễn để hình thành thói quen thực hành 5S tại cơ sở của mình. Mỗi cán bộ công nhân viên tại đơn vị cần tự giác và chủ động trong việc tuân thủ các quy định, kế hoạch, chính sách đã ban hành.
Bước 5: Tiến hành đánh giá
Dựa vào các tiêu chí, thang đo đã thiết lập trước đó, doanh nghiệp đưa ra 1 bản đánh giá thực tế quy trình triển khai thực hiện 5S, bao gồm cả kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất tại cơ sở.
- Thu thập phản hồi, ý kiến đóng góp của các cán bộ công nhân viên.
- Ghi nhận các vấn đề tồn đọng, các hạn chế trong quá trình thực hành tại đơn vị sản xuất.
- Đề xuất các giải pháp khắc phục, cải tiến trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tổng hợp những thành tích đã đạt được.
- Công bố kết quả đánh giá và lưu trữ lại tất cả các tài liệu để so sánh cho lần đánh giá tiếp theo.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng
- Tuyên dương các bộ phận xuất sắc làm ví dụ điển hình cho việc triển khai tốt 5S.
- Trao thưởng bằng khen, cờ thi đua, cúp hoặc phần thưởng cho đơn vị xuất sắc của tháng và đơn vị xuất sắc của năm.
- Mục đích là nhằm ghi nhận những cố gắng, nỗ lực của các thành viên, đồng thời xây dựng môi trường thi đua sôi nổi tại cơ sở.
Hy vọng những thông tin trên từ ACheckin sẽ giúp doanh nghiệp có thêm những gợi ý trong việc triển khai 5S, qua đó nâng cao hiệu suất công việc. Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ trong quản lý nhân sự cũng là một trong những phương pháp được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Anh/Chị có thể tham khảo ngay Giải pháp Quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự tại ĐÂY hoặc liên hệ hotline 088 868 43 66 để được tư vấn miễn phí.
