4 đặc điểm cần phải có ở một app quản lý nhân sự từ xa hiệu quả

Làm sao để biết app quản lý nhân sự từ xa nào hiệu quả nhất trong lúc Covid-19 bùng phát? Hãy xem ngay 4 đặc điểm cần phải có trong ứng dụng quản lý nhân sự tại nhà nhé.

 Tham khảo những đặc điểm dưới đây để tìm được ứng dụng tốt nhất.

Các đặc điểm cần có của một app quản lý nhân sự từ xa

Quản lý linh hoạt

Nhiều người cho rằng để đảm bảo hiệu suất làm việc tại nhà, quản lý cần theo dõi sát sao mọi hoạt động trong giờ làm việc của nhân viên. Nắm bắt thời gian thực hiện công việc là cần thiết nhưng không nên lạm dụng các hình thức quản lý theo kiểu giám sát. Đi sâu vào từng nội dung trang web, chụp ảnh màn hình ngẫu nhiên dễ gây phản ứng tiêu cực. Nhân viên cảm thấy bị áp lực, bị theo dõi và thiếu sự tin tưởng từ công ty.

Quản lý nên lựa chọn app quản lý nhân viên giúp leader nắm bắt được thời gian thực hiện công việc cũng như mức độ phân bổ cho từng hoạt động như làm việc, chat nội bộ, sử dụng phần mềm đặc thù,… Ngoài những thông tin trên, kết quả và những nhiệm vụ đã hoàn thành trong ngày sẽ được sử dụng để đánh giá.

Làm việc từ xa nên được đánh giá linh hoạt dựa trên nhiều tiêu chí để đạt hiệu quả tốt nhất. Phần mềm là công cụ để giúp quá trình đó minh bạch và dễ dàng hơn.

Có công cụ truyền thông nội bộ

Làm việc tại nhà dễ khiến nhân viên cảm thấy cô độc và chán nản. Vì vậy hãy đảm bảo sự kết nối trong giao tiếp giữa các nhân viên. Tốt nhất nên lựa chọn app có tích hợp công cụ truyền thông nội bộ hoặc các công cụ chat riêng biệt. Không nên đưa mọi hoạt động gắn kết nhân sự lên mạng xã hội, dễ khiến nhân viên phân tâm, sa đà vào giải trí.

Tạo các chủ đề trò chuyện mang tính thời sự hoặc giải trí trong 1 số thời điểm trong ngày để nhân viên vừa được nghỉ ngơi, vừa được giao lưu với mọi người. Các phong trào, minigame ngắn như chia sẻ lối sống tích cực hay không gian làm việc tại nhà là cách hay để duy trì văn hoá doanh nghiệp kể cả trong điều kiện làm việc từ xa.

Dễ sử dụng

Để triển khai làm việc tại nhà dễ dàng, yếu tố dễ triển khai cho nhân viên cần được chú trọng. Doanh nghiệp không nên tốn quá nhiều thời gian để cài đặt và hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm. Những phần mềm quá rắc rối khiến việc triển khai chậm trễ, gây hao phí nguồn lực và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Phù hợp với quy mô và chi phí

Trong thời điểm nền kinh tế đang đi xuống, hoạt động kinh doanh của các công ty cũng bị ảnh hưởng tiêu cực. Vì vậy, nhà quản trị nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và chi phí. Hiện tại, rất nhiều app quan ly nhan su từ xa đã đưa ra các gói miễn phí nhằm chung tay hỗ trợ các doanh nghiệp. Nhà quản trị hoàn toàn có thể sử dụng những app miễn phí mà vẫn mang lại hiệu quả. Không phải mọi phần mềm miễn phí đều có chất lượng kém hơn phần mềm trả phí. Bên cạnh đó, nên lựa chọn các gói phù hợp với quy mô công ty, tránh gây lãng phí không cần thiết.

Gợi ý dùng ACheckin – app quản lý nhân viên làm việc từ xa tốt nhất hiện nay

ACheckin là một trong những app cung cấp giải pháp quản lý nhân sự từ xa trong thời điểm này. Để hỗ trợ các doanh nghiệp cùng vượt qua khó khăn, tính năng này được khuyến mãi miễn phí cho mọi công ty đăng ký trong thời điểm dịch bệnh.

Quản lý đa nền tảng

Tuỳ từng vị trí và tính chất công việc, leader có thể quản lý quá trình làm việc tại nhà của nhân viên qua app trên điện thoại hoặc máy tính. Với điện thoại, sau mỗi khoảng thời nhất định, nhân viên cần chụp ảnh làm việc kèm định vị theo thời gian thực gửi tới leader. Trên PC, nhân viên sẽ quét QR code để vào và tan ca làm việc. Mỗi lần tan ca, biểu đồ thời gian phân bổ công việc sẽ được gửi tới leader. Người quản lý nắm được thời gian nhân viên sử dụng để làm việc, trao đổi,…

Cả 2 cách thức quản lý đều đảm bảo leader có dữ liệu về thời gian và quá trình làm việc để đánh giá công việc. Đồng thời, vẫn đảm bảo quyền riêng tư và sự thoải mái cần có cho nhân viên khi làm việc từ xa.

Quy trình minh bạch

Để quản lý nhân sự từ xa, quy trình được thiết lập rõ ràng qua 4 bước:

• Nhân viên gửi đơn xin làm việc tại nhà tới leader
• Leader duyệt đơn dựa theo quy định, chính sách của công ty
• Nhân viên cập nhật quá trình làm việc qua hình ảnh hoặc tự động qua biểu đồ
• Leader dựa trên dữ liệu cùng với đánh giá hiệu quả công việc trong ngày để duyệt chấm công

Khi được duyệt, hệ thống ghi nhận ngày làm việc tại nhà này được tính công như bình thường.

Ngoài ra, với những trường hợp nhân viên cần phải đến công ty làm việc vì lý do bất khả kháng, ACheckin cung cấp giải pháp chấm công qua QR code. Với QR code, nhân viên không cần phải sử dụng máy chấm công vân tay không an toàn nhất là trong thời điểm dịch bệnh. Bên cạnh đó, name card trên ứng dụng hữu dụng khi ra đường trong thời điểm cả nước thực hiện giãn cách xã hội. Name card chứng minh bạn là nhân viên của công ty, cần phải đi làm theo yêu cầu.

Link tải ACheckin cho iOS: https://itunes.apple.com/vn/app/acheckin/id1451269978?mt=8

Link tải ACheckin cho Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.acheckin

Trên đây là những đặc điểm cần phải có ở một ứng dụng quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất, cùng tham khảo qua để cân nhắc lựa chọn nhé.