Dùng phần mềm quản lý công việc điện thoại: Lợi hay hại?

Với một chiếc điện thoại thông minh, mọi thứ dần được “công nghệ hoá” bao gồm cả quản lý công việc. Vậy phần mềm quản lý công việc điện thoại có lợi hay có hại?

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc điện thoại

Hãy xem việc sử dụng công nghệ có những ưu điểm gì nổi bật nhé.

Di động, tiện lợi 

Một số người thường ghi chép, quản lý công việc bằng sổ tay hoặc một số cách truyền thống khác nhưng đôi khi bạn sẽ bị quên và không mang chúng bên mình.

Trái lại sử dụng điện thoại thông minh lại rất tiện lợi để ghi chép, thông báo, nhắc nhở, kiểm tra và theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi mà không phải mang cồng kềnh vì đơn giản giờ đây Smartphone đã trở thành vật “bất ly thân” rồi. Vì thế, các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại cực kỳ hữu ích, tiện lợi và hiệu quả.

Hiện nay các app quản lý công việc đều được sắp xếp, bố trí, hiển thị công việc rất khoa học. Hơn nữa còn rất tiện lợi trong việc trao đổi thông tin, thông báo nhắc nhở, quản lý, đánh giá dự án phân công công việc…. dành cho cả nhân viên lẫn người quản lý.

Ví dụ như ACheckin chọn to-do list và hội tủ đủ các tính năng trên giúp quản lý công việc hiệu quả mà lại tiết kiệm thời gian.

Sử dụng hình thức ghi chép truyền thống có nhiều ưu điểm khi dùng cho công việc liên quan đến lên ý tưởng. Nhưng với nhu cầu theo dõi, kiểm soát thì phần mềm – app ứng dụng quản lý công việc vẫn nổi trội hơn.

Các yếu tố trực quan 

Với các phương pháp quản lý truyền thống, việc thêm các yếu tố trực quan như hình ảnh, biểu đồ sẽ gặp khó khăn. Trong khi đó, phần mềm quản lý công việc điện thoại lại khắc phục triệt để vấn đề đó.

Trước hết, hình ảnh + biểu đồ là công cụ hỗ trợ cho cả cá nhân và nhà quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Thông qua yếu tố này, người thực hiện dễ dàng theo dõi tổng quan quá trình và tiến độ thực hiện công việc. Bên cạnh đó, hình ảnh có khả năng minh hoạ tốt hơn nhiều so với chữ.

Hơn thế, thông báo trên điện thoại là một điểm mạnh khiến cho app quản lý công việc hiệu quả hơn các hình thức khác. Theo một khảo sát nội bộ, 82% nhân viên cho biết hệ thống đẩy thông báo qua thiết bị di động của ACheckin hiệu quả bởi vì tần suất và số lượng thông báo phù hợp giúp họ không bị quên, không bị bỏ sót hoặc chậm deadline.

Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Không chỉ là app quản lý công việc cá nhân, nhiều ứng dụng còn dùng được cho cả doanh nghiệp. Nó cho phép dữ liệu có thể được đồng bộ để nhà quản lý theo dõi được hiệu quả làm việc của nhân viên. Ngoài giao và gắn nhiệm vụ cho từng người, app giúp tổng hợp từng thành phần thành một dự án tổng thể. Từ đó, người quản lý nắm bắt được tiến độ thực hiện, mức độ đóng góp của các cá nhân trong công việc chung.

ACheckin là một trong số ít phần mềm quản lý công việc điện thoại miễn phí cho phép đồng bộ dữ liệu. Toàn bộ thông tin được lưu trữ trong một không gian riêng của doanh nghiệp. Không gian này vừa đảm bảo mức độ bảo mật vừa giúp tiết kiệm nguồn lực. Người quản lý không mất nhiều thời gian và công sức để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Xu hướng công nghệ 4.0 đang bao phủ mọi lĩnh vực hoạt động bởi những lợi thế không thể phủ nhận. Đi theo xu thế này là một giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, bắt kịp để tránh trở nên lạc hậu và bị bỏ lại. Mọi doanh nghiệp đều cố tận dụng được tốt những lợi ích mà công nghệ mang lại. Nếu bản thân cá nhân và tập thể không thể theo kịp, ắt sẽ gặp nhiều bất lợi. Lâu dài sẽ ảnh hưởng xấu tới hoạt động chung của tổ chức.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đặc biệt lưu ý đến “công nghệ hoá”. Khi cần tìm chỗ đứng trên thị trường hoặc mở rộng quy mô phát triển thì không thể bỏ qua yếu tố này. Để áp dụng công nghệ vào quy trình và hoạt động, nhà quản lý phải giúp nhân viên xây dựng thói quen quản lý công việc. Sau một thời gian, họ sẽ hiểu được tầm quan trọng quản lý mọi thứ một cách khoa học. Dần dần xây dựng ý thức và thói quen áp dụng công nghệ.

Hạn chế của các app, phần mềm quản lý công việc

Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì các phần mềm hay ứng dụng để quản lý công việc vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Cần phải có smartphone để cài ứng dụng
• Dễ gây xao nhãng: Đôi khi bạn nhận được thông báo nhắc nhở nhất là lúc đang tập trung làm việc có thể sẽ gây phân tâm, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
• Không phải cái nào cũng miễn phí. Đa số các phần mềm hay ứng dụng để quản lý công việc đều không miễn phí (nếu có cũng không đủ tính năng) nên bạn phải bỏ tiền ra mua theo gói hoặc theo tháng.
• Một số lỗi xuất hiện gây sai sót trong quản lý, đánh giá chung
• Không phải phần mềm hay ứng dụng nào cũng đều phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Và bạn đọc có thể thấy rằng những lợi ích mà phần mềm, ứng dụng để quản lý công việc trên điện thoại mang lại nhiều hơn nhược điểm. Hãy biết cách tận dụng chúng tối đa và hiệu quả nhé.

Xem thêm bài viết: 

4 tiêu chí lựa chọn app quản lý công việc hiệu quả bạn phải biết