Cùng ACheckin khám phá top 3 ứng dụng quản lý công việc trên máy tính hiệu quả và dễ sử dụng khi work from home trong mùa dịch này nhé!
1. Phần mềm quản lý dự án “Asana”
Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến, giúp các nhà quản lý, leader dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, sắp xếp thời gian và nguồn nhân lực hợp lý để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Giao diện của Asana tương đối đơn giản, không trực quan hoá luồng công việc mà sắp xếp thành danh sách việc phải làm (to-do list). Đây là nơi mà mọi người có thể tạo nhiệm vụ và giao việc cho nhau. Người dùng có thể xem tổng quan hoặc chi tiết từng dự án, theo dõi công việc cá nhân, công việc nhóm linh hoạt với bảng Kanban hoặc To-do-list.
Có thể nói Asana là phần mềm quản lý công việc đáp ứng gần như đầy đủ nhu cầu của nhà quản lý để kiểm soát được khối lượng công việc lớn và phức tạp. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh như hiện nay thì Asana giúp các nhân viên work from home có thể theo dõi, nắm bắt nhanh chóng tiến độ dự án và kết nối công việc dễ dàng.
Ưu điểm
- Cộng tác nhanh chóng, dễ dàng: phần mềm Asana được trang bị đầy đủ các tính năng tạo, giao việc, lên lịch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận,… Bên cạnh đó, Asana còn có thể tích hợp với các công cụ khác như DropBox, Slack, Github,…
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc dù ở bất cứ đâu: người dùng có thể xem tiến độ dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn, tỷ lệ phần trăm hoàn thành,…
- Báo cáo trực tuyến: Với bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo đơn giản theo từng dự án. Để có báo cáo chuyên sâu hơn, bạn cần sử dụng tính năng trả phí.
- Phân quyền sử dụng: phần mềm có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho từng dự án và nhiệm vụ khác nhau.
Nhược điểm
- Một nhược điểm khá lớn của Asana là chi phí sử dụng cao. Phần mềm chỉ miễn phí các tính năng cơ bản như cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo đơn giản,… và số lượng sử dụng tối đa là 15 người. Nếu số thành viên lớn hơn, doanh nghiệp cần dùng bản nâng cấp với mức phí là 9.99$/người/ tháng. Đây là một mức chi phí chưa thực sự phù hợp với ngân sách của nhiều doanh nghiệp.
2. Ứng dụng quản lý công việc tiếng Việt “Wework”
Wework là ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng. Với các tính năng chính như: cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo,…
Ưu điểm
- Giao diện quản lý linh hoạt: quản lý kanban (trello), quản lý theo gantt chart, quản lý theo dạng bảng, quản lý theo dạng danh sách.
- Cộng tác dễ dàng: tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat, bình luận, nhắc tên thành viên,…
- Báo cáo đa dạng: báo cáo theo dự án, theo phòng ban, theo workload của từng nhân sự,… Giúp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
- Khả năng tích hợp thông minh: hệ thống APIs mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Microsoft, Drive, Calendar,…
- Phân quyền sử dụng: cho phép phân quyền sử dụng giữa 3 vai trò: quản lý dự án, thành viên và khách (guest) giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
- Đặc biệt, Wework cung cấp cho doanh nghiệp đội ngũ hỗ trợ, triển khai ngay tại Việt Nam. Đây là yếu tố cần thiết mà phần lớn các phần mềm quản lý công việc quốc tế chưa đáp ứng được ở thị trường Việt. Gói Starter của Wework cho phép sử dụng tối đa 30 tài khoản và đầy đủ các tính năng với chi phí 1 triệu VNĐ/tháng, tương đương 1.4$/người/tháng.
Nhược điểm
- Các tính năng lập kế hoạch và báo cáo của Wework vẫn chưa thực sự chuyên sâu và chưa đáp ứng được các nhu cầu phức tạp hơn khi quản lý dự án.
3. Phần mềm quản lý công việc cá nhân “Todoist”
Todoist là phần mềm nhắc việc cá nhân có giao diện tương đối đơn giản, sở hữu các tính năng quản lý công việc hiệu quả và được nhiều người dùng đánh giá cao.
Ưu điểm
- Quản lý công việc cá nhân đơn giản, dễ dàng: phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án,…
- Dễ dàng tinh chỉnh và theo dõi công việc: nhóm dự án, gắn nhãn công việc, đánh dấu mức độ quan trọng,…
- Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi: cung cấp trên đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại, người dùng có thể truy cập và sử dụng Todoist rất linh hoạt.
- Hỗ trợ tích hợp: với 2 trợ lý ảo trên điện thoại là Siri và Alexa. Phần mềm quản lý công việc miễn phí tiếng việt này có cho bạn dùng thử.
Nhược điểm
- Ứng dụng chạy trên Windows được nhiều người dùng đánh giá thua kém hơn hẳn so với trên Mac hay điện thoại.
- Bên cạnh đó, để sử dụng Todoist thực sự hiệu quả, người dùng cần nâng cấp phiên bản Premium với giá 3$/người dùng/tháng hoặc Business có giá 5$/người dùng/tháng.
Không chỉ giúp các nhà quản trị giải quyết bài toán tối ưu nguồn lực và nâng cao năng suất doanh nghiệp, các ứng dụng quản lý công việc trên máy tính còn đem đến cho nhân viên giải pháp đơn giản, hiệu quả để kiểm soát và sắp xếp công việc cá nhân một cách dễ dàng hơn. Mong rằng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn tìm được công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp của mình!
Có thể bạn muốn xem thêm:
10 app quản lý công việc trên iPhone, cái nào hiệu quả nhất?
